Een keurmerk beheren? Dit komt er allemaal bij kijken

Een keurmerk optuigen is één ding, maar een keurmerk onderhouden is mogelijk nog een grotere uitdaging. In dit artikel zetten we uiteen wat er allemaal bij komt kijken.

Een keurmerk onderhouden
Portretfoto Will van Roosmalen
Will van Roosmalen
Manager Algemeen

Will van Roosmalen is Manager Algemeen bij CertificeringsAdvies Nederland. De nieuwe kansen die ontstaan motiveren hem enorm om elke dag weer aan de slag te gaan!

will@certificeringsadvies.nl

Je hebt een organisatiekeurmerk en/of persoonscertificering opgetuigd. Zo, dat staat! Een hele stap, maar een goed begin is eigenlijk pas het halve werk. Zodra je keurmerk is gelanceerd, kom je in de zogenaamde beheerfase. Hoe ga je het keurmerk beheren? Denk daarbij aan zaken als:

  • Het keurmerk en de kaders verder aanscherpen en uitdiepen;
  • De organisatie beter inrichten;
  • Het structurele fundament versterken;
  • Erkenning inregelen;
  • Het imago binnen de branche uitbouwen;
  • (Steeds meer) administratie voeren;
  • Etc.

Ieder(e) keurmerk(organisatie) is uiteraard anders. Een keurmerk richt je immers op maat in. In dit artikel schetsen we echter een aantal zaken waar je mee te maken kunt krijgen als je een keurmerk gaat beheren.

Het auditprogramma

Als het goed is heb je tijdens het ontwikkelen van je keurmerk al nagedacht over een zogenaamd auditprogramma. Daarbij is de wijze van auditen vastgelegd, evenals de frequentie ervan, de manier van rapporteren, wie de audits uitvoert, de beoordeling, het toezicht etc. Nu je in de beheerfase bent aanbeland, gaat het auditprogramma daadwerkelijk draaien. Audits vinden periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks plaats, om te controleren of er kwalitatief aan de voorwaarden en eisen wordt voldaan.

Periodieke audits: VCA bedrijfs- en persoonscertificering

VCA staat voor VGM Checklist Aannemers en is een norm voor veilig en gezond werken die in Nederland ontwikkeld is. De bedrijfscertificering is bedoeld voor organisaties die risicovolle werkzaamheden uitvoeren. Naast een bedrijfs- is er ook een VCA persoonscertificering. Wanneer je als organisatie VCA gecertificeerd bent, moeten alle uitvoerende medewerkers verplicht een VCA diploma behalen.

  • Voor een VCA bedrijfscertificering wordt ieder jaar een audit uitgevoerd. Pas wanneer je de audit doorstaat en je dus aantoonbaar aan alle eisen voldoet, mag je het VCA-certificaat behouden.
  • De VCA-persoonscertificering is 10 jaar geldig. Daarna moeten de medewerkers opnieuw een VCA-training en bijbehorend examen succesvol afleggen.

Ontwikkelen persoonscertificering?

Zodra je een organisatiekeurmerk hebt opgetuigd dat inmiddels is gelanceerd, kun je na gaan denken over het koppelen van een zogenaamde persoonscertificering. Daarmee verhoog je de kwaliteit in de branche. Het is dan namelijk niet enkel zo dat bedrijven gecertificeerd zijn, maar ook mensen die voor de bedrijven werken (op persoonsniveau).

Voorbeeld: Stichting NaVU

In de uitvaartbranche wordt gewerkt met een organisatiekeurmerk om de kwaliteit te borgen. Enkele jaren geleden is daarnaast ook een persoonscertificering ontwikkeld: het Nationaal Vakexamen Uitvaartzorg. Wanneer je aan deze eisen voldoet ben je register uitvaartverzorger. Een eis vanuit de bedrijfscertificering is dat minimaal 70% van de medewerkers Register Uitvaartverzorger is. Op die manier zijn de bedrijfs- en persoonscertificering sterk aan elkaar gekoppeld.

Het ontwikkelen van een persoonscertificering vindt steeds vaker plaats. Dat wordt gedreven door de trend dat er steeds meer ZZP’ers in de markt actief worden. Diverse partijen in de markt willen deze zogenaamde ‘wildgroei’ tegengaan en zetten om die reden een organisatie- en/of persoonscertificering op. Doel daarvan is dat partijen/personen die actief zijn in de markt een stuk kwaliteit aantoonbaar moeten maken.

Continu ontwikkelen aantonen met PE-registratie

Wanneer je een persoonscertificering opzet, dan is het gangbaar om daar PE-registratie aan te koppelen. PE, wat staat voor Permanente Educatie, is essentieel om aan te kunnen tonen dat je continu aan het bijscholen bent. Met de snelle veranderingen is het noodzakelijk om kennis bij te blijven scholen en mee te kunnen gaan met de tijd. Door PE-registratie te koppelen aan een keurmerk, kan aantoonbaar worden gemaakt dat een persoon trainingen, vakbeurzen, lezingen etc. volgt. Voor het volgen van een activiteit krijgt men een bepaald aantal punten en periodiek moet een bepaald puntenaantal worden behaald om de certificering te kunnen behouden.

Lees ook: Waarom permanente educatie, de noodzaak!

De organisatie door ontwikkelen

Bij het optuigen van een keurmerk is een bepaalde organisatie in het leven geroepen. Denk bijvoorbeeld aan een bestuur, stichting of stuurgroep die het keurmerk als het ware beheert. Daarnaast kan er ook een zogenaamd bedrijfsbureau ingericht zijn. Hoe je het ook hebt aangepakt, wanneer je een keurmerk beheert, krijg je in elk geval te maken met (steeds meer):

  • Vragen van stakeholders (helpdesk mail/telefoon);
  • Administratie
  • Proces- en systeeminrichting en -optimalisatie;
  • Projectmanagement en – coördinatie

Het is zaak om goed naar de inrichting van je organisatie te kijken. Wie doet wat? En hoe borg je dat al het werk gedaan wordt? Doe je dat binnen je stuurgroep of neem je daar bijvoorbeeld een partij voor in de arm?

“Mensen vergissen zich vaak in de hoeveelheid werk”

Will van Roosmalen: “Bij het beheren en onderhouden van een keurmerk komt veel (administratief) werk kijken. Projectmanagement om alle stakeholders bij elkaar te krijgen, alle acties in beeld te houden en alle taken tijdig op te pakken, maar ook mensen (stakeholders) te woord staan, administratie voeren etc. Mensen vergissen zich daar vaak in.

Neem bijvoorbeeld het opzetten van PE-registratie. Dat is niet iets wat je zomaar even doet. Een PE-activiteit moet eerst goedgekeurd (geaccrediteerd) worden, alvorens die op de PE-lijst gezet kan worden. Daar moeten een aantal mensen zich over buigen. Niet elke activiteit kan zomaar ingediend worden. En dat is maar goed ook, want daarmee bewaak je natuurlijk de kwaliteit. Maar denk ook aan het volgen van een activiteit. Dat moet geregistreerd worden. Daar moet je een systeem voor inrichten en onderhouden. En als iemand een activiteit heeft gedaan, dan krijgt die persoon een enquête om de kwaliteit ervan te beoordelen. Op die manier borg je dat de activiteiten op niveau zijn.”

Een gedegen (overleg)structuur

Wanneer je een keurmerk beheert heb je mogelijk een stichting of stuurgroep opgezet die periodiek zorg en aandacht geeft aan het keurmerk. Enerzijds om het keurmerk verder te ontwikkelen en anderzijds om de dagelijkse gang van zaken te evalueren en ervoor te zorgen dat alles loopt. Vaak is het zo dat personen in een stichting of stuurgroep dit als secundaire taak doen, omdat ze ook nog werkzaam zijn voor een organisatie (hun primaire baan). Dat betekent dat het keurmerk niet dagelijks top of mind is. Om die reden moet je afspraken met elkaar maken over bijvoorbeeld overlegmomenten. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een 6-wekelijkse bestuursvergadering om lopende zaken te bespreken.

Rondom een keurmerk heb je echter vaak te maken met verschillende stakeholders, zoals bijvoorbeeld een examencommissies, bedrijven en personen die het keurmerk dragen, een commissie van deskundigen etc. Ook met deze stakeholders moeten afspraken gemaakt worden, zoals overlegmomenten of taken waaraan zij voor bepaalde deadlines moeten voldoen. Dat vergt organisatie! Al met al is het zaak om een gedegen (overleg)structuur in te richten, zodat zaken niet blijven liggen en er (tijdig) tegemoet gekomen kan worden aan de eisen en wensen van alle stakeholders.

Draagvlak binnen de branche

Een keurmerk is pas echt van waarde als het gedragen wordt door (het grootste deel van) de branche. Wil je een sterk bestuur of stichting vormen, dan is het van belang dat daar mensen in plaats nemen die uit de praktijk van de branche komen; die weten hoe het in de dagelijkse praktijk reilt en zeilt. Anderzijds heb je ook (externe) specialisten nodig, zoals bijvoorbeeld een jurist, en tot slot is het handig om rekening te houden met verschillende invalshoeken. Denk bijvoorbeeld aan verschillende culturen in een branche. Al met al moet de stuurgroep bestaan uit een variëteit aan mensen om de branche goed te vertegenwoordigen en zoveel mogelijk draagvlak te creëren. Dit hoeft niet meteen vanaf dag één zo te zijn, maar is wel iets wat je in de beheerfase verder kunt gaan uitbouwen.

Niet alleen binnen je stuurgroep is dit van belang, maar ook daar buiten. Als keurmerkhouder moet je nadenken over het werken aan en het verwerven van bekendheid binnen de branche. Dat is een continu proces; des te meer partijen het keurmerk omarmen en er de meerwaarde van inzien, des te sterker het keurmerk in de markt staat en daadwerkelijk bijdraagt aan het beoogde doel.

Verplicht karakter of niet?

In bijvoorbeeld de medische- of verzekeringswereld worden bepaalde keurmerken verplicht vanuit de overheid/wet. Dergelijke keurmerken krijgen daardoor automatisch meer waarde. Je moet ze immers behalen, anders mag je het vak niet uitoefenen. In de meeste branches hebben keurmerken echter geen verplicht karakter. Om die reden is het daarbij extra belangrijk om te zorgen voor gedragenheid in de branche. Denk bijvoorbeeld aan het meekrijgen van grote spelers in de markt, wanneer dat lukt, heb je direct veel draagvlak (en aanzien). Je moet dus continu aan het imago van het keurmerk blijven werken. Een goed voorbeeld daarvan is VCA. Het VCA-certificaat is geen overheids- of arbo-verplichting, maar wel een belangrijk keurmerk in de markt. Dat is door de jaren heen zo gegroeid. Je ziet tegenwoordig dat bij vrijwel elke aanbesteding standaard om VCA wordt gevraagd, anders kun je niet meedoen. Dat komt doordat er jarenlang draagvlak is gecreëerd.

Advies of ondersteuning nodig?

Wanneer je een keurmerk hebt ontwikkeld en dit wilt gaan onderhouden, komen er weer nieuwe uitdagingen op je pad. Bij CAN Keurmerksupport hebben we diverse partijen geadviseerd en ondersteund om hun keurmerk verder te ontwikkelen en goed te kunnen beheren. Denk daarbij aan projectmanagement, operationele zaken uit handen nemen, adviseren op basis van kennis en ervaring met andere keurmerken, etc.

Ben je op zoek naar advies of ondersteuning rondom het beheren van jouw organisatiekeurmerk of persoonscertificering? Neem dan gerust contact met ons op! Wij sparren graag met je.

Keurmerksupport: gratis adviesgesprek

Portretfoto Will van Roosmalen
Will van Roosmalen
Manager Algemeen

Will van Roosmalen is Manager Algemeen bij CertificeringsAdvies Nederland. De nieuwe kansen die ontstaan motiveren hem enorm om elke dag weer aan de slag te gaan!

will@certificeringsadvies.nl

Advies of ondersteuning nodig?

Kom in contact met CAN Keurmerksupport! Wij sparren graag.

  • Deskundig advies
  • Praktische tips
  • Gedegen aanpak

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields