De Veiligheidsladder Audit: van Self Assessment tot Veilig Bewust Certificaat

De Veiligheidsladder, een beoordelingsmethode die gebruikt kan worden om het veiligheidsbewustzijn en -gedrag in een organisatie te beoordelen en te verbeteren. Doordat het kernconcept van de ladder generiek toepasbaar is, kan iedere organisatie zich laten certificeren voor de Veiligheidsladder, ongeacht type bedrijf en branche waarin men acteert. Om je als organisatie te laten certificeren voor een trede van de Veiligheidsladder is het allereerst van belang dat je een zelfbeoordeling doet voor je bedrijf. Dat kan door middel van het invullen van de ‘Self Assessment Questionnaire’ via de webtool van NEN. Vervolgens kun je via een Ladder Certificerende Instantie (LCI)  jezelf laten certificeren. Na certificering ontvang je het Veilig Bewust Certificaat. Hoe dat hele proces in zijn werk gaat, vertellen we je uitgebreid in dit blogartikel.

Alvorens we ingaan op het Self Assessment Questionnaire en de Veiligheidsladder audit zoomen we nog even kort in op de Safety Culture Ladder treden en het certificatieschema. De Safety Culture Ladder kent, vanaf juli 2019, vijf verschillende treden. Wanneer je jezelf als organisatie wilt laten certificeren voor een trede van de ladder, dan wordt er op basis van zes verschillende bedrijfsaspecten bekeken wat het niveau van veiligheidsbewustzijn is binnen je bedrijf. Binnen deze zes aspecten wordt het bedrijf beoordeeld op basis van 18 bedrijfskarakteristieken. Dit zijn als het ware de normen en eisen waaraan je als bedrijf moet voldoen en waarop gelet wordt door de auditoren tijdens de audit.

De zes bedrijfsaspecten in combinatie met de 18 bedrijfskarakteristieken vormen samen het zogenaamde Veiligheidsladder certificatieschema:

Wat voor veel organisaties onbekend is, is dat je als bedrijf vrij bent om zelf te bepalen op welke trede van de veiligheidsladder je organisatie acteert. Wanneer je jezelf wilt laten certificeren voor een bepaalde trede, dan is de eerste stap dat je gebruik maakt van de webtool Veiligheidsladder. De tool bevat een zogenaamd ‘Self Assessment Questionnaire’ (SAQ), eigenlijk simpel gezegd een vragenlijst Safety Culture Ladder, die je als organisatie zelf kunt invullen om zo het niveau van veiligheidsbewustzijn binnen je organisatie te beoordelen. Sinds juni 2020 is er zelfs een SAQ compact beschikbaar. Doorgaans is het zo dat veel organisaties instappen op trede 3 van de Safety Culture Ladder, zeker wanneer de organisatie al in het bezit is van een VCA-certificaat.

Wanneer je de vragenlijst Veiligheidsladder (of Safety Culture Ladder) hebt ingevuld via de webtool is de volgende stap dat je een certificatieaudit uit laat voeren door een geaccrediteerde certificerende instelling. Certificatie voor de Safety Culture Ladder wordt gedaan door een zogenaamde Ladder Certificerende Instantie (LCI). Dit is een onafhankelijk opererende partij die door de NEN bevoegd is verklaard om een ladderbeoordeling uit te voeren. De LCI is bevoegd om, wanneer jouw organisatie aan alle minimumeisen voldoet, het Veilig Bewust Certificaat uit te reiken.

Wanneer je overgaat tot certificering dan krijg je te maken met een aantal personen:

Bij een audit komen twee auditoren van een LCI langs om het ingevulde Self Assessment Questionnaire te beoordelen. Op basis van interviews in het bedrijf en door middel van waarnemingen bij werkbezoeken op locatie beoordelen de auditoren of de uitkomst van dit onderzoek aansluit bij het ingevulde Self Assessment. Tijdens het onderzoek wordt met name gekeken of de organisatie aan kan tonen wat het resultaat is. Daarbij wordt er op gelet of de medewerkers van het bedrijf voldoende bewust veilig handelen en het belang van veiligheid voldoende inzien.

Zodra de auditoren hun interne ‘onderzoek’ hebben afgerond en een beoordeling op de werklocatie(s) hebben gemaakt vindt er onderling overleg plaats. Op basis van het certificatieschema wordt daarna per bedrijfskarakteristiek een score toegekend. De totaalscore wordt aan de organisatie medegedeeld en er wordt tevens een eindrapport opgesteld. Dit rapport wordt ingediend bij een onafhankelijke beoordelaar binnen de LCI.

Het eindrapport wordt daarna beoordeeld door de beoordelaar. Vervolgens wordt het ingediend bij de certificatiebeslisser. Deze beoordeelt of het bedrijf in aanmerking komt voor certificering van een trede van de Safety Culture Ladder. Indien dat het geval is, dan ontvangt het bedrijf het Veilig Bewust Certificaat. Zodra je als organisatie in het bezit bent van dat certificaat word je tevens opgenomen in het register certificaathouders.

Wat nog wel belangrijk is om te weten is dat de beoordeling voor een bepaalde trede van de Veiligheidsladder gepaard gaat met beoordeling van de lagere treden. Het is namelijk zo dat ook de lagere treden van de ladder positief beoordeeld dienen te worden door de auditoren. Is dat namelijk niet het geval, dan is het ook niet mogelijk om te certificeren voor de trede waar je ambitie ligt en waar je de audit op hebt laten uitvoeren.

Alvorens er auditoren van een Ladder Certificerende Instantie naar je organisatie toekomen, kun je er ook voor kiezen om een interne audit uit te laten voeren. Daarbij beoordeelt een ervaren adviseur van een externe partij, zoals bijvoorbeeld CertificeringsAdvies Nederland, hoe je ervoor staat met betrekking tot de audit die plaats gaat vinden door een LCI. Bij een interne audit:

Door het laten uitvoeren van een interne audit kun je vol vertrouwen de (externe) audit van de LCI tegemoet.

Wanneer je gecertificeerd bent voor een trede van de Safety Culture Ladder, dan heb je jaarlijks de mogelijkheid om je opnieuw te laten beoordelen. Hercertificatie is mogelijk vanaf 10 maanden tot uiterlijk 12 maanden na certificering. Tijdens de jaarlijkse beoordeling komen er wederom auditoren van een onafhankelijke, certificerende instantie langs om te bekijken of je als organisatie nog voldoet aan de eisen om gecertificeerd te zijn voor een bepaalde trede van de Veiligheidsladder. Het kan ook zijn dat je als organisatie denkt dat je een trede bent gestegen. In dat geval kun je vanaf zes maanden na certificering een nieuwe beoordeling aanvragen bij een LCI.