Een personeelshandboek: must of moetje?

Dat er afspraken en regels moeten zijn staat niet ter discussie, maar moet je dat vastleggen in een dik, wollig document? Of kan dat ook anders?

KAM handboek voorbeeld
Portretfoto Steven Zwarts
Steven Zwarts
Manager Opleidingen

Steven Zwarts is Manager Opleidingen bij CertificeringsAdvies Nederland. Doelmatig, ondernemend en betrouwbaar zijn waarden waarmee Steven tot de juiste oplossing komt, zowel intern als voor klanten.

steven@certificeringsadvies.nl

Een personeelshandboek is niet verplicht. Ook niet vanuit ISO? Nee, ook in dat geval is het niet verplicht. Toch maken veel organisaties (nog altijd) gebruik van een personeelshandboek in de vorm van een dik document vol uitgeschreven teksten. De vraag is hoeveel toegevoegde waarde die dikke papieren tijger je organisatie biedt? Dat er afspraken en regels moeten zijn staat niet ter discussie, maar moet je dat vastleggen in een dik, wollig document? Of kan dat ook anders? Wat moderner en aantrekkelijker misschien? Jazeker!

Wat is een personeelshandboek?

Een personeelshandboek is een document met richtlijnen, (praktische) afspraken en regelingen over o.a. secundaire arbeidsvoorwaarden en gewenste omgangsnormen binnen een organisatie. Het document bevat vaak antwoorden op de meest gestelde bedrijfstechnische vragen.

Al met al schept een personeelshandboek vooral duidelijkheid: wat verwacht de organisatie van jou als medewerker en wat mag jij verwachten van de werkgever en je collega’s? Iedereen die werkzaam is binnen de organisatie weet op die manier wat het gewenste gedrag is en hoe men met elkaar (samen)werkt en omgaat.

Wat staat er in een personeelshandboek?

Wat houdt een personeelshandboek in? Dat kan verschillen. Het is als het ware een vrije invuloefening, maar over het algemeen staan er vaak de volgende zaken in opgenomen:

  • Informatie over de organisatie en haar activiteiten;
  • Informatie over het team, de cultuur, normen en waarden en de werksfeer;
  • Arbeidsduur en -tijden (o.a. richtlijnen overwerk)
  • Salarissen en vergoedingen (o.a. reiskosten)
  • Verlof en vakantiedagen
  • Verzuimbeleid
  • Arbeidsongeschiktheid
  • Arbobeleid
  • Scholing en persoonlijke ontwikkeling
  • Informatiebeveiligingsbeleid en toegangsbeveiliging
  • Werkplek en toebehoren
  • Gedragscode sociale media
  • Sanctiebeleid
  • Overige zaken zoals pensioenregeling, geheimhouding, lease-auto’s etc.

Waarom een personeelshandboek?

Het opstellen van een personeelshandboek kan diverse voordelen hebben. Hieronder een greep uit die voordelen:

  • Het bevat de spelregels die nodig zijn om optimaal te kunnen (samen)werken. Dat schept duidelijkheid en daarmee worden misverstanden, discussies en irritaties voorkomen.
  • Het is vaak een aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomst en kan daarmee een handig hulpmiddel zijn m.b.t. secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo kan het mee worden gestuurd met contracten. Bovendien wordt ermee voorkomen dat individuele arbeidsvoorwaarden boekwerken worden.
  • Het biedt de mogelijkheid om een helder en consequent personeelsbeleid te voeren.
  • Het is een handig hulpmiddel voor het inwerken van nieuwe medewerkers.
  • Het kan ondersteunend zijn aan vacatures. Door het personeelshandboek te verschaffen bij een vacature, krijgen potentiële sollicitanten meer inzicht in de organisatie. Dat verlaagt de drempel tot solliciteren.
  • Medewerkers kunnen het handboek gebruiken als naslagwerk. Daarmee worden vragen richting de organisatie voorkomen.

Is een personeelshandboek verplicht?

Met grote regelmaat wordt gedacht dat een personeelshandboek opstellen verplicht is voor een organisatie. Dat is echter niet het geval. Het is eerder een gebruikelijk iets waar veel organisaties voor kiezen, omdat het, zoals hierboven benoemd, nu eenmaal een aantal voordelen biedt.

Hoe zit het dan met ISO? Wanneer je aan de slag gaat met een ISO certificering, zoals ISO 9001, dan wordt vaak gedacht dat de norm eist dat je een personeelshandboek samenstelt. Ook dat is niet het geval. De ISO 9001:2015 norm maakt namelijk geen verschil (meer) in de benaming van documenten, maar schaart alles onder de noemer ‘gedocumenteerde informatie’. Geen vaste structuur van vastlegging meer zoals in de vorm van een handboek, procedures, formulieren of checklists. De tijden van de dikke pakken papier zijn voorbij.

Hoef je in ISO 9001:2015 dan niets meer vast te leggen? Jawel, je moet nog steeds zaken vastleggen. Je bent als organisatie echter vrij om zelf te bepalen op welke manier je alle informatie vastlegt. Dit geeft je organisatie een stuk meer vrijheid. En dat geldt dus ook voor de zaken die je traditioneel op zou nemen in een personeelshandboek.

Een personeelshandboek: must of moetje?

Ondanks dat een personeelshandboek niet verplicht is, is het nog altijd een veelgebruikt hulpmiddel voor organisaties om afspraken en regelingen in vast te leggen. In de meeste gevallen wordt er gekozen voor het samenstellen van een document waarin al die afspraken en regelingen uitgeschreven staan. Het resultaat is een dik (digitaal) boekwerk vol lange teksten dat niet direct uitnodigt om het te gaan lezen (zeker niet voor jongere generaties). In veel gevallen belandt het daarom in de kast of verdwijnt het ergens tussen de bestanden.

Vooropgesteld: Dat het vastleggen van afspraken en regelingen die richting geven aan de manier waarop binnen een organisatie wordt (samen)gewerkt en met elkaar wordt omgegaan nuttig is staat niet ter discussie. Het geeft houvast en duidelijkheid en voorkomt daarnaast discussies, misverstanden en irritaties. De vraag is echter of je daarvoor een ‘traditioneel’ personeelshandboek moet opstellen? Of kan het ook anders, zodat het je organisatie echt toegevoegde waarde biedt?

Integreer de informatie in je bestaande systemen

Het opstellen van een dik boekwerk is, met de komst van moderne software, overbodig (en oubollig) geworden. Vrijwel iedere organisatie maakt gebruik van software tooling (CRM-software, ERP-software, communicatie- en samenwerkingsplatformen, intranet etc.). Waarom integreren we die afspraken en regels niet in die software? Dat kan op allerlei manieren:

  • Heb je een HRM-omgeving? Regel verlof- en feestdagen automatisch in het systeem in. Het systeem geeft dan vanzelf aan wat wettelijke feestdagen en bijzondere verlofdagen zijn.
  • Ontwikkel een FAQ-database waarin een antwoord te vinden is op veelgestelde (bedrijfstechnische) vragen. Deze database kun je in je software (bijv. AFAS, Microsoft Teams, Slack, Intranet) integreren. Door middel van een handige zoekfunctie kom je snel bij het juiste antwoord uit. Bovendien heb je zo de mogelijkheid om het antwoord niet enkel in tekst, maar ook in video, afbeeldingen, schema’s etc. te tonen. Dat maakt het een stuk aantrekkelijker om het te bekijken.
  • Arbobeleid of informatiebeveligingsbeleid? Vat het samen in een video met sprekende voorbeelden of maak een aantrekkelijke presentatie. Heb je het beleid toch in een (tekst)document staan? Het is een utopie dat nieuwe medewerkers het complete beleid door gaan lezen en daarna exact weten wat ze moeten doen. Nodig nieuwe medewerkers daarom uit voor een aantal sessie(s) waarin je op een interactieve manier de afspraken en regels doorspreekt. Het beleidsdocument kan dan dienen als naslag.
  • En hoe zit het dan met het personeelshandboek inzetten voor wervingsdoeleinden? Ook daar kun je creatief in zijn. Waarom presenteer je de benefits en cultuur niet op een leuke manier (in een infographic, in een video, in mooie blogcontent) op je werken-bij platform? Of maak je een mooie, beknopte, presentatie met daarin de highlights die van belang zijn om potentiële kandidaten over de streep te trekken. Genoeg materiaal om mee te sturen bij vacatures en op Linkedin.

Instructievideo

Voorbeeld uit eigen keuken: Bij CertificeringsAdvies Nederland hebben we gezond en veilig werken hoog in het vaandel staan. Net als iedere andere organisatie hebben we o.a. de plicht om medewerkers te voorzien van een instructie over de werkplek. Hoe stel je alles goed in? Wanneer zit je goed en waar moet je op letten? Om klachten te voorkomen. We hadden dit vast kunnen leggen in het personeelshandboek in de vorm van een lap tekst. Waarschijnlijk zou niemand dat gelezen hebben…

Toch is het ons gelukt om de volle aandacht te krijgen van alle collega’s bij het geven van deze instructie. Hoe dan? Onze arbo-verantwoordelijke heeft een instructievideo opgenomen waarin hij laat zien hoe je de werkplek instelt (ook in de auto). Vervolgens is er een digitale sessie ingepland via Microsoft Teams waarin e.e.a. live is toegelicht en waarin vervolgens de instructievideo is afgespeeld. Collega’s hadden in die live-sessie de gelegenheid om vragen te stellen. Resultaat: 100% opkomst en de garantie dat iedereen de instructie gezien heeft. Na afloop van de sessie zijn de presentatie en instructievideo beschikbaar gesteld in Teams ter naslag. Oja, en nieuwe collega’s die krijgen op hun eerste werkdag een mailtje met daarin de instructievideo en presentatie toegestuurd en daarbij de mededeling dat ze de arbo-deskundige om advies mogen vragen voor de eigen werkplek instellingen.

Al met al zijn er tal van manieren te bedenken waarop je de informatie die nu als tekst uitgeschreven staat in een dik boekwerk op een leuke, aantrekkelijke manier kunt overbrengen. In veel gevallen kun je de informatie zelfs automatisch integreren in processen die geborgd zijn in je software. Wanneer je op die manier aan de slag gaat met je ‘personeelshandboek’ kun je er zelfs nog een mooie marketingtool van maken die je voor je organisatie (werving) laat werken. Want zeg nou zelf: een aantrekkelijke video waarin je (toekomstige) collega’s uitleggen hoe er in de organisatie met elkaar wordt (samen)gewerkt spreekt toch veel meer aan dan een suffe lap tekst in een PDF-je?

Aan de slag met je ‘personeelshandboek’ 2.0?!

Mocht je vragen hebben over het aantrekkelijker maken van je personeelshandboek of het integreren van de informatie in je software, neem dan gerust contact met ons op. Wij brainstormen graag met je mee! Ook wanneer je aan de slag wilt met een ISO-norm, zoals ISO 9001, denken wij graag mee over de mogelijkheden.

Succes! Heb je leuke vormen of manieren bedacht om dit soort informatie aan je (toekomstige) medewerkers te presenteren? Laat het ons weten!

New call-to-action

Portretfoto Steven Zwarts
Steven Zwarts
Manager Opleidingen

Steven Zwarts is Manager Opleidingen bij CertificeringsAdvies Nederland. Doelmatig, ondernemend en betrouwbaar zijn waarden waarmee Steven tot de juiste oplossing komt, zowel intern als voor klanten.

steven@certificeringsadvies.nl

Impressie management systeem?

Download de handige gids!

  • Wat is de rol?
  • Inrichting
  • Handig stappenplan
  • Praktische tips

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields