Een preventiemedewerker aanstellen, een preventiemedewerker inhuren of kiezen voor externe ondersteuning?

Om te werken aan een gedegen aanpak voor gezond en veilig werken is het vanuit de Arbowet verplicht om een preventiemedewerker aan te stellen die zich bezighoudt met het verminderen van arbeidsrisico’s en het helpen te voorkomen van verzuim. De vraag is echter wat wijsheid is: een preventiemedewerker (intern) aanstellen binnen je organisatie? Een preventiemedewerker inhuren? Of juist de interne preventiemedewerker laten ondersteunen door (een) externe deskundige(n). In dit artikel vertellen we meer over de verplichtingen vanuit de Arbowet en de beschikbare opties zodat je als organisatie een weloverwogen keuze kunt maken.

Sinds 2005 wordt er in de Arbowet gesproken over een preventiemedewerker en sinds 2017 is die rol in de Arbowet verder aangescherpt en uitgediept. Zo schrijft de Arbowet organisaties voor dat zij verplicht zijn om één of meerdere preventiemedewerkers aan te stellen. Hoeveel er dat precies zijn is afhankelijk van de bedrijfsgrootte, -complexiteit, branche en situatie. Al met al ben je dus als organisatie verplicht om een preventiemedewerker aan te stellen die deze rol zelfstandig en onafhankelijk kan uitvoeren.

Kun je dan iedere willekeurige medewerker als preventiemedewerker aanstellen? Nee, dat niet. Voorwaarde is namelijk dat de persoon die deze functie uitvoert affiniteit heeft met Arbozaken en dus kennis heeft van arbeidsrisico’s en bijbehorende preventiemaatregelen die genomen kunnen worden. Vanuit de Arbowet is de richtlijn dat je iemand aanstelt als preventiemedewerker die werkzaam is binnen de organisatie. Indien dat niet mogelijk is, dan mag er ook een team van deskundige medewerkers worden samengesteld en/of mag er een (externe) deskundige persoon in worden gehuurd. In dat laatste geval moet wel kunnen worden aangetoond dat er in redelijkheid niemand intern aangewezen kan worden.

Zoals in de vorige alinea al benoemd is het mogelijk om een preventiemedewerker in te huren, mits je aan kunt tonen dat er in redelijkheid niemand intern is die de functie kan vervullen. Een andere vraag die je jezelf hierbij kunt stellen is of het een wenselijke situatie is om voor het inhuren van een preventiemedewerker te kiezen? Vanuit de Arbowet is de rol van de preventiemedewerker namelijk in het leven geroepen om gezond en veilig werken binnen de organisatie te verbeteren. Iemand die in de organisatie actief is ziet uiteraard op dagelijkse basis wat er gebeurt en weet wat er speelt. Dat is voor een externe natuurlijk een stuk lastiger.

In veel situaties is het zeker mogelijk om te kiezen voor externe ondersteuning van de preventiemedewerker door bijvoorbeeld een adviseur van een bureau of een combinatie van externe adviseurs. Zeker wanneer een bedrijf groeit of wanneer situaties complexer worden is het wenselijk om van buitenaf ondersteund te worden. Enerzijds omdat het takenpakket omvangrijker wordt of meer tijd in beslag neemt en anderzijds omdat er meer diepgaande kennis nodig is van bepaalde zaken waarvoor de preventiemedewerker te weinig onderlegd is. Een externe deskundige kan dan uitkomst bieden.

Eén van de wettelijke taken van een preventiemedewerker is meewerken aan of opstellen van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E), inclusief Plan van Aanpak. Je ziet bij veel organisaties, zeker als ze groter zijn, dat hiervoor een extern bureau wordt ingeschakeld. Een externe adviseur ondersteunt de preventiemedewerker dan bij het opstellen van de RIE. Het voordeel van deze combinatie is dat de interne medewerker die de preventiemedewerkers-rol vervult de bedrijfsprocessen kent en weet wat de risico’s zijn, terwijl de externe deskundige juist vanuit de inhoudelijke kennis van o.a. wet- en regelgeving en zijn/haar ervaring het geheel naar een hoger niveau kan tillen. Bijvoorbeeld door vragen te stellen of iemand te triggeren.

Een andere reden waarom externe ondersteuning van de preventiemedewerker uitkomst kan bieden is omdat de functie van preventiemedewerker vaak een secundaire rol is naast de primaire (core) functie die iemand uitvoert binnen een organisatie. Er is dan natuurlijk beperkte tijd en aandacht voor de taken van de preventiemedewerker. Zeker wanneer een bedrijf groter wordt, gaan die taken meer tijd vergen. In zo’n geval is het nuttig om externe hulp in te schakelen waarmee je tijd kunt winnen omdat die persoon precies weet waar hij/zij over praat en daarnaast kan die persoon wat werk uit handen kan nemen.

Wanneer je kijkt naar hoe het overgrote deel van de preventiemedewerkers de rol invult binnen hun organisatie, dan zie je dat het veelal reactief van aard is. Er vindt een bepaalde gebeurtenis plaats en als reactie daarop wordt dan onderzoek gedaan en wordt bekeken hoe dit een volgende keer voorkomen kan worden. Dat is vreemd, aangezien preventiemedewerker het woord preventie bevat en je dus zou zeggen dat men preventief, of proactief, te werk zou moeten gaan om ongevallen, ziekteverzuim en gevaarlijke situaties juist te voorkomen.

Helaas zit die manier van benaderen in veel organisaties nog niet ingebakken. Daar is zeker nog een inhaalslag te maken. Om daarin sneller stappen te maken kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om ondersteuning in huis te halen voor de preventiemedewerker. Een externe deskundige heeft meer ervaring met deze preventieve benadering, kent de wet- en regelgeving op zijn duimpje, en kan je snel op weg helpen om stappen te maken.

Kies je voor intern aanstellen, inhuren of voor externe ondersteuning van de preventiemedewerker? De bedrijfssituatie bepaalt als het ware wat je als organisatie intern laat doen en waarvoor externe hulp kan worden ingeschakeld. Dat is dus voor iedere organisatie anders.

Wil je een keertje sparren over het invullen van de preventiemedewerker-taken of wil je juist meer informatie over de mogelijkheden van externe ondersteuning? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag op weg!