Wanneer je als organisatie het VCU-certificaat wilt behalen krijg je in de laatste fase naar certificering toe te maken met de VCU-audit. In dit artikel vertellen we je meer over de verschillende VCU-auditvormen en wat je tijdens de audit kunt verwachten.
Wanneer VCU Audit
Om als uitzendbureau het VCU-certificaat te verkrijgen is het verplicht om een interne én externe audit uit te voeren. Voordat je dit doet is het uiteraard van belang om je organisatie voor te bereiden op de VCU-audit door het invoeren van een VGM-beheersysteem. VGM staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu. Het beheersysteem beschrijft de manier waarop je met deze 3 pijlers omgaat in je organisatie. Tijdens beide audits wordt het beheersysteem getoetst aan de wettelijke normeisen om te kunnen bepalen of de organisatie voldoet aan de eisen. Het is daarom van belang om pas over te gaan op het inplannen van de audits zodra de administratieve zaken rondom het VGM-beheersysteem op orde zijn.
Tip! Lees ook het artikel: Kosten VCU certificering voor uitzendorganisaties
Snel op weg met een VCU certificering? [Download]
Om je snel op weg te helpen met een VCU certificering hebben we de ‘VCU Snel op Weg gids‘ voor je samengesteld. In deze handige gids, die je geheel vrijblijvend kunt downloaden, vind je alles wat je moet weten om aan de slag te kunnen met een VCU certificering.
Interne audit
Het uitvoeren van de interne VCU audit is een van de belangrijkste eisen vanuit de norm. Deze laat je uitvoeren door een onafhankelijk medewerker in je organisatie. Deze medewerker is dus niet eerder betrokken geweest bij het certificeringsproces in de organisatie. Natuurlijk kun je er ook voor kiezen om een onafhankelijke partij buiten de organisatie de interne audit te laten uitvoeren. De checklist interne audit vormt de leidraad voor de audit. Hierin komen de volgende onderdelen aan bod;
- Organisatie
- Veiligheids- en gezondheidsbeleid
- Vakopleiding, Ervaring, VG-opleiding en Medische geschiktheid
- Aanvraag, selectie, instructie, controle en evaluatie
- Ongevallen met verzuim/ werkverlet
- Bedrijfsgezondheidszorg
Veel organisatie zien de interne audit dan ook als een generale repetitie van de externe audit. Met de eventuele verbeteringen die uit de interne audit komen bereid je je optimaal voor op de externe audit.
Lees ook het artikel: Is VCU verplicht voor uitzendbureaus?
Externe audit
Na de interne audit volgt enkele weken later de externe audit VCU. In de tussentijd heb je de tijd gehad om de verbeterpunten, voortkomend uit de interne audit, door te voeren. De externe audit wordt uitgevoerd door een certificerende instantie. Deze bestaat uit twee onderdelen;
Algemeen onderzoek
In het onderzoek wordt samen met de directie het handboek bekeken en de systeemevaluatie gedaan. Ook komen andere onderwerpen aan bod zoals de interne audits en de directiebeoordeling. Er wordt gekeken of de doelstellingen haalbaar en uitvoerbaar zijn in het opgezette managementsysteem. Tevens wordt de voortgang besproken van de activiteiten die gericht zijn op continu verbeteren.
Onderzoek norm
In het tweede gedeelte wordt specifiek ingezoomd op de norm. Het normonderzoek vindt veelal plaats in overleg met de VGM-functionaris, intercedent en een uitzendkracht. Hierin worden de hoofdstukken van de VG-checklist doorgenomen en beoordeeld.
Na beide onderzoeken vindt direct een terugkoppeling plaats vanuit de auditor over de algehele bevindingen. De uiteindelijke beslissing of het certificaat wel of niet behaald is volgt later.
Artikeltip: Kosten VCU certificering voor uitzendorganisaties
Jaarlijkse VCU Audit na certificeren
Na certificering dien je jaarlijks zowel de interne- als externe audit te herhalen. Op deze manier bekijk je of het VGM-beheersysteem nog actueel is en verbeter je deze waar nodig. Het behaalde VCU-certificaat is 3 jaar geldig. Na 3 jaar wordt, indien wordt voldaan aan de certificeringseisen, na de externe audit het certificaat opnieuw uitgegeven.
Aan de slag met een VCU-certificering?
Wil je als organisatie aan de slag met het behalen van een VCU-certificering en kun je daarvoor ondersteuning gebruiken? Dan ben je bij CertificeringsAdvies Nederland aan het juiste adres. Wij begeleiden bedrijven op pragmatische wijze richting het certificaat. Daarnaast bieden wij via onze CAN Academy ook diverse cursussen en trainingen aan zoals de VIL-VCA cursus, de VCA-Basis cursus en de VOL-VCA cursus. Neem gerust eens een kijkje op onze Academy website.
