Digitaal werken via TEAMS: een uitkomstZoals in een eerder artikel op onze website al benoemd hebben wij in maart 2019 de cloud-samenwerkingstool Microsoft TEAMS geïmplementeerd binnen onze organisatie. Later dat jaar hebben we ons managementsysteem – dat o.a. is opgezet voor onze ISO 9001 en ISO 27001 certificering – erin geïntegreerd. Daar plukken we al geruime tijd de vruchten van, maar zeker de laatste dagen is dat, vanwege de ontwikkelingen omtrent het coronavirus, een groot voordeel. Onze (kantoor)medewerkers konden, zonder extra handelingen, direct thuiswerken. Iedereen staat dagelijks met elkaar in verbinding dankzij TEAMS, documenten staan in de cloud en zijn daardoor overal toegankelijk en al onze processen verlopen digitaal. Daarnaast kunnen we afspraken met externen, zoals klanten, uitvoeren middels een (video)call via TEAMS. We zijn zelfs aan het kijken of we webinars kunnen gaan organiseren via TEAMS. In dit artikel delen we onze ervaringen met deze handige online tool.

“Digitaal werken op afstand is bij ons de normaalste zaak van de wereld”

Via de cloudtool Microsoft TEAMS is het mogelijk om als collega’s onderling online met elkaar samen te werken. Een uitkomst, zeker nu iedereen noodgedwongen thuiswerkt in verband met de coronamaatregelen. Eline Kerkhof, Management Assistent & KAM-medewerker bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN): “We hebben al een hele tijd voordeel van het feit dat we in maart 2019 met een interne projectgroep aan de slag zijn gegaan met de implementatie van TEAMS binnen onze organisatie. Later dat jaar hebben we ook ons managementsysteem – dat we hebben ingericht voor onze ISO 9001 en ISO 27001 certificering – geïntegreerd in TEAMS. Dankzij deze stappen is TEAMS nu al ruim een jaar gemeengoed binnen onze organisatie en werken we volledig digitaal, in de cloud, met elkaar samen waardoor communiceren en werken op afstand de normaalste zaak van de wereld is voor onze medewerkers. Zeker nu, met de maatregelen omtrent het coronavirus en het daarbij behorende thuiswerken, is dat een groot voordeel.”

Tip: Benieuwd naar hoe wij ons (kwaliteits)managementsysteem in Microsoft TEAMS hebben opgezet? Lees dan het artikel: ‘Een (kwaliteits)managementsysteem opzetten met behulp van Microsoft TEAMS? Yes, we CAN!

Microsoft TEAMS in een notendop

Met behulp van TEAMS is het mogelijk om op afstand met elkaar te communiceren middels (groeps)chats, online audio- en videogesprekken en webconferenties. Daarnaast kan er via TEAMS samen aan, in de cloud opgeslagen, documenten worden gewerkt via ingebouwde Office 365 apps zoals Word, Excel, Powerpoint en Sharepoint. Verder biedt het platform nog diverse andere handige functionaliteiten zoals overzichtelijke actielijsten met taken, agendabeheer en notulen.

Wat is Microsoft TEAMS?
Microsoft TEAMS is de hub voor teamwerk in Office 365. Een cloudtool die (online) samenwerking binnen organisaties makkelijker, efficiënter en overzichtelijker maakt. TEAMS is beschikbaar in een online omgeving, kan geïnstalleerd worden als desktop en mobiele app en is vanzelfsprekend uitstekend geïntegreerd met Office 365 programma’s. TEAMS is standaard inbegrepen bij Office 365 Business Premium en Office 365 Business Essentials licenties.

“Ons managementsysteem in TEAMS geeft houvast en duidelijkheid”

Managementsysteem in TEAMSMartijn Jonkers, Adviseur Managementsystemen bij CAN, legt uit: “Bij CertificeringsAdvies Nederland nemen we bij de implementatie van een bedrijfsnorm, zoals ISO 9001, altijd de organisatie (van onze klant) als uitgangspunt. We bekijken dan of er in een organisatie al software, zoals bijvoorbeeld TEAMS, Atlassian, AFAS ed., wordt gebruikt en integreren het managementsysteem dan zoveel mogelijk in die bestaande software. Mocht een klant een managementsysteem op willen zetten binnen een ander (software)systeem, dan is dat natuurlijk ook prima mogelijk. Door het managementsysteem op deze manier in te richten en zo aan te laten sluiten bij bestaande werkwijzen, biedt het echt toegevoegde waarde. En ja hoor, dat mag allemaal van ISO. Geen enkel probleem!”

Een impressie van ons managementsysteem?

Wil je meer weten over onze aanpak bij het opzetten van een managementsysteem voor ISO? Bekijk dan geheel vrijblijvend de whitepaper ‘impressie managementsysteem‘ en ontdek het zelf!

DOWNLOAD IMPRESSIE

Voorbeeld managementsysteem mockup

Martijn vervolgt zijn verhaal: “Met deze insteek zijn we het managementsysteem ook gaan opzetten in onze eigen organisatie. Wij maakten al gebruik van Microsoft TEAMS en van AFAS software. Vervolgens zijn we gaan kijken hoe we onze (reeds bestaande) afspraken, processen, methodes, documenten en instructies daarin konden borgen en optimaliseren. Op die manier hebben we onze organisatie verder gestructureerd en werken we nu met een digitaal managementsysteem waarin we alle zaken die echt van belang zijn voor onze organisatie vastleggen. Het managementsysteem in TEAMS, en de daarbij behorende processen in o.a. AFAS, is ondersteunend aan ons bedrijfsbeleid en onze doelstellingen en helpt bij het continu verbeteren van onze organisatie. Dat geeft houvast en duidelijkheid, waardoor we nu onafhankelijk van tijd en plaats met de hele organisatie digitaal kunnen (samen)werken.”

Wist je dat voor het implementeren van ISO 9001:2015 geen handboek opgezet hoeft te worden? Je leest er alles over in het blogartikel: ISO 9001:2015, geen handboek maar gedocumenteerde informatie.

TEAMS voor bewustwording met het oog op informatiebeveiliging

Stephan Brinkhuis, Adviseur informatiebeveiliging en tevens Security Officer bij CAN, vult aan: “TEAMS is het overkoepelende systeem dat alle mensen binnen onze organisatie dagelijks gebruiken. Allerlei zaken, zoals documentatie, beleid, procedures, instructies en verbeteringen, worden geborgd in TEAMS. Het voordeel van TEAMS is dat het is gekoppeld met Office 365, waardoor iedere medewerker binnen onze organisatie eigen inloggegevens heeft en autorisatie mogelijk is. Doordat alle communicatie via TEAMS verloopt worden er onderling geen e-mails meer verstuurd en dat maakt de communicatie een stuk efficiënter.

Bovendien kun je met één druk op de knop alle collega’s bereiken en de interactie aangaan. Om die reden zet ik als Security Officer TEAMS ook in voor het uitbreiden van kennis en bewustwording met betrekking tot informatiebeveiliging. Ik plaats regelmatig berichten en updates voor collega’s, zodat ze bewust zijn van hun gedrag met het oog op ‘veilig werken’ met informatie. Denk aan alert zijn op phishingmails, clear desk & clear screen tips, (security) updates van software, bestanden in de cloud plaatsen etc. Collega’s kunnen daar vragen over stellen of op reageren, wat het interactief maakt. Door deze informatie bovendien te delen in TEAMS blijft het beschikbaar. Handig ook als er nieuwe collega’s bijkomen, want die kunnen dan ook alles teruglezen.”

Videocalls in TEAMS: zo gepiept!

Nelis van de Pol, Directeur bij CAN: “Het is voor onze organisatie een heel groot voordeel dat digitaal werken via TEAMS al is ingebakken in de dagelijkse werkzaamheden. Veel medewerkers werken momenteel thuis in verband met het coronavirus, maar iedereen staat continu online in contact met elkaar. Je kunt elkaar via (groeps)chats, gesprekken en (video)calls goed bereiken en er is snelle respons. We kunnen dus ‘gewoon’ doorwerken, samenwerken aan documenten en op afstand beslissingen nemen. En wil je even ergens over overleggen met (een) collega(s)? Dan start je een (video)call op met elkaar, zo gepiept!”

Nelis vervolgt zijn verhaal: “Niet alleen voor de interne organisatie zitten er voordelen aan werken via TEAMS. Momenteel worden diverse fysieke afspraken met externen, vanwege de ontwikkelingen rondom het coronavirus, vervangen door (video)calls. Ook dat is prima mogelijk via TEAMS, maar dat doen we natuurlijk ook via Google Hangout, Skype ed. wanneer de relatie daarom vraagt. Onze dienstverlening richting klanten kan dus digitaal plaatsvinden en op die manier kunnen afspraken van adviseurs door heel Nederland ook in deze lastige situatie ‘gewoon’ doorgaan.”

“Een meerwaarde m.b.t. communicatie die in corona-situatie key is!”

MS TEAMS appRowena van de Vossenberg, Online marketeer bij CAN, benadrukt dat TEAMS ook echt een meerwaarde heeft met betrekking tot communicatie, die natuurlijk key is in situaties zoals nu rondom het coronavirus. Rowena: “Binnen onze organisatie werken we met een Operationele Stuurgroep (OS) die zich bezighoudt met dagelijkse sturing van de organisatie. Toen het RIVM maatregelen afkondigde omtrent corona werd er binnen TEAMS direct een groepschat opgezet met daarin de OS-leden en een MT-lid. We konden daardoor snel overleggen en snel schakelen. Binnen no-time hadden we een blogbericht met daarin onze maatregelen omtrent corona op onze website gepubliceerd dat gebruikt kon worden in communicatie met externen.

Daarnaast werd er ook snel een intern protocol m.b.t. corona uitgewerkt en dat document is met alle collega’s gedeeld in TEAMS. Het voordeel daarvan is dat er wordt gewerkt met versiebeheer: wanneer er nieuwe maatregelen worden genomen, dan kan dat document snel geüpdatet worden terwijl het op dezelfde plek toegankelijk blijft. Bovendien kunnen we dankzij TEAMS en de groepschat met elkaar in contact blijven. Je ziet dat iedereen elkaar helpt, tips deelt over omgang met corona en dat er nieuwe initiatieven op poten worden gezet. We zijn bijvoorbeeld aan het kijken of we een serie webinars kunnen organiseren middels een webconferentie via TEAMS. Iets wat nu, terwijl het overgrote deel van Nederland thuiswerkt, natuurlijk erg relevant is.”

Leestip: Bij CertificeringsAdvies Nederland helpen we jouw organisatie graag op weg. Daarom hebben we ons intern protocol omtrent corona gedeeld op ons blog: maak gebruik van ons intern protocol omtrent het coronavirus.

Digitaal (thuis)werken via TEAMS: een uitkomst!

De overall conclusie is dat TEAMS vele voordelen biedt met betrekking tot digitaal (thuis)werken op afstand. Zeker nu dat noodgedwongen aan de orde van de dag is vanwege het coronavirus. Nelis van de Pol: “We zijn al een hele tijd bezig om online samenwerken via de cloud te verweven in onze bedrijfscultuur en daarbij te sturen op output. We geven onze medewerkers daarin veel vrijheid, op basis van vertrouwen, in ruil voor verantwoordelijkheid vanuit hun kant. Je merkt, zeker nu met betrekking tot de corona-ontwikkelingen, dat je door digitalisering als organisatie in allerlei situaties veel wendbaarder en krachtiger bent. Het (werk)leven stopt niet als er op afstand – vanuit thuis – (samen)gewerkt wordt!”

Roelof Jan, Adviseur Informatiebeveiliging bij CAN, benadrukt tot slot nog even dat mensen die thuiswerken wel rekening moeten houden met informatiebeveiliging. Roelof Jan: “Wanneer je een foto van je thuiswerkplek deelt via sociale media, zorg er dan voor dat je geen gevoelige informatie op je scherm open hebt staan. Klik al je vensters eerst weg voordat je de foto maakt.” Hij verwijst daarnaast ook naar de voorzorgsmaatregelen voor thuiswerken zoals die gister door het Nationaal Cyber Security Centrum (van Ministerie van Justitie en Veiligheid) zijn gedeeld. Roelof Jan: “Houd in het bijzonder rekening met phishing-mails en valse e-mails met malware omtrent het coronavirus. Criminelen maken handig misbruik van de ontwikkelingen. Vertrouw je een mailtje niet? Klik dan nergens op en meld het bij je IT-beheerder.”

Aan de slag met een digitaal (management)systeem?

Wil je meer weten over hoe wij Microsoft TEAMS hebben geïmplementeerd binnen onze organisatie of juist over hoe wij een managementsysteem integreren in bestaande software zoals TEAMS, AFAS, Atlassian ed.? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan altijd open voor het geven van handige tips en tricks en helpen je natuurlijk ook graag op weg met je managementsysteem!

NEEM CONTACT OP

New call-to-action

CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl