Health en Safety Officer as a Service in de praktijk

De veiligheid en gezondheid van je medewerkers is een belangrijk aspect voor je organisatie. Maar hoe borg je dat je structureel werkt aan het (verbeteren van) veilig en gezond werken? Het is daarvoor in ieder geval van belang dat je voldoende kennis en kunde in huis hebt of haalt. Er zijn allerlei manieren voor om dat te doen. Een manier die we op gebied van veiligheid steeds vaker zien is het outsourcen van een VGM-coördinator, KAM-coördinator of veiligheidskundige. Bij CertificeringsAdvies Nederland bieden we deze dienst in relatie tot het thema veiligheid aan als ‘De Health en Safety Officer as a Service’. In dit blogartikel vertellen we je meer over wat dat betekent in de praktijk en delen we onze ervaringen met je.

Wanneer je een Health en Safety Officer as a Service (HSOaaS) in huis haalt, dan kies je ervoor om (een deel van) de zaken met betrekking tot veilig en gezond werken uit te besteden aan één van de specialisten van CertificeringsAdvies Nederland welke op abonnementsbasis of op nacalculatie voor jouw organisatie wordt ingezet. Hiermee borg je dat er structureel aandacht aan het thema veilig en gezond werken wordt besteed. De HSOaaS is (deels) verantwoordelijk voor naleving van de veiligheidsregels binnen je organisatie.

Het klinkt allemaal interessant en nuttig, maar hoe gaat het er in de praktijk dan aan toe? Met welke zaken is een Health en Safety Officer binnen je organisatie bezig? Onze veiligheidsadviseurs Rob Enzlin en Stijn Sestig vertellen over hun praktijkervaringen:

Rob: “Op dit moment zijn er diverse bedrijven waar ik outsourcingdiensten verleen. Het komt er bij deze bedrijven op neer dat ik periodiek (1x per maand of juist 1x per kwartaal) voor een afgesproken aantal uren naar deze bedrijven toe ga. Dan ben ik o.a. bezig met:

Je ziet dat vaak terug, met name bij wat kleinere bedrijven, dat een directeur zelf nog veel veiligheidszaken regelt. In zo’n geval is er vaak geen VGM-coördinator in dienst. Dat gat probeer ik als adviseur dan op te vullen. Ik ondersteun de directeur bij diverse zaken op het gebied van Arbo/VCA.”

Stijn vult aan: “Je ziet ook vaak dat wij om de hoek komen kijken bij het geven of ondersteunen van toolboxmeetings. Deze zijn binnen VCA verplicht. Bij een toolbox staat een bepaald onderwerp binnen veilig en gezond werken centraal. Het doel is om medewerkers met elkaar in contact te brengen, hun kennis te vergroten en met elkaar te praten over dat onderwerp.”

Rob: “Een andere veelvoorkomende taak waarvoor ik als externe vaak wordt ingeschakeld is bedrijven begeleiden en hen assisteren bij een externe audit. Zo ben ik aanwezig binnen het bedrijf als de auditor op bezoek komt. Samen met degene die verantwoordelijk is voor veiligheid binnen het bedrijf ga ik, doorgaans in de rol van VGM-coördinator, de audit volgen. Zo ga ik o.a. mee naar de werkplekken en naar de projecten.”

Rob: “Een leuk voorbeeld is een transportbedrijf waar ik momenteel periodiek werkzaam ben. Een wat kleiner bedrijf dat vroeger in het bezit was van een VCA-certificaat. Doordat de eigenaar veel rondom VCA zelf oppakte is er in de loop van de tijd wat minder aandacht aan besteed.  Helaas was het hele VCA-verhaal niet meer (voldoende) op orde, waardoor de hulp van CertificeringsAdvies Nederland werd ingeroepen. Momenteel ben ik nu bij het bedrijf actief en ga ik periodiek met de eigenaar aan de slag om hem weer in het zadel te helpen met betrekking tot VCA. Daarna kom ik elk kwartaal een keertje terug om het bedrijf te blijven ondersteunen als een soort van VGM-coördinator. Op die manier zorgen we er samen voor dat de VCA-certificering op orde blijft en het geen terugval krijgt.”

Stijn  vult aan: “Wanneer je bij wat grotere bedrijven aan de slag gaat, dan kom je uiteraard weer hele andere zaken tegen. Bij grotere partijen is vaak de behoefte aan veiligheidskundige ondersteuning. Ze hebben meestal wel een veiligheidskundige in dienst, maar vanwege de grootte van het bedrijf en de vele taken, heeft deze persoon het vaak erg druk en krijgt hij/zij veel vragen op zich afgevuurd. Zo iemand zoekt een tussenschakel of sparringpartner. Bij zo’n organisatie zit ik dan veel meer in een adviesrol om de veiligheidskundige te ondersteunen. Je ziet dat zo’n organisatie bewust de combinatie maakt tussen een intern en extern persoon. Samen probeer je draagvlak op te bouwen binnen de organisatie, want als er een keer iets gebeurt binnen het bedrijf dan heb je natuurlijk wel betrokken en geïnteresseerde mensen nodig die direct actie ondernemen.”

Stijn: “Wat ook vaak voorkomt is dat we ingeschakeld worden door bedrijven die ineens zonder VGM-coördinator of veiligheidskundige komen te zitten. Wij zijn doorgaans direct beschikbaar en kunnen bij ziekte, ontslag ed. fungeren als soort van troubleshooter. Zo blijven de veiligheidszaken toch gewoon doorlopen binnen het bedrijf. Met regelmaat maken bedrijven ook gebruik van onze ‘helpdesk functie’. Als zij een vraag of probleem hebben kunnen ze ons bellen of mailen en wij gaan er dan direct mee aan de slag. Dit doen we regelmatig op basis van een vast aantal uren die dan voor de helpdeskfunctie beschikbaar zijn.”

Stijn: “Wanneer we in de vorm van periodieke ondersteuning bij bedrijven aan de slag gaan, dan formuleren we doorgaans een aantal doelstellingen per maand. Daaruit vloeit een actieplan voort wat we gaan volgen. Dat combineren we, indien mogelijk, met de actielijst die er vanuit VCA ligt. Uiteraard houden we daarbij de lopende zaken en de actualiteit in het oog. Vaak is het ook zo dat we in onze actiepunten datgene opnemen wat er momenteel heerst en speelt vanuit veiligheidskundig en Arbo-oogpunt. Je kunt bepaalde dringende veiligheidszaken immers niet laten wachten, omdat deze toevallig niet in de doelstellingen passen.”

Wil jij binnen jouw organisatie ook aan de slag met het verbeteren van het niveau van veilig en gezond werken? Denk dan eens aan periodieke ondersteuning vanuit CertificeringsAdvies Nederland. Middels onze dienst Health en Safety Officer as a Service kunnen we je op allerlei manieren in abonnementsvorm of op nacalculatie structureel ondersteunen. Wil je meer weten? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag.