Een ontruimingsplan opstellen: hoe doe je dat en is een ontruimingsplan verplicht?

Een ontruimingsplan opstellen, dat doe je als organisatie om ervoor te zorgen dat in geval van nood zoveel mogelijk mensen veilig een gebouw verlaten. Met regelmaat krijgen we bij CertificeringsAdvies Nederland vragen over een ontruimingsplan. Om die reden geven we in dit blogartikel antwoord op vragen als: ‘wat is een ontruimingsplan?’, ‘wat staat er in een ontruimginsplan’, ‘is een ontruimingsplan verplicht’ en ‘wat is het verschil tussen een bedrijfsnoodplan en ontruimingsplan?’ Daarnaast leggen we ook uit wat de relatie is tussen de verplichte, Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) en het ontruimingsplan.

Wat is een ontruimingsplan en wat staat er in een ontruimingsplan? Twee belangrijke basisvragen. In een ontruimingsplan leg je als organisatie, middels afspraken en procedures, vast hoe mensen op gestructureerde wijze je bedrijfspand kunnen verlaten bij ontruiming. Er staat concreet in beschreven wat er gebeurt in geval van ontruiming, hoe dit gebeurt en wat verwacht wordt van BHV’ers in geval van calamiteiten zoals brand, ontruiming en stroomuitval.

Wat is het doel van een ontruimingsplan? Het doel is ervoor zorgen dat er in geval van nood zoveel mogelijk mensen snel, efficiënt en veilig een gebouw verlaten. Door ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe hij/zij moet handelen bij een ontruiming. Een goede coördinatie kan in dit soort situaties immers levens redden. Om een ontruiming te laten slagen is het van groot belang dat het plan bij alle medewerkers/aanwezigen bekend is.

Is een ontruimingsplan verplicht? Een goede vraag! Een ontruimingsplan opstellen is wettelijk niet verplicht. Een simpel antwoord, maar in de praktijk ligt dat alles toch wat complexer. Als werkgever ben je namelijk verantwoordelijk voor de veiligheid van je werknemers. Vanuit de Arbeidsomstandighedenwet ben je verplicht om als verantwoordelijke (van een pand) je zogenaamde zorgplicht te nemen en te zorgen voor een veilig pand. Eén van die verplichtingen is het treffen van maatregelen rondom evacuatie, zodat iedereen het pand veilig kan verlaten. Het ontruimingsplan opstellen is dus vanuit wet- en regelgeving niet per definitie verplicht, maar het is wel verplicht dat er binnen de organisatie effectief gehandeld kan worden bij calamiteiten. In het kader van die zorgplicht, of juist in het kader van de Arbowetgeving, kan het noodzakelijk of verstandig zijn om een dergelijk plan op te stellen.

Er is één belangrijke uitzondering: wanneer een ontruimingsplan verplicht is, is als er in je (bedrijfs)pand een brandmeldinstallatie (BMI) aanwezig is. Dan ben je als beheerder van een pand vanuit het ‘Bouwbesluit 2012’ wettelijk verplicht om een ontruimingsprocedure op te stellen. Een ontruimingsplan kan opgesteld worden conform de NEN8112 norm. In de norm staat beschreven hoe je een goed en doeltreffend ontruiming plan opstelt.

Blijft de vraag over wanneer een gebouw een BMI moet hebben? Dat hangt af van het gebouw zelf, de gebruiksfunctie, de grootte etc. Een vuistregel daarin is dat een gebouw dat 500 vierkante meter of groter is en/of meer dan één bouwlaag heeft, een BMI moet hebben en dus ook een ontruimingsplan.

Of het nu verplicht is of niet, het is essentieel dat er vooraf is afgesproken hoe de alarmering en ontruiming verloopt. Dit omdat:

Dan nog even dit. Regelmatig horen we ook de vraag: is een ontruimingsplattegrond verplicht? Een ontruimingsplattegrond is een vluchtwegplattegrond op A3-formaat die altijd goed zichtbaar in gebouwen dient te hangen. Je ziet er de vluchtroutes op aangegeven en er is op aangeduid waar blus- en EHBO-middelen te vinden zijn. Een ontruimingsplattegrond is onderdeel van een ontruimingsplan. Een ontruimingsplattegrond is verplicht als het gebouw een brandmeldinstallatie (BMI) heeft.

We hebben het nu gehad over een ontruimingsplan, maar er bestaat ook nog zoiets als een bedrijfsnoodplan. Wat is het verschil tussen een bedrijfsnoodplan en ontruimingsplan? Wat staat er in een bedrijfsnoodplan? En is een bedrijfsnoodplan wettelijk verplicht?

Over het verschil tussen een bedrijfsnoodplan en ontruimingsplan kunnen we kort zijn: een ontruimingsplan is niet hetzelfde als een bedrijfsnoodplan. Een ontruimingsplan is namelijk onderdeel van een bedrijfsnoodplan. Waar een ontruimingsplan vooral beschrijft hoe je het beste kunt evacueren bij calamiteiten, is de scope van een bedrijfsnoodplan veel ruimer. Bij een bedrijfsnoodplan opstellen dien je namelijk ook rekening te houden met aspecten met betrekking tot milieu incidenten en ongevallen. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om een nood- en ontruimingsplan op te zetten waarin beiden geborgd zijn.

Een bedrijfsnoodplan, ook wel calamiteitenplan genoemd, is een soort handboek met een beschrijving van maatregelen en voorzieningen die een organisatie heeft getroffen om adequaat te kunnen handelen bij calamiteiten en noodsituaties. Ook staan er allerlei procedures rondom de BHV-organisatie in vastgelegd. Een bedrijfsnoodplan stel je op om goed voorbereid te zijn op calamiteiten, zodat je te allen tijde zorgt dat de veiligheid geborgd is.

Een bedrijfsnoodplan bestaat uit:

Een bedrijfsnoodplan opstellen begint bij het in kaart brengen van de risico’s door middel van het uitvoeren van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Vervolgens bekijk je tot op welke hoogte je zaken in gaat regelen. Doe je het hoognodige of wil je een optimaal veiligheidsbeleid? Het is aan te raden om in een bedrijfsnoodplan verschillende scenario’s op te nemen van hetgeen dat mis kan gaan (mogelijke ongelukken). Overigens is het zo dat zaken die in een bedrijfsnoodplan staan voor een heel groot deel overeen komen met die van het ontruimingsplan.

Nee, het is niet wettelijk verplicht, maar het is wel verplicht om duidelijke werkinstructies te hebben. Ieder bedrijf in Nederland is namelijk verplicht om zich voor te bereiden op noodsituaties. Een bedrijfsnoodplan is daarom een belangrijke aanrader en in sommige gevallen een eis (bijvoorbeeld als onderdeel van een norm of vanuit een gemeente). Het doel is om bedrijfsschade en menselijk leed te beperken.

Zoals gezegd is het aan te raden om in het bedrijfsnoodplan of BHV plan een ontruimingsplan op te nemen. Een BHV ontruimingsplan, zoals het ook wel genoemd wordt, beschrijft als het ware een stappenplan voor ontruiming BHV. Een ontruimingsplan opstellen begint bij het uitvoeren van de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Zo breng je de mogelijke risico’s in kaart en van daaruit weet je welke zaken in het ontruimingsplan opgenomen dienen te worden. Meer daarover lees je in de volgende alinea.

Er zijn geen regels ontruimingsplan opstellen beschikbaar. In feite kan je een ontruimingsplan dan ook zelf opstellen. De NEN 8112 norm kan daarbij een handig hulpmiddel zijn; deze geeft richtlijnen voor het opstellen van een ontruimingsplan. Een ontruimingsplan is een plan op maat; ieder (bedrijfs)pand ziet er immers anders uit.

Wanneer de RI&E is uitgevoerd, het (nood- en) ontruimingsplan is opgesteld, dan kun je bij calamiteiten grofweg het volgende stappenplan BHV bij een ontruiming hanteren:

Wat wel nog belangrijk is om te benoemen is dat een BHV ontruimingsplan actueel dient te worden gehouden. Veranderen er situaties in het pand, dan dient de RI&E opnieuw uitgevoerd te worden en wordt het ontruimingsplan van daaruit aangepast.

Zoals hierboven aangegeven, kan de basis van het ontruimingsplan worden vastgelegd in een risico-Inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Om als organisatie effectief te kunnen handelen bij een noodsituatie, is het zaak dat:

Om te kunnen bepalen of je als bedrijf effectief kunt optreden bij noodsituaties is het aan te raden om jaarlijks dit soort situaties in de praktijk te oefenen. Uit die oefeningen kan namelijk blijken dat er een duidelijk(er) ontruimingsplan nodig is:

Wil je een ontruimingsplan opstellen en ben je daarbij op zoek naar advies of ondersteuning? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag op weg. Ook voor hulp bij het opstellen van wettelijk verplichte RI&E kun je bij ons terecht!