Digitaal kwaliteitsmanagementsysteemWanneer je als organisatie aan de slag gaat met het implementeren van een ISO-norm, dan is het zaak dat je bepaalde processen gaat borgen in een zogenaamd (kwaliteits)managementsysteem. Waar ‘vroeger’ gewerkt werd met een ISO-handboek is het tegenwoordig veel gebruikelijker om te werken met een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem dat o.a. bestaat uit management systeem software. In dit artikel vertellen we je daar meer over. Ook vertelt Eline Kerkhof, AFAS-beheerder bij CertificeringsAdvies Nederland, over de manier waarop we processen binnen onze organisatie borgen met behulp van de software van AFAS.

Van handboek naar digitaal managementsysteem

Voor wie al langer bekend is met ISO-normen, zoals ISO 9001, klinken termen als ‘het handboek’, ‘procedures’ en ‘werkinstructies’ die werden geassocieerd met het kwaliteitsmanagementsysteem vast nog wel bekend in de oren. Met de komst van de nieuwe generatie ISO-normen (ISO 9001:2015) zijn die dikke papieren handboeken en uitgebreid omschreven instructies en procedures verleden tijd. In de nieuwe generatie ISO-normen wordt namelijk gesproken over ‘gedocumenteerde informatie’, in plaats van een handboek, en met de komst van de nieuwe generatie normen ben je als organisatie vrij om zelf te bepalen hoe je iets aanpakt en hoe je die zaken documenteert en structureert.

Lees ook het artikel: ISO 9001:2015, geen handboek maar gedocumenteerde informatie

ISO biedt organisaties dus de mogelijkheid om te werken met een modern, en in veel gevallen zelfs volledig digitaal, kwaliteitsmanagementsysteem waarin je zaken vastlegt die je als organisatie echt belangrijk vindt. Je dient na te denken over informatie die nodig is om je managementsysteem goed te laten werken: welke informatie heb je als bedrijf nodig om de bedrijfsvoering te ondersteunen en wat is er nodig om de kwaliteit in je organisatie te borgen?

Wil je een impressie van ons managementsysteem? [Download]

Wil je meer weten over de mogelijkheden van een managementsysteem? Download dan de handige whitepaper ‘Impressie managementsysteem’ via onze website en ontdek hoe het werkt.

DOWNLOAD IMPRESSIE

Impressie managementsysteem

Het kwaliteitsmanagementsysteem onder de loep

Wat is dat kwaliteitsmanagementsysteem dan precies? In feite vormt het hele pallet aan zaken die je intern hebt opgezet en ingeregeld je managementsysteem. Denk daarbij aan:

  • Automatiseringssoftware waarin processen worden geborgd;
  • Vastgelegde afspraken in de organisatie;
  • Interne overlegstructuren op basis van een agenda;
  • Een rapportagestructuur waarmee periodiek gerapporteerd wordt over bepaalde onderwerpen.

Wanneer je al deze zaken goed toepast, dan helpt je kwaliteitsmanagementsysteem bij het continu verbeteren van je organisatie, het geeft structuur en houvast en maakt gemaakte afspraken inzichtelijk. Het managementsysteem fungeert als het ware als een borgpen onder je verbeteracties die je met behulp van bovengenoemde zaken gaat managen. Een managementsysteem dat op een dergelijke manier is ingericht biedt echt toegevoegde waarde voor je organisatie.

(Kern)Processen borgen in een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem

Zoals zojuist uitgelegd, kan een managementsysteem dus op allerlei manieren ingericht worden. Sinds de komst van de nieuwe generatie ISO-normen is het namelijk mogelijk dat je zaken kunt borgen op manieren zoals je organisatie al gewend is om te werken. Je hoeft dus geen compleet nieuwe werkwijze en systemen op te zetten om te kunnen voldoen aan de eisen van ISO. Zo kun je zaken bijvoorbeeld borgen in een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem. Binnen onze eigen organisatie worden kernprocessen worden namelijk gemanaged met behulp van management systeem software. Een voorbeeld van dergelijke software is AFAS, wat een belangrijke tool is binnen onze organisatie.

Eline Kerkhof, AFAS-beheerder bij CertificeringsAdvies Nederland, legt uit: “Vanuit ISO wordt gevraagd om je kernprocessen in kaart te brengen en deze te borgen en te optimaliseren. Zo ga je als organisatie nadenken over je kernprocessen en de manier waarop deze binnen je bestaande systemen kunnen worden geborgd. Vervolgens ga je aan de slag met het daadwerkelijk ‘bouwen’ van deze processen in je kwaliteitsmanagement software. In ons geval betekende dat simpelweg dat we bepaalde werkprocessen zijn gaan (uit)bouwen in AFAS. Uitgangspunt daarbij was – en is nog steeds – dat we daarbij zoveel mogelijk geautomatiseerd willen hebben, zodat het proces zo snel en efficiënt mogelijk verloopt.”

Bij CertificeringsAdvies Nederland werken we met de software van AFAS

AFASEline: “Een voorbeeld van een proces dat we in AFAS hebben geborgd zijn onze verkoopacties en bijbehorende projecten. Wij hebben adviseurs in dienst die o.a. zorgdragen voor de verkoop en uitvoering van adviestrajecten rondom bedrijfsnormen bij onze klanten. Om de registratie rondom de verkoop van deze diensten goed te laten verlopen voeren we al onze projecten en offertes in AFAS op met behulp van het werkproces – of workflow – ‘verkoopactie’. Dat proces hebben we in AFAS opgezet en vervolgens zijn we dat stap voor stap verder gaan optimaliseren en uit gaan bouwen. Bij een nieuwe verkoopactie doorloopt onze adviseur deze workflow in AFAS, waardoor er geen zaken en acties over het hoofd worden gezien en we vervolgens alle data op het project hebben gelogd in AFAS. Doordat het geborgd is met behulp van management systeem software kun je hier vervolgens ook rapportages over uitdraaien en daarop gaan sturen.”

Een ander voorbeeld dat Eline aanhaalt is het werkproces ‘cursussen en trainingen’. Eline: “Onze afdeling opleidingen verzorgt cursussen en trainingen en daarom maken zij bijvoorbeeld gebruik van ‘evenementen’ in AFAS. Alle cursussen die we aanbieden via onze CAN Academy zijn één keer als cursus opgevoerd in AFAS.  Zodra er een nieuw evenement plaats gaat vinden dan selecteer je dat event uit de bestaande lijst met cursussen in AFAS. Vervolgens worden dan alle standaardprocessen die bij die cursus horen middels een workflow uitgerold op dat betreffende evenement. De opleidingsmedewerker kan dan alle bijbehorende taken die daaruit worden gedefinieerd oppakken en zo doorloopt deze persoon het hele proces voor het aanmaken en uitvoeren van een evenement volledig digitaal via AFAS.”

Meer lezen over de toepassing van AFAS in onze organisatie? Lees dan het artikel: Een kijkje achter de schermen bij de management assistent en financieel medewerker van CertificeringsAdvies Nederland

Bedrijfsprocessen optimaliseren met management systeem software

“Het voordeel van werken met een digitaal managementsysteem waarbij software zoals AFAS wordt gebruikt, is dat het gestandaardiseerd is en dus tijd en kosten bespaart. Een ander voordeel dat management systeem software, zoals AFAS, werkt met persoonlijke inlogcodes, zodat je er alleen bij kunt met de juiste codes. Daardoor is het ook veilig. Daarnaast is het mogelijk om te werken met autorisaties, waardoor niet iedereen geautoriseerd is om overal bij te kunnen in het systeem. Zo kunnen financiële mensen bijvoorbeeld bij de financiën in AFAS, terwijl adviseurs daar geen zicht op hebben. Al met al is een mooie uitdaging om je bedrijfsprocessen steeds verder te optimaliseren met behulp van software, waardoor je collega’s werk uit handen neemt en je kwaliteit steeds beter wordt”, zo besluit Eline.


New call-to-action

CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl