Een HKZ kwaliteitszorgsysteem opzetten met behulp van KPI’s

Als zorgaanbieder ben je al jarenlang verplicht om verantwoorde zorg te leveren waarbij je de kwaliteit van je zorg systematisch bewaakt, beheerst en verbetert (Kwaliteitswet Zorginstellingen). Veel organisaties kiezen er daarom voor om een bekende kwaliteitsnorm (zoals ISO 9001 of HKZ) te implementeren binnen de organisatie. Enerzijds geeft het handige richtlijnen om je processen in te richten waarbij continu verbeteren centraal staat en anderzijds straal je ook nog eens vertrouwen uit wanneer je daadwerkelijk certificeert. Omdat de HKZ norm een specifieke vertaling heeft naar de zorgsector en uitgebreider is dan de ISO 9001 norm, kan de HKZ norm door stakeholders als ‘waardevoller’ worden gezien. Deze is echter wel alleen in Nederland erkend. In dit artikel geven je handvatten voor wanneer je aan de slag gaat met een HKZ kwaliteitszorgsysteem opzetten.

Een kwaliteitszorgsysteem is in principe gewoon een kwaliteitsmanagementsysteem in de zorg. Het geeft je handen en voeten om met de kwaliteit van je zorg aan de slag te gaan en deze op structurele wijze continu te verbeteren. Daarbij houd je niet alleen rekening met de wet- en regelgeving van buitenaf, maar ook met de eisen die je aan je eigen organisatie stelt. Door middel van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus borg je continue verbetering.

Het belangrijkste aan het opzetten van een managementsysteem is natuurlijk dat het nuttig is en toegevoegde waarde biedt aan je organisatie. Het moet aansluiten bij je doelstellingen en bij de manier waarop binnen jouw organisatie gewerkt wordt. Belangrijk is dat je doelstellingen zo concreet mogelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan: ‘De kosten met 10% verminderen ten opzichte van vorig jaar’.

Je moet daarnaast goed stilstaan bij de context van je organisatie en waar je naartoe wil. Wat zijn de factoren die (positieve of negatieve) invloed kunnen hebben op het behalen van je doelstellingen? Met welke interne (dienstenaanbod, cultuur, beschikbare tijd) en welke externe (wet- en regelgeving, marktontwikkelingen, belanghebbenden) factoren heb je te maken?

Waar begin je? Wat in je organisatie gaat al goed en waarop kun je dus verder bouwen? Dat wordt duidelijk in een nulmeting. Je ziet op welke onderwerpen je het al goed doet, maar ook waar de ‘gaten’ zitten ten opzichte van je gewenste situatie en aan welke eisen je nog moet zien te voldoen. In de praktijk merken we dat veel organisaties vaak al veel goed georganiseerd hebben. De stap naar een (certificeerbaar) managementsysteem is dan dus minder groot dan je zou denken. Hierdoor sluit het managementsysteem ook beter aan op de manier waarop je momenteel al werkt.

Hierna is het zaak om je organisatiedoelstellingen naar procesdoelstellingen te vertalen. Wat betekent de verlaging van de kosten met 10% voor de bedrijfsvoering? Welke prestatie-indicatoren moeten hieraan gekoppeld worden? Als je een verlaging van de kosten wilt realiseren, zal je iets moeten aanpassen in je proces. Denk bijvoorbeeld aan energiezuiniger werken. Een KPI is dan bijvoorbeeld je energiekosten. Een andere manier om kosten te besparen is bijvoorbeeld door minder werk bij ZZP’ers weg te leggen en in plaats daarvan iemand aan te nemen. Je KPI is dan bijvoorbeeld het percentage werk dat bij ZZP’ers wordt weggelegd.

Je bouwwerk is nu bijna klaar. Op alle aansturende niveaus is bepaald wat er moet gebeuren. Let op: definieer niet te veel doelstellingen waardoor het praktisch onhaalbaar wordt. Een paar doelstellingen per jaar realiseren is al een hele prestatie!

Als het goed is, is iedereen binnen de organisatie nu op de hoogte van zijn verantwoordelijkheid als het gaat om het behalen van de doelstellingen. Je gaat de maatregelen uit stap 2 dus implementeren op de werkvloer. Belangrijk is dat je hier ook evaluaties voor inplant om te toetsen of het behalen van de doelstelling de goede kant op gaat. Zo niet, dan kun je tijdig bijsturen. Als je deze stap goed uitvoert, dan betekent dat:

Hierbij wordt de PDCA-cyclus toegepast.

Wil je meer weten over het opzetten van een HKZ kwaliteitszorgsysteem of heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag!