Een calamiteitenplan opstellen: Hoe doe je dat en is een calamiteitenplan verplicht?

Een calamiteitenplan opstellen, dat doe je als organisatie om ervoor te zorgen dat de veiligheid van mensen gewaarborgd blijft als calamiteiten zich voordoen. Regelmatig krijgen we bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) vragen over hoe je als organisatie het beste een calamiteitenplan kan opstellen. In dit artikel geven we antwoord op onder andere die vraag en ook geven we je een handig stappenplan waarmee je een calamiteitenplan voorbeeld hebt. Verder beantwoorden we de vragen: “Wat is een calamiteitenplan?”, “Wie is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van het plan?” en “Is een calamiteitenplan verplicht?”. Ook beschrijven we een situatie uit de praktijk waarin het belang van een calamiteitenplan goed naar voren komt. 

Wat is een calamiteitenplan? Dat leggen we je uit! Een calamiteitenplan (ook wel: BHV-plan, bedrijfsnoodplan of intern noodplan) stel je als organisatie op om de veiligheid van mensen te waarborgen. In een dergelijk plan wordt daarom vastgelegd hoe er gehandeld moet worden indien een calamiteit zich voordoet. Er staat dus specifiek beschreven wie verantwoordelijk is voor elke taak en wat er in elk scenario zou moeten gebeuren. Soms is het bijvoorbeeld noodzakelijk om hulpdiensten in te schakelen, maar wie doet dat dan? En als het gebouw ontruimd moet worden, zijn dan alle vluchtroutes bekend en ook echt veilig? Dit soort specifieke, maar cruciale, zaken, maken het hebben van een calamiteitenplan heel belangrijk.

Een calamiteitenplan is voor elke organisatie uniek en kan daarom niet zomaar kant en klaar van internet gedownload worden. Het beschrijft echt de benodigde stappen die genomen moeten worden door jouw mensen en is specifiek gericht op jouw organisatie en omgeving. Er zijn wel een aantal elementen die er altijd in dienen te zitten, zoals:

De organisatie van de bedrijfshulpverlening (BHV) binnen je bedrijf speelt ook een belangrijke rol in een calamiteitenplan. Zo moet er in vermeld staan welke medewerkers BHV’ers zijn, wat hun telefoonnummers zijn en wat de onderlinge commandostructuur is. Ook staat er duidelijk in een calamiteitenplan beschreven hoe alle aanwezigen geïnstrueerd dienen te worden, waar de plattegronden van het pand zich bevinden en ook waar iedereen naartoe geleid dient te worden in het geval van een ontruiming.

Een calamiteitenplan opstellen kost nou eenmaal tijd, maar hoeveel precies is afhankelijk van de grootte en complexiteit van je organisatie. Gelukkig hoef je niet bij nul te beginnen. Een boel zaken staan namelijk al beschreven in de wettelijk verplichte risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). Je kan dus de RI&E gebruiken om inzichtelijk te maken welke risico’s zich voor kunnen doen binnen jouw organisatie. Je kunt deze kennis vervolgens gebruiken om voor elk risico verschillende situaties te bedenken waarin een calamiteit kan ontstaan als gevolg van dat risico. Door dit te doen, kun je goed nadenken over de maatregelen die je kunt treffen om de calamiteit vervolgens te bestrijden.
Een voorbeeld: Stel je hebt een vakantiepark en je weet dat er ergens een opslaghok staat met gevaarlijke stoffen. Natuurlijk heb je dit goed beveiligd voor de buitenwereld en kan niemand erin zonder sleutel. Maar het bestaan ervan brengt wel altijd risico’s met zich mee. Stel dat er bijvoorbeeld ergens brand uitbreekt op het park. Dan bestaat er het risico dat het opslaghok in brand vliegt, wat explosies of een grote hoeveelheid giftige stoffen in de lucht als gevolg kan hebben. Omdat je dit risico hebt geïnventariseerd van tevoren, heb je al kunnen nadenken over hoe er gehandeld moet worden in het geval van brand op het park. In het calamiteitenplan zou je bijvoorbeeld al kunnen hebben opgenomen dat de hoofd-BHV’er meldt aan de brandweer dat het beschermen van het opslaghok prioriteit heeft ten op zichten van het restaurant. Op deze manier is het risico voor een gezondheidscrisis ingeperkt dankzij een overdachte procedure die opgenomen staat in het calamiteitenplan.
Zo zijn er tal van scenario’s die je zou kunnen bedenken. Om niet voor verassingen te komen staan en ieders veiligheid te kunnen waarborgen, is een goed doordacht calamiteitenplan dus essentieel.

Hieronder geven we je een handig stappenplan dat je kunt gebruiken bij het opstellen van een calamiteitenplan. Eigenlijk een soort van voorbeeld calamiteitenplan dus! Doe er je voordeel mee.

Je vraagt je misschien af: Is een calamiteitenplan verplicht? Voor de meeste organisaties is het niet wettelijk verplicht om een calamiteitenplan te hebben. Echter, volgens het Arboportaal van de Rijksoverheid zijn bedrijven die werken met gevaarlijke stoffen, de zogenoemde BRZO-bedrijven, wel degelijk verplicht een calamiteitenplan te hebben. BRZO-bedrijven dienen dus ten alle tijden in het bezit te zijn van een calamiteitenplan. Hoewel het voor de meeste organisaties dus niet wettelijk verplicht is, is het hebben van een calamiteitenplan wel echt aan te raden. Denk zeker niet te licht over wat er allemaal fout kan gaan wanneer er geen duidelijkheid is over hoe er gehandeld moeten worden in het geval van een noodsituatie.

De meeste bedrijven zijn, ondanks het feit dat het voor veel bedrijven niet verplicht is, wel in het bezit van een calamiteitenplan. Alleen is het vaak zo dat dit niet echt bijgehouden wordt. Vaak stellen bedrijven er één op en kijken ze er vervolgens verder niet meer naar om. Er zijn dus bedrijven die een calamiteitenplan hebben van soms wel 10 jaar oud. Het is bijna ondenkbaar dat er in die 10 jaar geen wijzigen zijn geweest binnen en rondom het bedrijf. Er zullen dus veel potentiële risico’s zijn bijgekomen waar nog niet op is geanticipeerd. Het is daarom van belang dat bedrijven zeker paar keer per jaar hun calamiteitenplan onder de loep nemen en werknemers constant op de hoogte stellen van eventuele veranderingen in het plan.

Meestal ontfermt de KAM-coördinator zich over het opstellen, communiceren en onderhouden van het calamiteitenplan. Vaak gebeurt dit wel in samenwerking met meerdere werknemers of managers. Indien je bedrijf geen KAM-coördinator heeft, kan je iemand anders aanstellen om zich bezig te houden met het calamiteitenplan. Er is hierin geen goed of fout. Zowel de directeur als een betrokken medewerker kan zich over het calamiteitenplan ontfermen.

Eén van de adviseurs van CertificeringsAdvies Nederland heeft ooit een calamiteitensituatie van dichtbij meegemaakt, waarin het hebben van een calamiteitenplan van groot belang bleek te zijn.
Terwijl zij aan het werk was op een park met vakantiehuisjes, vonden er graafwerkzaamheden plaats. Nabij deze werkzaamheden lagen er gasleidingen, open en bloot. De gasleidingen vatte op een gegeven moment vlam, waarschijnlijk als gevolg van de graafwerkzaamheden. De brand ontstond erg dichtbij het met restaurants en zwembaden gevulde hoofdgebouw van het bedrijfspark en verspreidde zich snel. Er was dus duidelijk sprake van een noodsituatie. Na de signalering hiervan, kon het aanwezige calamiteitenplan in de praktijk worden toegepast. Nadat een medewerker op de hoogte was van de noodsituatie, is diegene gelijk naar de dichtstbijzijnde BHV’er gegaan. Op dit moment was de BHV in gang gezet en werden alle andere BHV’ers op de hoogte gesteld en is er gelijk overgegaan tot actie. Iedereen had een duidelijk beeld over wat er gedaan moest worden en door wie. Zo begonnen een aantal BHV’ers met het ontruimen van het gebouw en namen weer andere contact op met de brandweer, politie en ambulance. Vervolgens instrueerden een aantal BHV’ers de andere werknemers om de hulpdiensten te begeleiden. Middels de aanwezige portofoons werden zo de aanrijroutes beschreven, wat noodzakelijk is aangezien een brandweerwagen natuurlijk niet overal doorheen kan en dus begeleid moet worden via alternatieve routes. Nadat de gasten uit het gebouw waren en naar de vooraf bepaalde plek waren begeleid, was het wachten tot de hulpdiensten er waren.

Normaal gesproken is er in zo’n noodsituatie een commandant bij de hulpdiensten die communiceert met een aanwezige medewerker (vaak de hoofd-BHV’er). In dit geval was het een commandant van de brandweer die vertelde aan de hoofd-BHV’er, wat zij op het park allemaal moesten doen zodat de brandweer en de andere hulpdiensten hun werk het veiligste en het beste konden uitvoeren. Ook hielp de hoofd-BHV’er bij het zo duidelijk mogelijk krijgen van de situatie voor de hulpverleners door alle vragen van de commandant te beantwoorden. De commandant kan bijvoorbeeld vragen stellen of er nog andere gasleidingen open liggen of dat er ergens gevaarlijke stoffen liggen opgeslagen. Op deze manier konden de hulpdiensten gelijk gericht aan de slag bij aankomst. De commandant kon zo ook een inschatting maken van de ernst van de situatie en zo ook aanvullende diensten of autoriteiten waarschuwen. Als de brand bijvoorbeeld erg groot wordt, kan de commandant de nabijgelegen gemeenten op de hoogte stellen en wordt bijvoorbeeld geadviseerd om de ramen en deuren dicht te houden in de omgeving van de brand.
Terwijl de brandweer bezig was het vuur te blussen en de verspreiding te voorkomen, werden de gasten opgevangen en is er nazorg geboden. Vaak wordt voor het laatste ook HR benaderd om eventueel slachtofferhulp in te schakelen, voor zowel de gasten als de aanwezige werknemers. Ook in de dagen ná de calamiteit. Dit was in de situatie met de brand niet nodig. De brand is uiteindelijk gedoofd en er zijn geen gewonden gevallen. Er had een hoop mis kunnen gaan als er geen calamiteitenplan aanwezig zou zijn geweest!

Wil je een calamiteitenplan opstellen en ben je daarbij op zoek naar advies of ondersteuning? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag op weg. Ook voor hulp bij het opstellen van de wettelijk verplichte RI&E kun je bij ons terecht!