Interne audit als verplicht onderdeel
Ongeacht het thema (kwaliteit, informatiebeveiliging, milieu, arbo & veiligheid, business continuity management) is het uitvoeren van interne audits een verplicht onderdeel in iedere managementsysteemnorm. Een ‘must’ dus voor iedere organisatie die gecertificeerd wil worden én blijven voor ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, NEN 7510, HKZ, ISO 22301, VCA of elke andere norm waar ‘Plan-Do-Check-Act’ centraal staat.
Interne audits: waarom en wanneer?
Al tijdens de implementatie van een norm binnen je organisatie, kom je voor het eerst in aanraking met interne audits. Voorafgaand aan de formele initiële certificeringsaudit moet je als organisatie door middel van interne audits namelijk zelf hebben vastgesteld dat je managementsysteem naar behoren functioneert. Nadat een certificering is behaald, dien je periodiek (minimaal jaarlijks) interne audits uit te blijven voeren. Met interne audits verzamel je als organisatie ‘bewijs’ om aan te tonen dat je ‘in control’ bent én signaleer je verbeterpunten. Zo vormen de uitkomsten van interne audits input voor aanpassing van je beleid, doelstellingen en beheersmaatregelen en daarmee voor continue verbetering.
Een interne audit uit laten voeren voor je organisatie?
Vraag een vrijblijvende offerte op maat aan!
Interne audits: hoe gaat het in zijn werk?
Een certificering vraagt om een intern auditplan, waarmee je als organisatie zeker stelt dat alle onderdelen van je managementsysteem, processen en afdelingen gedurende de 3-jarige geldigheidsperiode van je certificaat voldoende aan bod komen. Het plan is ‘dynamisch’ en kan worden aangepast op basis van gesignaleerde zwakke punten of tekortkomingen, die extra aandacht behoeven.
Voorafgaand aan iedere audit worden de punten bepaald die beoordeeld gaan worden (scope). De opvolging van eerdere afwijkingen en effectiviteit van genomen maatregelen maakt hier ook onderdeel van uit. Door middel van interviews, documentenonderzoek en informatie uit systemen wordt een beeld gevormd. Afwijkingen en verbeterpunten worden vastgelegd en moeten vervolgens worden opgevolgd (corrigerende maatregelen).
Interne audits: zelf doen of uitbesteden?
De interne audits kunnen worden uitgevoerd door medewerkers van je eigen organisatie. Voorwaarden daarbij zijn wel dat een proceseigenaar niet de naleving van zijn eigen processen beoordeelt én dat de persoon die als auditor wordt ingezet daar voldoende competent voor is. Met het oog op dat laatste, biedt CertificeringsAdvies Nederland diverse trainingen aan om medewerkers de juiste skills te verschaffen:
- ISO 9001 interne auditor
- ISO 27001 interne auditor
- NEN 7510 interne auditor
- ISO 14001 interne auditor
Steeds meer organisaties kiezen er echter voor om de interne audits te laten uitvoeren door een onafhankelijke externe partner. Dit biedt diverse voordelen:
- De eigen medewerkers kunnen zich volledig op hun kerntaken concentreren (en hoeven geen extra rol te vervullen die tijd kost en buiten hun comfortzone ligt);
- Het uitvoeren van audits is de corebusiness van de externe adviseur, waarmee de audits professioneler worden uitgevoerd en meer nuttige output opleveren;
- De adviseur heeft geen interne belangen, waarmee de audits eerlijkere/volledigere (minder gekleurde) informatie opleveren;
- Het geeft zekerheid dat de interne audits conform planning worden uitgevoerd, zodat wordt voldaan aan de eisen van de norm (en er op dit punt geen tekortkomingen ontstaan bij de externe audit);
- Bevindingen van een externe adviseur worden vaak meer ter harte genomen dan die van een interne collega (‘vreemde ogen dwingen’);
- De adviseur die de interne audits uitvoert kan in brede zin optreden als sparringpartner: hij/zij brengt expertise/best-practices mee uit andere organisaties, waarmee je als organisatie je voordeel kunt doen.
Interne audits: op locatie of ‘remote’?
Interne audits vinden normaal gesproken op de bedrijfslocatie plaats. Maar waar het gewenst of noodzakelijk is om de audits op afstand uit te voeren, is dit ook mogelijk. De adviseurs van CertificeringsAdvies Nederland hebben hier ervaring mee en zijn in staat ook op afstand hun meerwaarde te leveren.
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over wat CertificeringsAdvies Nederland voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van interne audits? Neem dan contact met ons op.
