Leestijd: 4 minuten

Eisen kwaliteitsmanagementsysteem: waar dien je als organisatie rekening mee te houden?

Hoe zet je een kwaliteitsmanagementsysteem op? Wat zijn daarvoor de eisen? Dat lees je in dit artikel.

Eisen kwaliteitsmanagementsysteem
Portretfoto Thijs Blom
Thijs Blom
Adviseur

Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!

thijs@certificeringsadvies.nl

Een kwaliteitsmanagementsysteem implementeren kan veel voordelen met zich meebrengen. Een dergelijk systeem wordt gemaakt met de organisatiedoelen, een eventuele kwaliteitsnorm en kwaliteit in het hoofd. De basis hiervoor is continu verbeteren en input vergaren van alle betrokken partijen (stakeholders). Maar wat is nou eigenlijk een kwaliteitsmanagementsysteem, wat zijn de kwaliteitsmanagementsysteem eisen en is dit überhaupt wel iets voor mijn organisatie? In dit blogartikel proberen we deze vragen te beantwoorden, verschaffen we inzicht in wat dit systeem voor jouw organisatie kan betekenen en waar je aan dient te voldoen. 

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een HLS (High Level Structure) om de kwaliteit die een organisatie levert te verhogen. Binnen deze structuur worden kwaliteitszaken opgeslagen en uitgewerkt. Denk hierbij aan klachten vanuit de klant, interne afwijkingen of verbetervoorstellen, maar ook aan kernprocedures die goed beschreven dienen te zijn. Hiermee krijgt een organisatie inzicht in hetgeen dat de klant verlangt en hetgeen dat verbeterd kan worden.

*Transcriptie onderaan deze pagina

Welke eisen zitten er aan een kwaliteitsmanagementsysteem?

Wanneer je een, bijvoorbeeld volgens een kwaliteitsnorm zoals ISO, gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem wilt hebben moet dit aan een aantal eisen voldoen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen documenten die verplicht zijn om bij te houden en onderwerpen die uitgevoerd dienen te worden maar niet verplicht zijn om op papier te hebben.

Verplichte documentatie is bijvoorbeeld het beleid van de organisatie. Kwaliteitsnormen, zoals ISO 9001, hebben continue verbeteren en kwaliteit voor de klant centraal staan. Dit kan ‘behaald worden’ door aan de volgende eisen met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem te voldoen:

Bovengenoemde punten dienen jaarlijks (of meerdere keren per jaar) besproken te worden zodat hier actie op ondernomen kan worden en je organisatie op basis daarvan de geleverde kwaliteit kan verbeteren.

Wanneer je aan de slag gaat met het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem, dan kun je dat doen op basis van een norm die je gaat implementeren. De meest bekende norm op gebied van kwaliteit is ISO 9001. Deze ISO 9001 norm kan als volgt in één zin beschreven worden: “Zeg wat je doet en doe wat je zegt”. Dit vertaalt zich door in het feit dat de kernprocessen beschreven moeten zijn met hieraan per activiteit een verantwoordelijke gekoppeld. Als je bijvoorbeeld aangeeft in je verkoopprocedure dat je na elk traject de klant vraag om feedback, dien je dit ook in de praktijk uit te voeren.

*Transcriptie onderaan deze pagina

Is een kwaliteitsmanagementsysteem iets voor mijn organisatie?

In het kort: ja. Een dergelijk systeem kan voor elke organisatie toegevoegde waarde bieden: van eenmanszaak tot multinational en een consultancybureau tot een productiebedrijf. Wanneer je het kwaliteitsmanagementsysteem opzet vanuit een norm, zoals ISO 9001, dan geeft de norm veel vrijheid met betrekking tot de manier van implementeren. Het is hierdoor goed werkbaar te houden en aan te passen aan jouw organisatie, doelen en filosofie. Met behulp van een kwaliteitsmanagementsysteem ben je in staat om bewustzijn te creëren om problemen op te lossen voor de lange termijn en continue waarde te creëren voor je klant.

Een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten binnen jouw eigen organisatie kan een flinke klus zijn als je de benodigde kennis niet in huis hebt. Om dit in goede banen te leiden kan een adviseur veel toegevoegde waarde leveren. Hij/zij is bekend met de materie en heeft ruime ervaring met het opzetten van kwaliteitsmanagementsystemen. Bovendien weet een adviseur vanuit bijvoorbeeld een norm zoals ISO 9001, aan welke eisen het kwaliteitsmanagementsysteem dient te voldoen. Wil je meer weten over de mogelijkheden of kun je wel wat ondersteuning gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag op weg!

Offerte aanvragen

Transcriptie video: De belangrijkste ISO 9001 eisen overzichtelijk op een rij

In deze video ga ik je wat meer vertellen over ISO 9001. In deze video ga ik namelijk alle belangrijkste eisen vanuit de norm uitleggen in de hoofdstukkenstructuur van de norm. De hoofdstukkenstructuur van de norm heeft namelijk een hele logische volgorde. Hij is gebaseerd op de Deming cirkel. Het Plan, Do, Check, Act principe. Het gaat om het continu verbeteren van je managementsysteem. Dat begint altijd bij hoofdstuk 4: de contextanalyse. In de contextanalyse ga je een interne en externe analyse van je organisatie doen. Je gaat intern kijken welke sterktes en zwaktes je hebt als organisatie. En je gaat extern kijken naar welke kansen en bedreigingen er vastzitten aan je organisatie. Daarnaast kijk je naar je belangrijkste stakeholder verwachtingen. Van hieruit ga je plannen maken. Vanuit die contextanalyse bepaal je waar je als organisatie naar toe gaat. Welke acties en risico’s zijn geïnventariseerd, welke stakeholder eisen heb je en hoe moet je hierop processen inrichten? En hoe moet je hierop je doelstellingen inrichten? Hoofdstuk 5 gaat over een stukje leiderschap. Het is altijd belangrijk dat je kwaliteitsmanagementsysteem vanuit de directie wordt gestuurd. In hoofdstuk 6, ik heb het net al kort verteld, ga je plannen maken. Dit is dus de Plan van de Plan, Do, Check, Act. In de Plan ga je kijken naar de risico’s en de kansen die je hebt geïnventariseerd in de contextanalyse. En ga je kijken naar acties & doelstellingen. En uiteraard ook verdere acties om je doelstellingen te bereiken. Hoofdstuk 7 gaat over ondersteuning. Daarin ga je kijken welke middelen je als organisatie nodig hebt om je processen en kwaliteitsmanagementsysteem in te richten. Dat gaat niet alleen over welke software of hardware je nodig hebt, maar ook over een stukje competentiemanagement. Welke competenties heeft je personeel nodig om processen op de juiste manier uit te voeren en de kwaliteit van je dienst of product te borgen? Hoofdstuk 8 is eigenlijk de kern van de norm. Dit gaat over een stukje procesmanagement. Welke processen heb je als organisatie, wat zijn de risico’s binnen die processen, hoe zorg je voor uniformiteit in de processen hoe borg je de kwaliteit van je leveranciers en hoe ga je om met klachten en afwijkingen? Hoofdstuk 9 gaat over de evaluatie. De evaluatie is het monitoren van je prestaties. Dat doe je onder andere door de interne audit en de directiebeoordeling 1 keer per jaar uit te voeren. Vanuit daar kom je bij hoofdstuk 10. Dat is de Act. Vanuit je evaluatie ga je kijken naar wat eventuele verbeteringen zijn voor je kwaliteitssysteem en begint de cirkel weer van voor af aan. Dit zijn in het kort de belangrijkste eisen van de ISO 9001 norm. Ik snap dat er zeker nog wat vragen zijn. Neem vooral even contact met ons op of kijk verder in het artikel.

Transcriptie video: Hoe zet je een ISO managementsysteem op?

Wil je een managementsysteem opzetten met betrekking tot de thema’s kwaliteit, informatiebeveiliging, arbo, veiligheid of milieu? Kies er dan voor om een managementsysteem op te zetten dat ook echt toegevoegde waarde biedt. Binnen alle ISO-normen wordt al snel gesproken over een managementsysteem. Maar wat is een managementsysteem precies? Wat is het doel? En hoe richt je het in? Dit zijn vragen die ik deze video ga beantwoorden. Laten we beginnen bij het begin: wat is een managementsysteem? Een managementsysteem is vooral een systeem om je organisatie beter te structureren. Het doel van zo’n managementsysteem is vooral continu verbeteren. Je kan een managementsysteem vooral zien als een borgpin in de PDCA-cyclus. Vanuit je managementsysteem komen er verbeteracties die je binnen je organisatie gaat managen. Bij het opzetten van een managementsysteem is het vooral belangrijk om dicht bij je eigen organisatie te blijven. Elke organisatie wordt namelijk al op een bepaalde manier gemanaged. Een managementsysteem kan bestaan uit automatiseringsmogelijkheden. Denk aan het automatiseren van je processen, binnen AFAS, Atlassian, Teams, noem maar op. Daarnaast heb je natuurlijk onderlinge afspraken die je binnen je organisatie hebt. Interne overlegstructuren, rapportagestructuren. Als je dichtbij je eigen organisatie blijft, biedt dat het meeste toegevoegde waarde! Hopelijk kun je met deze informatie aan de slag met het opzetten of verbeteren van je managementsysteem. Heb je behoefte aan meer informatie? Download dan onze whitepaper managementsystemen. Heb je nog verdere vragen? Dan kun je altijd contact met ons opnemen.

Portretfoto Thijs Blom
Thijs Blom
Adviseur

Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!

thijs@certificeringsadvies.nl

Jouw management-systeem inrichten of optimaliseren?

Wij bieden diverse oplossingen op maat!

  • Praktische tips
  • Ervaren adviseurs
  • Snel schakelen
  • Vrijblijvende offerte

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields