Het belang van datamanagement binnen kwaliteitsmanagement
Datamanagement en kwaliteitsmanagement gaan steeds vaker hand in hand. Het verrijkt elkaar. Je moet echter wel op de juiste wijze toepassen!
Steven Zwarts is Manager Opleidingen bij CertificeringsAdvies Nederland. Doelmatig, ondernemend en betrouwbaar zijn waarden waarmee Steven tot de juiste oplossing komt, zowel intern als voor klanten.
steven@certificeringsadvies.nlDatamanagement wordt steeds belangrijker binnen organisaties. Dat geldt ook in relatie tot kwaliteitsmanagement. Met name doordat er steeds meer data beschikbaar komt, wordt er de laatste jaren door kwaliteitsmanager veelvuldig gebruik gemaakt van de inzet van data(analyse) om de kwaliteit binnen de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Het is daarbij wel van belang dat o.a. je datakwaliteit op orde is en dat je data op de juiste wijze interpreteert en toepast in relatie tot je doelen. In dit artikel vertellen we meer over het belang van datamanagement binnen kwaliteitsmanagement.
Alles weten over kwaliteit(smanagement)?
Alles over kwaliteitsmanagement, inclusief video’s, diensten, trainingen, veelgestelde vragen, lees je op onze kwaliteitspagina.
Kwaliteitsmanagement en datamanagement gaan hand in hand
Wat is kwaliteitsmanagement? In feite omvat dit alles wat je binnen jouw organisatie onderneemt om de kwaliteit te borgen. Met het oog op kwaliteitsmanagement betekent dit dat het centraal is ingeregeld en ook breed wordt gedragen binnen de organisatie.
- Het is doorgaans belegd binnen het management;
- Binnen de organisatie zijn verantwoordelijkheden weggelegd m.b.t. het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie, processen, producten, diensten en service.
- Eventueel ondersteund met een certificering op gebied van kwaliteit, zoals ISO 9001.
Kwaliteitsmanagement geeft je organisatie structuur, werkt kostenverlagend, biedt efficiëntie en ondersteunt bij het vaststellen, bereiken en behouden van de gewenste kwaliteit. Het werkveld kwaliteitsmanagement krijgt steeds meer een integrale rol in de organisatie.
En daar komt datamanagement al snel om de hoek kijken. Datamanagement is het proces van opnemen, opslaan, organiseren en onderhouden van gegevens die door een organisatie zijn gemaakt en verzameld.
Ook binnen kwaliteitsmanagement wordt, met name de laatste jaren, veelvuldig gebruik gemaakt van de inzet van data en statistiek om de kwaliteit naar een hoger niveau te tillen. Dit alles is in een stroomversnelling gekomen, doordat er ook steeds meer data beschikbaar komt.
De basis van datagebruik binnen kwaliteitsmanagement ligt in de analyse van processen. Het doel hiervan is door de inzet van data beter begrijpen hoe processen functioneren zodat ze, in lijn met doelen, beheerst of verbeterd kunnen worden. Data kan iets zeggen over de stand van de kwaliteit van processen. Het gebruik van data geeft inzicht om de kwaliteit van producten/diensten te doorgronden en op basis daarvan te beheersen, verbeteren en zelfs te voorspellen:
- Met KPI’s kan gemonitord worden wat er (is) gebeurt;
- Met statistische analyse kan achterhaald worden waarom iets gebeurt;
- Het is mogelijk modellen te vormen om daarmee voorspellingen te doen.
Goede datakwaliteit is essentieel
Het is erg belangrijk om data goed te gebruiken en op de juiste wijze te ordenen voor je doel. Datakwaliteit speelt hierbij een cruciale rol.
Belang van datakwaliteit:
- Data moet accuraat zijn (100% kloppen)
- Data moet compleet zijn (goed ingevuld)
- Data moet up-to-date zijn
- Data moet contextueel zijn
- Data moet consistent zijn (over systemen heen)
- Data moet ontdubbeld zijn
- Data moet regelmatig opgeschoond worden
Datamanagement en -analyse kan een bepalende factor zijn voor de groei van je bedrijf. Dat valt of staat dus wel met de kwaliteit van je data. Wanneer je werkt met data die van slechte kwaliteit is (onjuist, onvolledig, verouderd), dan krijg je onbetrouwbare en misleidende inzichten en maak je mogelijk de verkeerde keuzes.
Niet alleen de kwaliteit van de data is belangrijk, maar ook de wijze waarop data beheerd wordt. Wanneer je met data werkt, dien je ook rekening te houden met zaken als:
- Privacy: verstandig omgaan met vertrouwelijke gegevens (AVG);
- Security: data moet veilig zijn zodat datahacks en -lekken voorkomen worden;
- Transparantie: welke data sla je op en welke data deel je met derden?
- Etc.
Ondersteuning van data-manager(s)
Als kwaliteitsmanager ben je vooral expert op het gebied van kwaliteit(smanagement). Een onderdeel daarvan is datamanagement. Wanneer je in grote(re) organisaties werkt en wanneer de data(sets) complexer wordt, is het vaak zo dat er data- of informatiemanagers (of in sommige gevallen IT-managers) beschikbaar zijn die gespecialiseerd zijn in het gebruik en toepassen van data. Deze personen of teams kunnen jou als kwaliteitsmanager helpen met:
- De juiste data ontsluiten
- Data correct interpreteren
- Data toepassen t.b.v. doelen
- Juiste gebruik van statistische tooling en technieken
Desalniettemin is het van belang dat, wanneer je als kwaliteitsmanager data gebruikt, je zelf tot op een bepaald niveau kunt werken met de data en vaardigheden ontwikkelt of aanscherpt voor data(kwaliteits)beheer. Om die reden is het van belang om te investeren in opleiding en training van medewerkers. Wanneer mensen binnen de organisatie beter begrijpen wat het doel is en waartoe gegevens dienen en hoe data geïnterpreteerd moet worden, dan kunnen ze betere keuzes en beslissingen maken.
Medewerkers opleiden?
Bekijk de trainingen van de CAN Academy.
Datamanagement verrijkt kwaliteitsmanagement
Door de juiste toepassing van datamanagement en -analyse kun je als kwaliteitsmanager beter advies geven en de juiste beslissingen nemen met het oog op bijvoorbeeld het verbeteren van de dienstverlening, het verbeteren van operationele processen of juist het verminderen van risico’s.
Het is daarbij wel belangrijk dat je niet ‘verzuipt’ in de grote hoeveelheden data en in de steeds geavanceerdere software waarmee prachtige dashboards gemaakt kunnen worden. Wanneer je met data gaat werken is het allereerst van belang om scherp te hebben (en te houden) wat je doel is. Dan kun je bepalen wat je wilt meten en hoe je dat op de juiste wijze doet.
Stappenplan:
- Wat is het doel dat je wilt bereiken?
- Bepaal welke KPI’s nodig zijn om dat in beeld te brengen
- Dat heeft verbetering nodig? Bepaal welke processen de meeste invloed hebben op het (eind)resultaat en definieer acties en projecten om die processen op het gewenste niveau te brengen.
- Start met het verbeteren van processen en monitor de data
Aan de slag met data?
Wil je kwaliteitsmanagement binnen jouw organisatie naar een hoger niveau tillen, bijvoorbeeld door (slimmere) inzet van (betere) data? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs delen graag hun best practices op dit gebied en sparren graag met je over de mogelijkheden en de toepassingen van data binnen jouw organisatie!
Steven Zwarts is Manager Opleidingen bij CertificeringsAdvies Nederland. Doelmatig, ondernemend en betrouwbaar zijn waarden waarmee Steven tot de juiste oplossing komt, zowel intern als voor klanten.
steven@certificeringsadvies.nl
Sparren met een vakspecialisten?
Informeer naar de mogelijkheden!
- Advies op maat
- Praktische tips
- Snel schakelen
