De VCA certificering is binnen, maar hoe ga je alles onderhouden? Uitbesteden biedt uitkomst!

Met onze dienst outsourcing borg je dat alles rondom je certificering op rolletjes verloopt

VCA onderhoud certificering
Portretfoto Jeffrey Hekelaar
Jeffrey Hekelaar
Manager Sales

Jeffrey Hekelaar is Manager Sales bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij levert graag zijn bijdrage aan het ontwikkelen van (klant)organisaties en komt daar graag voor bij je op bezoek!

jeffrey@certificeringsadvies.nl

De VCA certificering is binnen. Zo, dat zit erop! Niets is minder waar. Het stopt namelijk niet bij de eerste certificering; nu begint het pas. Een certificering, en bijbehorend handboek of managementsysteem, vraagt continu aandacht en onderhoud. Hoe ga je dat in je organisatie organiseren? Wie wordt eigenaar? Hoe borg je de voortgang van operationele zaken? En dat alles zonder dat het te veel ballast met zich meebrengt voor de mensen in je organisatie. Met regelmaat zien we bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) dat dit soort vraagstukken bij onze klanten opspelen. Vanuit een certificering zijn er een aantal verplichtingen waaraan je moet voldoen, maar hoe richt je dat in zodat alles op orde blijft? In dit artikel gaan we in op die vraagstukken en schetsen we een passende oplossing in de vorm van outsourcing.

Ad-hoc handelen en plannen brengt risico’s met zich mee

Wat regelmatig gebeurt op het gebied van certificeringen in de arbo & veiligheidshoek, zoals rondom een VCA certificering, is dat er op jaarbasis periodiek ‘losse afspraakmomenten’ worden gepland. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het inplannen van een interne audit. Het is geen onderdeel van een groter geheel en organisaties komen daardoor vaak (pas) in beweging op het moment dat de datum van een geplande externe audit met een Certificerende Instantie (CI) in zicht komt. ‘Oh, we moeten ook nog even de interne audit inplannen’, is dan doorgaans de gang van zaken.

Door op deze manier te handelen, loop je een aantal risico’s. Wanneer je ‘samenwerkt’ met een externe deskundige voor de interne audit, ben je qua planning afhankelijk van de beschikbare ruimte in de agenda. Wanneer je een interne audit afspraak inplant op moment dat de externe auditdatum in zicht komt, loop je het risico dat er op korte termijn geen ruimte meer is in de agenda van de externe deskundige. Daardoor kan het zijn dat er een andere adviseur op bezoek komt (niet jouw vaste begeleider), of dat de externe auditdatum helemaal niet haalbaar is, waardoor je naar andere oplossingen moet zoeken.

Daarnaast is het zo dat wanneer je de interne audit ‘pas’ gaat inplannen omdat de externe audit eraan komt, je het risico loopt dat een aantal zaken binnen je organisatie niet (meer) voldoende op orde zijn. Mogelijk doordat er onvoldoende tijd en aandacht voor is geweest. Doordat het benodigde onderhoud aan je certificering niet heeft plaatsgevonden, kan er vanalles aan het licht komen bij een interne audit. Hierdoor komt er veel druk op je organisatie te staan om alles tijdig te ‘repareren’ alvorens de externe auditor op de stoep staat.

En tot slot zie je vaak dat alle operationele werkzaamheden en acties rondom een certificering bij iemand in de organisatie ‘erbij’ komen. Deze persoon heeft vanuit zijn primaire functie vaak al genoeg te doen en krijgt zo te maken met verschillende petten die opgezet moeten worden. Denk aan VGM-taken, KAM-taken, preventiemedewerker ed. Het is geen kwestie van ‘even oppakken’; iemand moet zich daar helemaal in verdiepen, terwijl zijn/haar kennis en kunde (competenties) mogelijk niet zover reikt en het geen dagelijkse materie is. Dit gaat ten koste van de kerntaken en reguliere werkzaamheden. Doordat dit op deze manier wordt ingericht zie je dat dit soort werkzaamheden vooruit worden geschoven, er te weinig eigenaarschap is, verantwoordelijkheden worden verlegd en continuïteit vaak ver te zoeken is. Gevolg: de certificering hangt er maar een beetje bij.

Dat kan anders! Kies voor rust, structuur en ontzorging!

Is dit te voorkomen? Wel degelijk! Met een CI, die je inschakelt voor het auditen van je certificering, maak je gebruikelijk afspraken voor drie jaar. Zo borg je dat er jaarlijks een audit-afspraak, welke verplicht is vanuit de certificering, staat gepland. Dit geeft je organisatie rust, structuur en ontzorgt. Dergelijke afspraken kun je natuurlijk ook op voorhand maken met de partij/adviseur die je begeleidt bij het inrichten en onderhouden van je certificering en/of de interne audits voor haar rekening neemt:

  • Je kunt de interne audit afspraken voor drie jaar vastleggen. Zo borg je dat alles volgens planning verloopt en je op dat gebied ontzorgd wordt.
  • Je kunt er ook voor kiezen om periodiek, afhankelijk van de wensen, behoeften en het werk dat er ligt, afspraken te maken voor het onderhouden van alles dat er ligt rondom je certificering. Zo borg je dat alles op orde wordt gehouden en zelfs naar een hoger plan wordt getild (continue verbetering). Dit zorgt er gegarandeerd voor dat je bij de interne audit voor minder verrassingen komt te staan en er minder ballast bij jouw mensen komt te liggen.

Health & Safety officer as a Service?

Rob Enzlin, veiligheidsadviseur bij CAN: “Een leuk voorbeeld is een transportbedrijf waar ik momenteel periodiek werkzaam ben. Een wat kleiner bedrijf dat vroeger in het bezit was van een VCA certificaat. Doordat de eigenaar veel rondom VCA zelf oppakte is er in de loop van de tijd wat minder aandacht aan besteed. Helaas was het hele VCA-verhaal niet meer (voldoende) op orde, waardoor de hulp van CertificeringsAdvies Nederland werd ingeroepen. Momenteel ben ik nu bij het bedrijf actief en ga ik periodiek met de eigenaar aan de slag om hem weer in het zadel te helpen met betrekking tot VCA. Daarna kom ik elk kwartaal een keertje terug om het bedrijf te blijven ondersteunen als een soort van VGM-coördinator. Op die manier zorgen we er samen voor dat de VCA certificering op orde blijft en het geen terugval krijgt.” – Bekijk ook het artikel: Health & Safety Officer as a Service in de praktijk

Structurele ondersteuning in de vorm van outsourcing biedt uitkomst

Bij CertificeringsAdvies Nederland (CAN) bieden we dit alles aan onder de noemer ‘outsourcing’; een vorm van structurele ondersteuning. Een adviseur van CAN is dan periodiek – wekelijks, maandelijks, elk kwartaal of half jaar – voor een afgesproken aantal uur beschikbaar voor jouw organisatie. De adviseur neemt allerlei taken op zich die jou ontlasten en waarmee geborgd wordt dat alles rondom je certificering op rolletjes verloopt. Wat biedt deze structurele oplossing voor voordelen?

  • Ontzorging: de werkzaamheden worden conform planning uitgevoerd en tijdig opgevolgd, zodat wordt voldaan aan de eisen van de norm en er op dit punt geen tekortkomingen ontstaan bij de externe audit;
  • Jij en jouw mensen focussen zich op hun core-taken en hebben geen extra ballast; ze hoeven geen bijrol te vervullen die tijd kost en buiten de comfortzone ligt;
  • Het opzetten en onderhouden van het managementsysteem is de corebusiness van de externe deskundige, waarmee de daaraan verbonden werkzaamheden professioneler en sneller worden uitgevoerd en meer nuttige output opleveren;
  • De betrokkenheid is, in tegenstelling tot wanneer je dit soort taken intern belegd, gegarandeerd hoog;
  • Bevindingen van een externe specialist worden door interne medewerkers vaak meer ter harte genomen dan die van een interne collega (‘vreemde ogen dwingen’);
  • Je bent niet afhankelijk van één interne medewerker die ziek kan worden of kan vertrekken;
  • De contractsvorm is aanzienlijk flexibeler dan die van een medewerker in loondienst, waarmee het aantal contractuele uren naar behoefte en situatieafhankelijk kan worden op- of afgeschaald.

Outsourcing via CertificeringsAdvies Nederland

Met de dienst outsourcing komt CertificeringsAdvies tegemoet aan de groeiende behoefte om werkzaamheden gerelateerd aan bedrijfsnormen en -certificeringen op gebied van kwaliteit, arbo & veiligheid, milieu & duurzaamheid, informatiebeveiliging en/of voedselveiligheid uit te besteden aan een gespecialiseerde partner.

Mogelijkheden:

  • Uitbesteden van een volledige rol/functie (bijvoorbeeld via de dienst Officer as a Service (OaaS).
  • Uitbesteden van één of meer specifieke onderdelen gerelateerd aan het managementsysteem of de certificering. Bijv. interne audits, bewustwordingsacties onder medewerkers ed.
  • Tijdelijk waarnemen van een vertrokken of uitgevallen functionaris.

Borg dat je certificering op orde blijft!

De kern van dit verhaal: de (medewerkers van je) organisatie focust zich op haar kernactiviteiten en de ondersteunende activiteiten, zoals het reilen en zeilen rondom certificeringen, worden uitbesteed. Door te kiezen voor een vorm van outsourcing, borg je dat er procesmatig te werk wordt gegaan. Alles wordt periodiek op orde gehouden en krijgt de benodigde aandacht. Je gaat zien dat wanneer je hier een tijd mee werkt, de inspanningen zelfs minder worden omdat het procesmatig sterk is ingericht (het proces loopt vanzelf).

Periodiek werken aan doelen!

Stijn: “Wanneer we in de vorm van periodieke ondersteuning bij bedrijven aan de slag gaan, dan formuleren we doorgaans een aantal doelstellingen per maand. Daaruit vloeit een actieplan voort wat we gaan volgen. Dat combineren we, indien mogelijk, met de actielijst die er vanuit VCA ligt. Uiteraard houden we daarbij de lopende zaken en de actualiteit in het oog. Vaak is het ook zo dat we in onze actiepunten datgene opnemen wat er momenteel heerst en speelt vanuit veiligheidskundig en Arbo-oogpunt. Je kunt bepaalde dringende veiligheidszaken immers niet laten wachten, omdat deze toevallig niet in de doelstellingen passen.”

Die ontzorging en borging, dat wil jij toch ook? Wil je meer informatie over de mogelijkheden of eens sparren over de toegevoegde waarde rondom outsourcing voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag.

Outsourcing

Portretfoto Jeffrey Hekelaar
Jeffrey Hekelaar
Manager Sales

Jeffrey Hekelaar is Manager Sales bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij levert graag zijn bijdrage aan het ontwikkelen van (klant)organisaties en komt daar graag voor bij je op bezoek!

jeffrey@certificeringsadvies.nl

Outsourcing op maat?

Wij sparren graag over de mogelijkheden!

  • Flexibel
  • Doelgericht
  • Praktisch

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields