Een keurmerk beheren? Dit komt er allemaal bij kijken

Je hebt een organisatiekeurmerk en/of persoonscertificering opgetuigd. Zo, dat staat! Een hele stap, maar een goed begin is eigenlijk pas het halve werk. Zodra je keurmerk is gelanceerd, kom je in de zogenaamde beheerfase. Hoe ga je het keurmerk beheren? Denk daarbij aan zaken als:

Ieder(e) keurmerk(organisatie) is uiteraard anders. Een keurmerk richt je immers op maat in. In dit artikel schetsen we echter een aantal zaken waar je mee te maken kunt krijgen als je een keurmerk gaat beheren.

Als het goed is heb je tijdens het ontwikkelen van je keurmerk al nagedacht over een zogenaamd auditprogramma. Daarbij is de wijze van auditen vastgelegd, evenals de frequentie ervan, de manier van rapporteren, wie de audits uitvoert, de beoordeling, het toezicht etc. Nu je in de beheerfase bent aanbeland, gaat het auditprogramma daadwerkelijk draaien. Audits vinden periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks plaats, om te controleren of er kwalitatief aan de voorwaarden en eisen wordt voldaan.

Zodra je een organisatiekeurmerk hebt opgetuigd dat inmiddels is gelanceerd, kun je na gaan denken over het koppelen van een zogenaamde persoonscertificering. Daarmee verhoog je de kwaliteit in de branche. Het is dan namelijk niet enkel zo dat bedrijven gecertificeerd zijn, maar ook mensen die voor de bedrijven werken (op persoonsniveau).

Het ontwikkelen van een persoonscertificering vindt steeds vaker plaats. Dat wordt gedreven door de trend dat er steeds meer ZZP’ers in de markt actief worden. Diverse partijen in de markt willen deze zogenaamde ‘wildgroei’ tegengaan en zetten om die reden een organisatie- en/of persoonscertificering op. Doel daarvan is dat partijen/personen die actief zijn in de markt een stuk kwaliteit aantoonbaar moeten maken.

Bij het optuigen van een keurmerk is een bepaalde organisatie in het leven geroepen. Denk bijvoorbeeld aan een bestuur, stichting of stuurgroep die het keurmerk als het ware beheert. Daarnaast kan er ook een zogenaamd bedrijfsbureau ingericht zijn. Hoe je het ook hebt aangepakt, wanneer je een keurmerk beheert, krijg je in elk geval te maken met (steeds meer):

Het is zaak om goed naar de inrichting van je organisatie te kijken. Wie doet wat? En hoe borg je dat al het werk gedaan wordt? Doe je dat binnen je stuurgroep of neem je daar bijvoorbeeld een partij voor in de arm?

Wanneer je een keurmerk beheert heb je mogelijk een stichting of stuurgroep opgezet die periodiek zorg en aandacht geeft aan het keurmerk. Enerzijds om het keurmerk verder te ontwikkelen en anderzijds om de dagelijkse gang van zaken te evalueren en ervoor te zorgen dat alles loopt. Vaak is het zo dat personen in een stichting of stuurgroep dit als secundaire taak doen, omdat ze ook nog werkzaam zijn voor een organisatie (hun primaire baan). Dat betekent dat het keurmerk niet dagelijks top of mind is. Om die reden moet je afspraken met elkaar maken over bijvoorbeeld overlegmomenten. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van een 6-wekelijkse bestuursvergadering om lopende zaken te bespreken.

Rondom een keurmerk heb je echter vaak te maken met verschillende stakeholders, zoals bijvoorbeeld een examencommissies, bedrijven en personen die het keurmerk dragen, een commissie van deskundigen etc. Ook met deze stakeholders moeten afspraken gemaakt worden, zoals overlegmomenten of taken waaraan zij voor bepaalde deadlines moeten voldoen. Dat vergt organisatie! Al met al is het zaak om een gedegen (overleg)structuur in te richten, zodat zaken niet blijven liggen en er (tijdig) tegemoet gekomen kan worden aan de eisen en wensen van alle stakeholders.

Een keurmerk is pas echt van waarde als het gedragen wordt door (het grootste deel van) de branche. Wil je een sterk bestuur of stichting vormen, dan is het van belang dat daar mensen in plaats nemen die uit de praktijk van de branche komen; die weten hoe het in de dagelijkse praktijk reilt en zeilt. Anderzijds heb je ook (externe) specialisten nodig, zoals bijvoorbeeld een jurist, en tot slot is het handig om rekening te houden met verschillende invalshoeken. Denk bijvoorbeeld aan verschillende culturen in een branche. Al met al moet de stuurgroep bestaan uit een variëteit aan mensen om de branche goed te vertegenwoordigen en zoveel mogelijk draagvlak te creëren. Dit hoeft niet meteen vanaf dag één zo te zijn, maar is wel iets wat je in de beheerfase verder kunt gaan uitbouwen.

Niet alleen binnen je stuurgroep is dit van belang, maar ook daar buiten. Als keurmerkhouder moet je nadenken over het werken aan en het verwerven van bekendheid binnen de branche. Dat is een continu proces; des te meer partijen het keurmerk omarmen en er de meerwaarde van inzien, des te sterker het keurmerk in de markt staat en daadwerkelijk bijdraagt aan het beoogde doel.

Wanneer je een keurmerk hebt ontwikkeld en dit wilt gaan onderhouden, komen er weer nieuwe uitdagingen op je pad. Bij CAN Keurmerksupport hebben we diverse partijen geadviseerd en ondersteund om hun keurmerk verder te ontwikkelen en goed te kunnen beheren. Denk daarbij aan projectmanagement, operationele zaken uit handen nemen, adviseren op basis van kennis en ervaring met andere keurmerken, etc.

Ben je op zoek naar advies of ondersteuning rondom het beheren van jouw organisatiekeurmerk of persoonscertificering? Neem dan gerust contact met ons op! Wij sparren graag met je.