Een toolboxmeeting organiseren; waarom en hoe doe je dat?

Toolboxen, ook wel toolboxmeetings genoemd; een enigszins vreemd woord wat simpelweg een veiligheidsoverleg is waarin de veiligheidsinstructies doorgaans centraal staan. In dit artikel wordt verder toegelicht wat een toolboxmeeting is, waarom je deze binnen je organisatie kunt of moet organiseren en hoe je dat precies doet. Deze toelichting neemt de VCA-certificering als kader, aangezien toolboxen een belangrijk onderwerp zijn binnen deze norm.

De definitie van een toolboxmeeting vanuit de VCA-norm is als volgt: “Een Veiligheid-, Gezondheid- en Milieu-bijeenkomst waarin leidinggevenden en medewerkers van gedachten wisselen over deze onderwerpen. Deze zijn bedoeld om de communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers te bevorderen.” Het is een eis die wordt gesteld binnen de VCA-norm en dat is niet voor niets. Het is namelijk een verplichting vanuit de wetgeving. Je bent als werkgever wettelijk verplicht om je medewerkers (veiligheid)instructies te geven om risicovolle werkzaamheden veilig te kunnen laten plaatsvinden. Veilig werken begint dan ook met weten hóe er veilig gewerkt moet worden in een bepaalde situatie.

Veiligheidsinstructies worden in de basis gegeven voor risicovolle werkzaamheden waarin, na een risicoanalyse, is geconstateerd dat er nog een ‘restrisico’ is (bijvoorbeeld risicoklasse 2). Daarnaast veranderen projecten, omgevingen, arbeidsmiddelen, werkzaamheden en veiligheidsregels & -voorschriften voortdurend en is het dus belangrijk om structureel je medewerkers hierover te blijven instrueren.

Naast deze onderwerpen waarover je je medewerkers kunt instrueren, is het ook belangrijk om te leren van afgelopen periode. Indien er geconstateerd is, bijvoorbeeld tijdens een werkplekinspectie, dat er afgelopen periode onveilig is gewerkt en er gebleken is dat onvoldoende, onduidelijke en/of onjuiste instructies hiervan de oorzaak waren, of erger, er heeft een (bijna-)ongeval plaatsgevonden; dan is dat je input voor de toolboxmeeting.

Een toolboxmeeting (of VGM-overleg) kan en mag op verschillende manieren plaatsvinden. In essentie is het belangrijk dat de leidinggevende het belang van de inhoud van de instructies uitstraalt en goed overbrengt op de medewerkers. Dit doe je onder andere door:

Helaas zie je in de praktijk echter ook dat het belang en de essentie van een toolboxmeeting pas écht gaan leven als er draagvlak voor is ontstaan (lees: er is in het verleden eens iets flink misgegaan, bijvoorbeeld een bedrijfsongeval). Om het belang van veiligheid nog sterker uit te dragen is het ook gebruikelijk dat het (hoger) management en de directie periodiek aansluiten bij toolboxmeetings om hun betrokkenheid met veilig werken te laten zien; dit stimuleert ook het veiligheidsgedrag en veiligheidsbewustzijn van medewerkers.

Na de gegeven instructies is toezicht houden noodzakelijk. Je hebt immers moeite gestopt in het geven van instructies en naleving ervan is van essentieel belang. Dit is tevens een verplichting vanuit de wetgeving. Vaak resulteert toezicht in de zogeheten ‘werkplekinspecties’. Deze worden veelal breder getrokken dan enkel controle op naleving van instructies. Naast het kijken of de medewerker veilig werkt, wordt er vaak ook gekeken of de omgeving waarin de medewerker werkt zelf veilig genoeg is.

Zoals in dit artikel is te lezen zijn toolboxen (instructies) en werkplekinspecties (toezicht en controle) vereisten vanuit de wetgeving (Arbeidsomstandighedenwet). Tevens is te lezen dat deze eisen ook zijn opgenomen in de VCA-norm. De Arbeidsomstandighedenwet is een lastige en uitgebreide wet. Dat neemt echter niet weg dat je als werkgever te allen tijde verantwoordelijk bent voor de veiligheid en het welzijn van je medewerkers. Je kunt immers aansprakelijk worden gesteld indien het hieraan schort met alle negatieve gevolgen, zoals hoge boetes, imagoschade, verloren tijd en energie, van dien.

De VCA-norm is opgezet om bedrijven te ondersteunen bij het beheersen van veiligheid-, gezondheid- en milieurisico’s. Indien een bedrijf VCA-gecertificeerd is laat het tevens zien aan belangrijke aspecten van de Arbeidsomstandighedenwet te voldoen. De voordelen van een VCA-certificering zijn onder andere prettig voor het eigen personeel (denk aan verzuimreductie en de bijbehorende kostenbesparing), je organisatie voldoet aan belangrijke aspecten van de Arbeidsomstandighedenwet en door dat alles worden hoge boetes voorkomen. Daarnaast kan het ook geld opleveren, want potentiële opdrachtgevers zullen eerder in zee gaan met een bedrijf dat kan aantonen aan bepaalde wet- en regelgeving en veiligheidseisen te voldoen.

Wil je een toolboxmeeting organiseren binnen je organisatie? Of juist het veiligheidsbewustzijn verhogen binnen je organisatie? Denk dan eens aan het organiseren van een training op het gebied van Arbo & Veiligheid. Bij de CAN Academy hebben we diverse toolboxen beschikbaar, bieden we diverse trainingen en opleidingen aan zoals de cursus veiligheidsbewustzijn, VCA-curssussen en een cursus Veiligheidsadviseur ADR. Ook kunnen we je begeleiden op weg naar een VCA-certificering. Wil je meer weten? Informeer gerust naar de mogelijkheden!