We helpen je graag op weg: maak gebruik van ons protocol omtrent het coronavirus

Vanuit de eigen parktijkervaring delen we middels dit blog een aantal praktische tips omtrent omgang met het coronavirus binnen je organisatie.

Corona communicatie
Profielfoto Martijn Jonkers
Martijn Jonkers
Adviseur

Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.

martijn@certificeringsadvies.nl

Vanuit diverse hoeken is ons de afgelopen dagen gevraagd hoe wij als organisatie omgaan met de maatregelen met betrekking tot het coronavirus. Met diverse relaties hebben wij inmiddels ons interne protocol gedeeld om hen daarmee vooruit te helpen. Daarnaast zien wij dat verschillende organisaties om ons heen via sociale media naar buiten treden om zo hun kennis en tips omtrent de aanpak m.b.t. corona binnen hun organisatie met de rest van Nederland te delen. Dat alles vormde voor ons de aanleiding om dit blogartikel op onze website te publiceren. Hierin delen wij hoe wij als organisatie met de situatie rondom het coronavirus omgaan en zijn omgegaan en welke maatregelen wij reeds hebben getroffen. Zie het als een blogartikel met praktische tips, waarin wij onze eigen praktijkervaringen delen, om je waar mogelijk (verder) te helpen. Doe er je voordeel mee.

Een gezonde en veilige werkplek

Iedere werkgever is, zo staat in de Arbowet, verplicht om te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek, zodat medewerkers gezond en vitaal hun werk kunnen doen. Dat betekent dat werkgevers dus continu actie moeten ondernemen op de ontwikkelingen met betrekking tot het coronavirus in Nederland. Enerzijds betekent dat maatregelen nemen om verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen en anderzijds betekent dat vooral duidelijk (blijven) communiceren. De uitgangspunten die wij als CertificeringsAdvies Nederland in deze situatie hanteren zijn (1) de gezondheid van onze medewerkers, hun naasten en onze omgeving staat voorop en (2) laat je niet gek maken en ga ‘gewoon door’ als organisatie. Verderop in dit artikel lees je wat we hier concreet mee bedoelen.

Onderneem (continu) actie

  • Maak een orgaan – denk aan een MT, een stuurgroep o.i.d. – of in geval van een kleinere organisatie een persoon ‘verantwoordelijk’ voor het opstellen en actualiseren van een intern protocol. In onze organisatie werken we bijvoorbeeld met een Operationele Stuurgroep. Zij houden de corona-ontwikkelingen in de gaten en stellen waar nodig het interne protocol bij. Uiteraard gaat dit in nauwe samenwerking met het MT.
  • Vanuit het RIVM worden maatregelen voorgeschreven. Als organisatie kun je aan medewerkers aangeven dat de organisatie de richtlijnen van het RIVM volgt. Zo is in ieder geval duidelijk welke bron wordt geraadpleegd.
  • Neem als organisatie en duidelijk standpunt in en wijk hier in principe niet vanaf. Zo kan er ook geen verwarring ontstaan en wordt er geen onnodige paniek gezaaid.
  • Bekijk van dag tot dag wat je als organisatie, volgens richtlijnen vanuit het RIVM, dient te doen en pas je interne protocol daarop aan. Probeer ook te achterhalen wat andere bedrijven (uit de regio) voor maatregelen treffen en hoe zij omgaan met de situatie. Trek daar lering uit.
  • Tip: het is handig om bij het opstellen van berichtgeving iemand van de marketing- of communicatieafdeling te betrekken ter ondersteuning.
  • Neem ook maatregelen binnen de kantoormuren en bepaal hoe je omgaat met de interne bezetting. Besluit of het pand compleet gesloten wordt of dat je bepaalde afdelingen of personen operationeel houdt binnen de kantoormuren. Denk verder bijvoorbeeld, naast zoveel als mogelijk thuiswerken, aan het spreiden van werktijden zodat niet iedereen tegelijk aanwezig is, aan het spreiden over meerdere kantoren (indien je die hebt) en aan het maken van teams of koppels die gelijktijdig aanwezig zijn zodat de sociale contacten tussen collega’s minimaal zijn. Mocht een koppel of team ziekteverschijnselen krijgen, dan is er altijd nog een ander team operationeel.
  • Zorg uiteraard ook voor voldoende tissues, desinfectiemiddelen en handzeep op kantoor, schud geen handen en hang waar mogelijk instructies op binnen het kantoor over omgang met corona-maatregelen en een instructie voor het wassen van handen.

Heldere communicatie: zowel intern als extern

In het interne protocol dat bij CertificeringsAdvies Nederland is opgesteld staat informatie over maatregelen die worden genomen door de organisatie en richtlijnen die door medewerkers gevolgd dienen te worden. Ook bevat het protocol informatie over wanneer iemand ziekteverschijnselen krijgt en geeft het richting m.b.t. omgang met externen. Het interne protocol dat binnen onze organisatie is opgesteld is in te zien via onderstaande button:

VOORBEELD PROTOCOL

Het interne protocol wordt uiteraard met de interne medewerkers gedeeld, maar het is ook belangrijk om richting externen te communiceren. Deze externe communicatie kan door de eigen interne medewerkers tevens gebruikt worden in hun eigen communicatie richting (klant)relaties. Dit kan bijvoorbeeld door een bericht op te stellen dat naar buiten toe kan worden gebruikt. Binnen onze organisatie is ervoor gekozen om dat te doen in de vorm van een blogbericht op onze website. Hierin staan maatregelen die we als organisatie treffen en daarin staat ook hoe wij met afspraken met externen omgaan. Het blogbericht wordt bij nieuwe ontwikkelingen en aangescherpte maatregelen vanuit het RIVM geüpdatet.

Communicatie(kanalen)

Het opstellen van een intern protocol en een (blog)bericht dat gedeeld kan worden met de buitenwereld zijn belangrijke acties, maar het is nog veel belangrijker om hier eenduidig en helder over te communiceren.

  • Kies bij voorkeur voor zowel intern als extern vaste communicatiekanalen. Zo is voor iedereen binnen en buiten de organisatie duidelijk waar informatie te vinden is. Binnen onze organisatie werken wij bijvoorbeeld met de samenwerkingstool Microsoft TEAMS. Via deze tool staat de hele organisatie online met elkaar in contact. Het interne protocol is ook in die tool gedeeld en updates rondom maatregelen worden daar gecommuniceerd. Richting externen wordt gecommuniceerd via onze website, middels het eerdergenoemde blogbericht, in combinatie met de gangbare (klant)communicatiekanalen zoals mail en telefoon.
  • Wanneer je een persoon of groep verantwoordelijk hebt gemaakt voor het in de gaten houden van ontwikkelingen rondom het coronavirus, dan is het handig als zij ergens met elkaar (besloten) kunnen communiceren. In ons geval hebben wij gekozen voor een besloten groepschat in Microsoft TEAMS. Hierin worden ontwikkelingen gedeeld en, in nauwe samenwerking met het MT, besluiten over maatregelen genomen. Vervolgens worden deze verwerkt in het interne protocol en het blogbericht en hierover wordt via bovengenoemde kanalen gecommuniceerd.

Acties rondom dienstverlening

  • Denk na over mogelijkheden met betrekking tot het (blijven) uitvoeren van je dienstverlening. Indien er externe afspraken zijn die vanwege het coronavirus niet plaats kunnen vinden, dan is het handig om deze te vervangen door een (video)call. Binnen onze organisatie is een document in de vorm van een handleiding gedeeld met de collega’s over hoe je een videocall via Microsoft TEAMS, Skype, Google Hangout of andere kanalen uitvoert. Dit document kan geraadpleegd worden door medewerkers, zodat zij, indien ze dat niet wisten, weten hoe het werkt.
  • Indien je bedrijf groepsactiviteiten organiseert, zoals cursussen en trainingen, denk dan na over het verkleinen van het risico op besmetting. Zorg bijvoorbeeld voor vervangende trainers/sprekers bij ziekteverschijnselen, zorg voor voldoende hygiënemaatregelen, organiseer waar mogelijk zaken online en blaas evenementen met meer dan 100 mensen, zoals aangegeven in de RIVM richtlijnen, af.
  • Medewerkers kunnen met vragen zitten rondom dienstverlenende activiteiten. Zorg er daarom voor dat er iemand, bijvoorbeeld vanuit MT, beschikbaar is voor vragen en om mee te sparren.
  • Denk niet alleen aan medewerkers die zelf afspraken hebben, maar denk bijvoorbeeld ook aan medewerkers die eventueel externen aan de telefoon kunnen krijgen, zoals de binnendienst. Ook zij moeten goed ingelicht zijn over hetgeen dat ze aan externen kunnen vertellen. Zorg er daarom voor dat er een eenduidig verhaal ligt, zodat elke medewerker dezelfde boodschap afgeeft aan externen.
  • Uiteraard zijn er ook interne overleggen gepland. Deze zijn laagdrempelig en kunnen daarom prima plaatsvinden via een (video)call. Stuur hier dan ook zoveel mogelijk op aan om daarin het risico zo klein mogelijk te houden.

Duidelijke besluiten en afspraken, een intern protocol en voldoende en eenduidige communicatie vormen de rode draad door dit verhaal. Dat gaat uiteraard gepaard met het hebben van vertrouwen in je medewerkers over o.a. het consequent naleven van de afspraken en maatregelen. Blijf met zijn allen alert, spreek elkaar aan, help elkaar en neem waar nodig initiatief, dat is de boodschap. Je zult zien dat, in tijden van de coronacrisis, ook nieuwe initiatieven ontstaan die weer als positieve ontwikkeling/ervaring mee kunnen worden genomen in de toekomstige dienstverlening van je organisatie.

Mocht je naar aanleiding van onze praktijktips vragen hebben of hulp kunnen gebruiken? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag vooruit om op die manier samen verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen.

Profielfoto Martijn Jonkers
Martijn Jonkers
Adviseur

Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.

martijn@certificeringsadvies.nl

Meer informatie?

Wij sparren graag met je over veiligheids-vraagstukken!

  • Direct contact met specialist
  • Vele oplossingen mogelijk
  • Deskundig advies

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields