Functieprofielen, TVB’s en de TVB-matrix: hoe ga je ermee om vanuit ISO 9001?

Binnen iedere organisatie komt het wel eens aan de orde: wie is nu verantwoordelijk voor wat? Om daar duidelijkheid over te krijgen zijn er diverse methoden die je kunt toepassen. Denk aan functieprofielen, een TVB-matrix en diverse andere middelen. Maar wat is nu verplicht vanuit ISO 9001? In dit artikel geven we een antwoord op die vragen en geven we tevens een aantal voorbeelden van veelgebruikte methoden. En alvast een tipje van de sluier: vanuit de ISO 9001 norm is een organisatie verplicht om verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie kenbaar te maken. Maar de wijze waarop je dat doet als organisatie, daar ben je volledig vrij in!

Functieomschrijvingen of een overzicht van rollen en verantwoordelijkheden. Bij veel organisaties wordt het als ballast gezien en het komt dan ook vaak voor dat men roept dat het niet nodig is. Simpelweg omdat de organisatie dermate klein is dat men toch wel weet van elkaar waar men mee bezig is. Of bijvoorbeeld doordat mensen binnen een organisatie veel meer taken uitvoeren dan in het primaire functieprofiel staan omschreven. Je kunt je dan afvragen wat het nut is van die functieomschrijving.

Toch leidt het ontbreken van een functieomschrijving ook vaak tot onduidelijkheid, (onnodige) discussie of verwarring. Want wat is nu ieders primaire rol binnen de organisatie en wie heeft welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Het is niet duidelijk wie waarover gaat en aan wie je verantwoording aflegt. Ook komt het regelmatig voor dat mensen in elkaars vaarwater terecht komen door taken op te pakken waar dat niet zou moeten omdat men daartoe bijvoorbeeld niet bevoegd is.

Al met al is het in veel situaties toch wel handig om duidelijkheid te hebben, in welke vorm dan ook, over de rollen/functies en bijbehorende Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden (TVB). Allereerst een korte uiteenzetting van wat daaronder wordt verstaan:

Regelmatig krijgen we de vraag hoe het dan zit met ISO 9001 in het kader van functieprofielen? Is het vanuit de norm niet verplicht om functieomschrijvingen te maken? Nee. Volgens ISO 9001 is de directie van een organisatie verplicht om verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie kenbaar te maken. Maar op welke wijze de organisatie dat doet, daar is men vrij in. Hieronder beschrijven we daarom een aantal mogelijke opties:

Het opstellen van een functieomschrijving is de meest toegepaste methode voor het in kaart brengen van TVB’s. Vaak wordt gedacht dat een functieomschrijving heel uitgebreid in kaart moet worden gebracht. Dat is echter niet het geval. Een functieomschrijving die bestaat uit de functietitel en een aantal regels waarin het doel van de functie en de plek van de functie binnen de organisatie staan omschreven, volstaat al. Eventueel kan daar een organigram aan worden toegevoegd waarin bepaalde rapportagelijnen staan.

Wanneer je functieomschrijving ook wilt inzetten als referentiekader bij functioneringsgesprekken, dan is het wel zaak om daaraan ook verwachtingen te koppelen. Welke prestaties verwacht men van een medewerker? Hoe worden die prestaties gemeten? En hoe zijn bepaalde verwachtingen of functiedoelen in lijn met de bedrijfsdoelen?

Je kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om TVB’s te beschrijven in procedures. Je kunt dan per procedure de belangrijkste TVB’s benoemen per functie, waardoor de functieomschrijving zelf heel erg kort kan zijn. Een dergelijke methode wordt vaak gebruikt als aanvulling op functieprofielen.

Wat ook nog kan is werken met (functie)stroomdiagrammen waarin processtappen staan gedefinieerd. Je kunt dan verschil maken tussen functies in een proces en de stappen in het proces. Hierdoor zie je direct wie welke taken binnen het proces op dient te pakken en waarvoor verantwoordelijk is.

Een handig hulpmiddel om overzicht te creëren en om die reden ook een veelgebruikte methode is een TVB-matrix. Daarbij wordt een lijst gemaakt van de veelvoorkomende taken binnen de organisatie en daaraan worden (al dan niet met namen) functies aan gekoppeld. Bij de functie wordt duidelijk gemaakt of het hier een taak, verantwoordelijkheid of bevoegdheid betreft. Eventueel kan daarbij nog onderscheid worden gemaakt tussen een primaire en secundaire taak.

Hoe stel je zoiets op?

En wat nu als je een kleine organisatie bent waarin (bepaalde) medewerkers meerdere functies bekleden? Dan is het in elk geval zaak om primaire en secundaire functies te scheiden en de secundaire taken, of neventaken, te verdelen onder de functionarissen. Secundaire functies/rollen zijn bijvoorbeeld BHV-functies, een Security Officer rol of een voorzitter van de personeelsvereniging. In het organigram of de TVB-matrix kun je deze functies benoemen en bepaalde medewerkers aan meerdere functies hangen. Zo zie je precies wie te veel ballast heeft, waar conflicten ontstaan etc.

In dit artikel hebben we een aantal voorbeelden gegeven van methoden die je in kunt zetten om TVB’s inzichtelijk te maken per rol of functie. Welke methode past voor jouw organisatie is onder andere afhankelijk van de grootte en complexiteit van je organisatie.

Heb je hulp of ondersteuning nodig bij het inzichtelijk maken van TVB’s of wil je juist aan de slag met implementatie van een bedrijfsnorm (ISO 9001, ISO 27001 etc.)? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg!