Managementsysteem in TEAMSBij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) zijn we in 2019 aan de slag gegaan met het opzetten van ons eigen managementsysteem met het oog op de ISO 9001 en ISO 27001 certificering die we als organisatie onlangs behaald hebben. Dit managementsysteem hebben we opgezet met behulp van TEAMS, de cloud-samenwerkingstool van Microsoft. In dit artikel vertellen we je, onder andere op basis van ervaringen in onze eigen organisatie, wat TEAMS is, wat een managementsysteem is en hoe je een dergelijk managementsysteem opzet met behulp van Microsoft TEAMS.

Wat is Microsoft TEAMS?

Microsoft TEAMS is de hub voor teamwerk in Office 365. Een cloudtool die (online) samenwerking binnen organisaties makkelijker, efficiënter en overzichtelijker maakt. TEAMS is beschikbaar in een online omgeving, kan geïnstalleerd worden als desktop en mobiele app en is vanzelfsprekend uitstekend geïntegreerd met Office 365 programma’s. TEAMS is standaard inbegrepen bij Office 365 Business Premium en Office 365 Business Essentials licenties.

Wil je een impressie van een managementsysteem? [Download]

In deze whitepaper geven we een impressie van een managementsysteem: wat is het, wat kun je ermee en hoe zet je het op in je organisatie? De whitepaper ‘Impressie managementsysteem‘ is geheel vrijblijvend te downloaden via onze website.

DOWNLOAD IMPRESSIE

Impressie managementsysteem

Enkele functionaliteiten van Microsoft TEAMS:

  • Communicatie via (groeps)chats, online video- en audiogesprekken, bellen en webconferenties;
  • Samenwerken aan bestanden via ingebouwde Office 365 apps zoals Word, Excel, Powerpoint en Sharepoint;
  • Aanmaken van acties en volgen van actielijsten via de Microsoft Planner;
  • Beheren van je agenda;
  • Favoriete apps en services van derden, zoals Evernote en Salesforce, koppelen.

TEAMS is sterk in opkomst. De tool is in november 2016 gelanceerd en had in juli 2019 zo’n 13 miljoen actieve gebruikers. Dat is inmiddels gestegen tot 20 miljoen dagelijks actieve gebruikers, wat neerkomt op een groei van 50% binnen een jaar tijd (Bron: Statista). TEAMS heeft inmiddels concurrent Slack, dat diverse jaren marktleider was, van de troon gestoten. Microsoft is continu bezig met optimalisatie van de features. Zo kun je TEAMS steeds verder personaliseren en levert het steeds meer waarde op met betrekking tot samenwerking binnen je organisatie.

Teams vs. SlackBron afbeelding: Statista

Een (kwaliteits)managementsysteem opzetten

Wil je meedoen aan een aanbesteding (of tender) of vanuit een andere motivatie aan de slag met het behalen van een bedrijfscertificering zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 ed.? Dan kom je al snel in aanraking met het opzetten van een managementsysteem voor je organisatie waarin je bepaalde (kern)processen gaat borgen. Hoe mooi is het als je dat managementsysteem inclusief je processen kunt koppelen aan de (software)tool waar je hele organisatie iedere dag in werkt? Er zijn ontzettend veel (informatie)systemen waarin je jouw managementsysteem kunt opzetten. Een voorbeeld dat we in dit blogartikel behandelen is Microsoft TEAMS.

Bij CertificeringsAdvies Nederland gaan we bij het opzetten van een managementsysteem altijd uit van jouw organisatie. Gebruik jij in jouw organisatie andere software dan bijvoorbeeld Microsoft TEAMS, Atlassian of AFAS? Geen enkel probleem! Ook wanneer je jouw managementsysteem op wilt zetten binnen een ander systeem kunnen we je van dienst zijn. We gebruiken het systeem dat jij wilt!

Wanneer we een managementsysteem koppelen aan een software tool, zoals bijvoorbeeld Microsoft TEAMS krijgen we vaak de vraag te horen: ‘Mag dat wel van ISO?’. Natuurlijk mag dat! ISO biedt iedere organisatie de mogelijkheid om te werken met een modern, digitaal (kwaliteits)managementsysteem waarin je zaken vastlegt die echt van belang zijn voor je organisatie. Het uitgangspunt daarbij is dat je bij de inrichting van dit managementsysteem zo dicht mogelijk bij je eigen organisatie blijft. Het is nu eenmaal handiger om afspraken te borgen op plaatsen en op manieren zoals de organisatie al gewend is.

Wil je weten hoe we bij CertificeringsAdvies Nederland naast MS TEAMS ook zaken van ons managementsysteem borgen in AFAS software? Lees dan het artikel: Digitaal kwaliteitsmanagementsysteem opzetten voor ISO? Borg zaken in AFAS software.

Een managementsysteem bestaat uit alle afspraken, processen, methodes, documenten en instructies die je als organisatie hebt om aan een bepaalde norm te voldoen. Het is als het ware een weergave van je hele organisatie. Een managementsysteem kan bijvoorbeeld bestaan uit automatiseringssoftware waarin processen zijn geborgd, vastgelegde afspraken staan, interne overlegstructuren zijn vastgelegd en rapportagestructuren te vinden zijn.

Aan de slag met een kwaliteitsmanagementsysteem voor ISO 9001? Lees het artikel: ‘ISO 9001:2015: geen handboek, maar gedocumenteerde informatie‘.

Met behulp van een managementsysteem kun je jouw organisatie structureren en rekening houden met de context waarin je organisatie functioneert. Het doel van het managementsysteem is dat het ondersteunend is aan je bedrijfsbeleid en je -doelen waardoor je jouw organisatie naar een hoger niveau tilt. Het managementsysteem helpt bij het continu verbeteren van je organisatie; het geeft structuur en houvast.

Een managementsysteem in combinatie met Microsoft TEAMS

Steeds vaker horen we bij CertificeringsAdvies Nederland van (potentiële) opdrachtgevers dat ze een managementsysteem in hun eigen informatiesysteem willen inrichten. Daarbij komt regelmatig de vraag naar voren of het mogelijk is om het managementsysteem te koppelen aan TEAMS. Toevallig hebben we bij CertificeringsAdvies Nederland in 2019 ons eigen managementsysteem, dat is opgezet t.b.v. onze ISO 9001 en ISO 27001 certificering, gekoppeld aan Microsoft TEAMS. Onze adviseurs zijn dus letterlijk ervaringsdeskundige op dit gebied.

In 2019 zijn wij als organisatie zelf gestart met een projectgroep om onze ISO 9001/27001 certificering in te regelen en daarvoor o.a. een managementsysteem op te zetten. Tegelijkertijd zijn we destijds gestart met een projectgroep die zich bezig is gaan houden met de implementatie van de tool Microsoft TEAMS. Op gegeven moment was TEAMS zodanig ingericht dat het gemeengoed was geworden binnen onze organisatie en daarmee vormde het een uitstekende basis om ons managementsysteem in op te zetten.

Wanneer je jouw managementsysteem koppelt aan Microsoft TEAMS, dan kun je het systeem zodanig inrichten dat het volledig geïntegreerd wordt met je bestaande werkwijze(n). Het biedt dan echt toegevoegde waarde voor je organisatie. Je hoeft immers geen compleet nieuwe werkwijze en systemen op te zetten om te kunnen voldoen aan de eisen van ISO. In een tool als TEAMS kun je documentatie zoals beleid, procedures, werkinstructies, verbeteringen ed. onderbrengen en managen. Alles wordt geborgd in TEAMS, het overkoepelende systeem dat alle mensen binnen je organisatie dagelijks gebruiken. Daardoor wordt beheer en onderhoud van het systeem een stuk makkelijker.

Het voordeel van werken met TEAMS is dat je hele organisatie in hetzelfde systeem werkt. Bovendien is het gekoppeld met Office 365 waardoor iedereen zijn of haar eigen inloggegevens heeft en er autorisatie mogelijk is. Gevolg: je wordt enkel betrokken bij teams en groepen in TEAMS die voor jouw functie relevant zijn. Daarnaast is de software gestandaardiseerd en is integratie met vele andere tools mogelijk, waardoor je snel, makkelijk en goedkoop zelf zaken opzet binnen je organisatie. De uitdaging zit hem dan ook in het goed benutten van alle mogelijkheden en die steeds verder optimaliseren.

Ga je aan de slag met het opzetten van ISMS voor ISO 27001? Lees dan eens het artikel: ‘Een ISMS opzetten met behulp van Atlassian‘.

Managementsysteem in TEAMS: praktijkvoorbeelden

MS TEAMS appZoals gezegd hebben we bij CertificeringsAdvies Nederland ons managementsysteem ook geïntegreerd in TEAMS. Hieronder een aantal voordelen en praktijkvoorbeelden m.b.t. de mogelijkheden in TEAMS.

Geen interne e-mails meer via Outlook

Op het moment dat we met TEAMS zijn gestart hebben we afgesproken dat er onderling geen mails meer worden verstuurd. Alle communicatie in de vorm van gesprekken, delen van documenten en notulen en uitzetten van acties verloopt via TEAMS. Dit scheelt een heleboel interne mails.

Iedereen binnen handbereik

Binnen onze organisatie werken diverse collega’s in de buitendienst waardoor zij beperkt op kantoor zijn omdat ze altijd bij klanten of onderweg zijn. Voorheen moesten we elkaar steeds mailtjes sturen, bellen of wachten tot we elkaar spraken op kantoor. Via de chat en gesprekken in TEAMS kunnen we elkaar nu makkelijk en snel bereiken en krijg je doorgaans snel respons. Een like, een ja/nee of juist een aanpassing in een gedeeld document; in TEAMS is het allemaal zo gebeurd. Onze collega’s kunnen zelfs inbellen bij interne meetings, waardoor ze geen reistijd hebben en toch mee kunnen vergaderen.

Overzichtelijke to-do lijsten (acties)

In ieder kanaal dat je in TEAMS opzet is het mogelijk om een actielijst te koppelen via Microsoft Planner. Je kunt jezelf en collega’s acties toewijzen waarbij je een omschrijving, deadline, subtaken, reacties en eventueel bestand kunt koppelen. Iedereen die in TEAMS werkt kan zijn of haar acties overzichtelijk op een rij zien en zo per dag, week en maand prioriteiten stellen en taken opvolgen.

Notulen en bestanden delen

In ieder kanaal in TEAMS kunnen via OneNote notulen gekoppeld worden waar je met meerdere mensen in kunt werken. Zo kun je al je meetings binnen TEAMS notuleren en deze notulen direct met alle mensen in de groep delen. Datzelfde geldt voor documenten die aan een kanaal worden gekoppeld. Deze kunnen door meerdere mensen bewerkt worden en direct gedeeld worden in het betreffende team.

Microsoft FLOW

In TEAMS kan een koppeling worden gemaakt met Microsoft FLOW. Een tool waarmee geautomatiseerde werkstromen opgezet kunnen worden. Zo kun je bijvoorbeeld maandelijks automatisch een reminder voor iets laten versturen dat als bericht in een kanaal in TEAMS komt te staan. Of automatisch al je maandelijkse taken aan het begin van de maand in je planner uitrollen. En wat te denken van e-mails van specifieke afzenders of onderwerpen die in je mailbox binnenkomen, waarvan je gelijk een notificatie naar personen of kanalen in TEAMS kunt versturen. Zo weet iedereen vanuit TEAMS dat er een bepaalde mail is binnengekomen (zoals bijv. een offerte-aanvraag of een melding dat de website down is). Volledig geautomatiseerd en altijd up-to-date.

Ondersteuning nodig bij managementsysteem implementatie?

Zoals hierboven beschreven hebben we bij CertificeringsAdvies Nederland ruime ervaring met het implementeren van een managementsysteem in combinatie met software zoals bijvoorbeeld Microsoft TEAMS. Ook wanneer je het managementsysteem wilt koppelen aan het (informatie)systeem dat jij gebruikt binnen jouw organisatie is dat geen enkel probleem. We gebruiken de software die jij wilt. Wij kunnen je helpen om een managementsysteem voor bijvoorbeeld ISO 9001 op te zetten in jouw organisatie en dat te combineren met TEAMS, AFAS, Atlassian of andere software. Daarbij:

  • Richten we het hele managementsysteem samen met je in;
  • Begeleiden we je indien gewenst bij het optimaliseren van je software (TEAMS, AFAS, Atlassian of anders), zodat we het managementsysteem optimaal kunnen integreren in jouw software-tool;
  • Leggen we je uit hoe alles werkt en koppelen alle zaken zover mogelijk geautomatiseerd aan elkaar;
  • Bereiden we je organisatie zo goed mogelijk voor op certificering.

Wil jij binnen jouw organisatie met bovenstaande aan de slag, maar weet je niet waar je moet beginnen of kun je daarbij wel wat ondersteuning gebruiken? Wij kunnen je alles vertellen over de mogelijkheden en denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw organisatie. Interesse? Neem gerust eens contact op. Onze adviseur helpt je graag verder op weg!


New call-to-action

CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl