Wat is een audit?
Een audit is een systematische en periodieke controle die uitgevoerd wordt door een auditor. Tijdens een audit wordt er binnen een organisatie gekeken of er wordt voldaan aan bepaalde richtlijnen. Een audit kan betrekking hebben op een gehele organisatie, maar ook op een specifiek onderdeel/proces binnen die organisatie.
Wat gebeurt er tijdens een audit?
De auditor, ofwel degene die de audit uitvoert, probeert er, onder andere door het houden van interviews, achter te komen of de dagelijkse operatie overeenkomt met de interne of externe eisen die er worden gesteld. De auditee, ofwel degene die geaudit wordt, moet kunnen aantonen dat de interne of externe eisen zijn geborgd in de processen van de organisatie.
Een audit uit laten voeren voor je organisatie?
Vraag een vrijblijvende offerte op maat aan!
Welke soorten audits zijn er?
Het is moeilijk om verschillende categorieën van audits aan te duiden, maar als we het in groepen moeten verdelen kom je uit bij interne audits en netwerkaudits.
Het verschil tussen deze twee soorten audits zit uiteraard al verstopt in de naam. Interne audits zijn audits die gericht zijn op je eigen organisatie. De naam doet vermoeden dat je deze audits moet laten doen door iemand binnen je eigen organisatie, maar dit is niet waar. Het betreft hier een audit op je interne processen. Deze kan je gerust laten uitvoeren door een extern iemand met specifieke kennis.
Netwerk audits zijn gericht op audits bij externe stakeholders. Je audit dan de interne processen bij een belangrijke externe stakeholder. Denk hierbij aan audits bij een franchiseorganisatie, een audit bij een leverancier om de kwaliteit te waarborgen of een audit bij een klant waar je samen richtlijnen voor hebt opgesteld.
Wat is het verschil tussen een interne en een externe audit?
Een interne audit is als het ware een voorbereiding op de externe audit en mag uitgevoerd worden door iemand binnen je eigen organisatie. Daar zitten echter wel een aantal voorwaarden aan. Zo mag de auditor bijvoorbeeld niet zijn eigen processen beoordelen. Veel organisaties kiezen er daarom voor om een interne audit te laten uitvoeren door een externe sparringspartner. De externe audit is de officiële certificeringsaudit en wordt altijd uitgevoerd door een externe onafhankelijke certificerende instantie.
*Transcriptie onderaan deze pagina
Wat is het doel van een audit en wat levert een audit op?
Audits kunnen verschillende doelen dienen. Vaak wordt auditing gebruikt om te controleren of de organisatie voldoet aan bepaalde eisen en normen. Naast de verplichtingen wordt een audit ook gebruikt om de kwaliteit van processen te kunnen beoordelen.
Het grootste voordeel van het regelmatig uitvoeren van audits is dan ook dat je proactief afwijkingen, risico’s en knelpunten kan analyseren in processen. Hierdoor ben je als organisatie bewust bezig met de continue verbetering van je organisatie.
Hoe doe je een audit?
Tijdens het uitvoeren van een audit loop je door een aantal fasen heen:
- De voorbereiding
De voorbereiding is cruciaal. Zorg ervoor dat je voor het uitvoeren van de audit al duidelijk hebt welke processen je wilt auditen, wie je daarvoor nodig hebt, hoelang het duurt en welke middelen je nodig hebt voor de audit. - De uitvoering
Hierna volgt de uitvoering van de audit. Tijdens de uitvoering probeer je het voorgestelde doel te bereiken en controleer je of de processen/het proces voldoet aan de opgestelde eisen. Uiteindelijk geldt hier nog een andere belangrijke regel; oefening baart kunst!! Je bent niet op zoek naar fouten, maar verbeteringen. - De rapportage
Uiteindelijk willen we ook een audit trail van de uitgevoerde audit. Tijdens de audit zul je de bevindingen onder elkaar moeten zetten welke je na de uitvoering verwerkt in een rapportage. Deze deel je met de relevante stakeholders. - De opvolging
Dit blijkt toch vaak de lastigste fase van de audit.. de opvolging. De bevindingen van de audit zullen in een overleg besproken moeten worden om er opvolging aan te geven. Zorg ervoor dat de opvolging zit verankert in je overleggen/processen.
Toegevoegde waarde!
Uiteraard kan CertificeringsAdvies Nederland (CAN) je helpen met auditing en het voorbereiden, uitvoeren, rapporteren en opvolgen van de audits. Met onze jarenlange ervaring in audits zorgen wij ervoor dat de audits worden uitgevoerd om de organisatie te verbeteren en niet om te controleren. De manier waarop je als organisatie kijkt naar audits, bepaalt ook het resultaat.
Door ‘waarderend’ te auditen zorg je ervoor dat medewerkers open staan voor de vragen tijdens de audits en daadwerkelijk ook de toegevoegde waarde ervan gaan inzien.
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over wat CertificeringsAdvies Nederland voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van auditing? Neem dan contact met ons op.
CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl
Transcriptie video: Wat is het verschil tussen de interne en externe audit?
Interne audit en externe audit zijn termen die je vaak voorbij hoort komen als je een managementsysteem gaat opzetten of als je wilt certificeren voor bijvoorbeeld ISO 9001, 14001 of 27001. Maar wat is eigenlijk een interne of een externe audit en wat zijn de verschillen? Een interne audit en een externe audit zijn verplichte onderdelen voor certificering. Het zijn daarnaast wel twee verschillende tools en hebben allebei een ander doel. Een interne audit is een audit die in feite gericht is op het verbeteren van de interne organisatie. Deze audit dient uitgevoerd te worden door een onafhankelijk persoon die kennis heeft van auditen en van de norm. Een externe audit wordt ook wel certificatie-audit genoemd. Met als doel: certificeren of het verlengen van het certificaat als je al gecertificeerd bent. Een externe audit wordt altijd uitgevoerd door een certificerende instantie. Middels certificering kun je vervolgens aantonen dat je voldoet aan de normeisen van bijv. ISO 9001, 14001 of 27001. En de daaraan gekoppelde wet- en regelgeving. Hoe zit dat precies? De interne audit levert het bewijs dat je als organisatie in control bent of dat je klaar bent voor de externe audit. Het is eigenlijk een managementtool om kansen, risico’s, knel- of verbeterpunten in kaart te brengen binnen je organisatie. Door middel van een interne audit kun je als organisatie bepalen of dat je doelstellingen worden behaald en of werkinstructies, beleid en werkprocessen worden nagekomen. Daarnaast kan worden getoetst of dat het managementsysteem voldoet aan de eisen en of dat deze ook worden nageleefd. Zoals eerder gezegd, kunnen interne audits worden uitgevoerd door eigen medewerkers, maar vaak wordt er gekozen voor een externe partij die onafhankelijk en onpartijdig is en die kritisch kan kijken naar de organisatie en het managementsysteem. Dan door naar de externe audit. In tegenstelling tot de interne audit, wordt de externe audit altijd uitgevoerd door een certificerende instantie. Een toelatingsaudit van een certificering bestaat uit twee fases. Je hebt in dat geval een fase 1: de onderzoeksfase. En een fase 2: daadwerkelijk de audit op het managementsysteem waarop wordt getoetst of je voldoet en kunt certificeren. Je gaat altijd een contract aan voor drie jaar met een certificerende instantie. In die drie jaar heb je een toelatingsaudit, een controle-audit, controle twee en vervolgens de hercertificering. Een externe auditor kijkt of er tekortkomingen zijn in het managementsysteem en of wordt voldaan aan de eisen. Als er wordt voldaan aan de eisen van de norm, dan word je voorgedragen voor certificering of als je al gecertificeerd bent, zal het certificaat verlengd worden. Kun je hulp gebruiken bij het opstellen van een auditplan, een auditplanning of het uitvoeren van interne audits? Dan helpen wij je graag!