Een ISO 14001 handboek is geen verplichting. Borg zaken in je milieumanagementsysteem!

Regelmatig wordt ons de vraag gesteld of een ISO 14001 handboek nog altijd verplicht is? Reden genoeg om daar een blogartikel aan te wijden. Het antwoord op de vraag is ‘nee, dat is zeker niet verplicht’. Sterker nog, een handboek is eigenlijk verleden tijd. Vrijwel iedere organisatie die tegenwoordig met ISO 14001 aan de slag gaat, kiest voor een modern (digitaal opgezet) managementsysteem in plaats van een handboek. Dat neemt niet weg dat een ISO 14001 handboek nog altijd een optie is. Wat je ook kiest, zorg ervoor dat de methode ondersteunend is aan je bedrijfsbeleid en doelen! In dit artikel zetten we één en ander over een ISO 14001 milieumanagementsysteem vs. handboek voor je uiteen. Mochten er verdere vragen zijn, laat het ons gerust weten.

ISO-normen, zoals ISO 14001, worden nog altijd geassocieerd met dikke pakken papier en het welbekende ISO 14001 handboek. Dat is ook zeker niet gek, want in het verleden ging dit soort zaken hand in hand met elkaar. Wie met ISO 14001 aan de slag ging, die ging aan de slag met het opzetten van een handboek met allerlei uitgebreid omschreven instructies en procedures. In dat handboek werd alles netjes vastgelegd. In de praktijk bleek echter dat er na oplevering nauwelijks nog naar om werd gekeken. Waarom kozen organisaties dan vrijwel altijd voor een ISO 14001 handboek? Simpelweg omdat de ISO-normen destijds vroegen om een verplichte structuur van vastlegging en een handboek sloot daar goed op aan.

Dat alles is echter verleden tijd. De nieuwe generatie ISO-normen, zoals ISO 14001:2015, laat organisaties volledig vrij in het bepalen welke informatie benodigd is en op welke wijze deze wordt vastgelegd. Er is weliswaar nog een set aan verplicht vast te leggen informatie, maar verder is het aan de organisatie zelf om hier invulling aan te geven. Je bent er als organisatie volledig vrij in om te bepalen op welke manier je die zaken vastlegt. In de nieuwste ISO 14001 norm wordt daarom niet meer gesproken over een handboek, maar over ‘gedocumenteerde informatie’. Dit is als het ware een overkoepelende term voor alle documenten en systemen die in een organisatie gebruikt worden. Waar het in de nieuwe generatie ISO-normen vooral om draait is, dat je aan kunt tonen dat je op een bepaalde manier werkt en dat dit bijdraagt aan het realiseren van (milieu)doelen en niet meer om de manier waarop je iets documenteert of vastlegt.

In de praktijk zie je dat veel organisaties er tegenwoordig voor kiezen om een ISO 14001 managementsysteem op te tuigen. Een dergelijk systeem heet een ‘milieumanagementsysteem’. Hoe richt je zo’n milieumanagementsysteem dan in? Het uitganspunt van ISO 14001 daarbij is dat je zo dicht mogelijk bij je eigen organisatie blijft. Het is namelijk een stuk makkelijker om afspraken en zaken te borgen op de manier zoals dat nu al gedaan wordt. Dat kan bijvoorbeeld zijn door in te prikken op bestaande softwaresystemen, waar je als organisatie al mee werkt. Dat gaat veel sneller en efficiënter, dan wanneer je iets compleet nieuws op moet gaan zetten. Wanneer je een milieumanagementsysteem gaat opzetten, kijk dan vooral eerst naar alle informatie en documentatie die reeds in je organisatie aanwezig is. Dit vormt het uitgangspunt waarop je verder kunt bouwen.

Of je nu kiest voor een digitaal managementsysteem of een handboek, houd er in ieder geval altijd rekening mee dat het fungeert als hulpmiddel. Het managementsysteem/handboek is geen doel op zich, maar een middel om als organisatie milieubewust(er) te werken. In een managementsysteem leg je namelijk zaken vast die je als organisatie belangrijk vindt en die ondersteunend zijn aan je beleid en doelen. Wanneer je een milieumanagementsysteem op de juiste wijze inzet, dan ga je zien dat:

Soms vragen organisaties zich, ondanks de nieuwe ISO-norm en vrije manier van vastlegging, af of het dan helemaal niet meer mogelijk is of aan te raden is om met een ISO 14001 handboek te werken? Dat kan uiteraard nog altijd prima. Wanneer je dat als organisatie prettig vindt, kun je wel degelijk een ISO 14001 handboek opzetten. Een dergelijk handboek:

Het is alleen wel van belang dat het document ook werkt in de praktijk en niet opgetuigd wordt om vervolgens in een kast of la te belanden. Daarom is het zaak dat alles wat erin wordt opgenomen ook praktisch toepasbaar wordt gemaakt. Het handboek moet ondersteunend zijn aan je werkwijze en doelen.

Een dergelijk handboek kan gebaseerd zijn op de structuur van de ISO 14001 norm, maar kan ook bestaan uit een eigen structuur die door je organisatie zelf ontwikkeld wordt. Wanneer een handboek gebaseerd is op de ISO 14001 norm, dan volgt het doorgaans de hoofdstukindeling en nummering van de norm. Wanneer je een eigen structuur kiest voor je handboek, dan is dat doorgaans niet het geval en zie je de directe koppeling met de norm vaak niet zichtbaar terug. In dat geval sluit een handboek aan op de dagelijkse praktijk en gang van zaken. Er is echter geen goed of fout: kijk vooral naar wat prettig werkt voor jouw organisatie en wat het beste aansluit bij jouw doelen.

Wil je aan de slag met ISO 14001 en/of het optuigen/onderhouden van je milieumanagementsysteem? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag (op weg) om ervoor te zorgen dat jouw milieumanagementsysteem je organisatie echt toegevoegde waarde biedt!