De VCA audit: zo gaat het in zijn werk
De VCA audit: wat is dat precies en hoe gaat zo'n audit in z'n werk? We zetten het voor je uiteen.
Stijn Sestig is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'De belangrijkste kernwaarde die ik tijdens mijn studie heb geleerd is integriteit. Deze kernwaarde neem ik mee naar mijn klanten. Vertrouwen is vanuit mijn optiek immers de basis die moet leiden tot mooie resultaten.'
stijn@certificeringsadvies.nlWanneer je als organisatie aan de slag gaat met de implementatie van VCA en uiteindelijk voor deze norm wilt certificeren, dan kom je in aanraking met de VCA audit. Er zijn op het gebied van audits twee verschillende ‘tools’ gangbaar: namelijk de interne VCA audit en de externe VCA audit. In dit artikel vertellen we je meer over beide auditvormen.
Op weg naar de VCA audit
Allereerst zoomen we nog even in op de VCA norm: VCA is de standaard in veilig, gezond en duurzaam werken. VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers. Organisaties die in het bezit zijn van een VCA certificaat kunnen aantoonbaar maken dat zij werken in een veilige en gezonde werkomgeving. Wanneer je als organisatie aan de slag gaat met het behalen van een VCA certificaat, dan dien je daarvoor een aantal stappen te ondernemen:
- Bepaal het niveau van de VCA certificering: wat is voor jouw organisatie relevant? Is dat VCA*, VCA** of VCA-P?
Er zijn een aantal VCA certificeringen te behalen. Zo is er de VCA 1-ster, wat veelal bedoeld is voor kleinere bedrijven (tot 35 mensen) die doorgaans als onderaannemer werkzaam zijn. Daarnaast is er de VCA 2-ster, voor wat grotere bedrijven (vanaf 35 mensen) die meestal als hoofdaannemer werkzaam zijn. En dan is er nog VCA-P (ofwel Petrochemie) wat bedoeld is voor bedrijven die werkzaam zijn in de petrochemische sector. - Bepaal of je een adviesbureau in de arm neemt dat je ondersteunt bij de implementatie van VCA. Vervolgens dien je, al dan niet met hulp van een externe partij, de VCA norm te doorlopen en alle zaken die daarin gevraagd worden te implementeren.
- Het doel van de norm is het in kaart brengen en beheersen van de VCA-risico’s op gebied van veiligheid en gezondheid. De risico’s en bijbehorende maatregelen dienen vastgelegd te worden, bijvoorbeeld in een VCA handboek.
- Alles op de rit? Dan is het tijd voor de interne audit. Het is de laatste stap alvorens je een Certificerende Instantie (CI) kunt benaderen die middels een externe audit komt toetsen of je VCA gecertificeerd kunt worden.
- Dit is de stap waarin de CI langskomt voor de certificeringsaudit.
Bij CertificeringsAdvies Nederland krijgen we regelmatig vragen over de VCA audit. Daarom besteden we in dit blog expliciet aandacht aan stap 4 en 5 zoals hierboven beschreven: de VCA interne audit en de VCA externe audit.
Wat is het verschil tussen de interne VCA audit en externe VCA audit?
Wanneer je het hebt over een VCA audit, dan kun je onderscheid maken tussen de interne audit en de externe audit. Die laatste wordt ook wel certificeringsaudit genoemd. Beide audits hebben een ander doel:
- De interne VCA audit is gericht op het verbeteren van de interne organisatie;
- De externe VCA audit wordt altijd uitgevoerd door een geaccrediteerde Certificerende Instantie (CI). Via een dergelijke audit kun je als organisatie aantonen dat je voldoet aan de VCA eisen uit de VCA norm en dat je voldoet aan wet- en regelgeving. Het resultaat van deze audit is het ontvangen van een certificaat!
Wat is de interne VCA audit?
De interne audit is een verplicht onderdeel in iedere bedrijfsnorm. Wanneer je dus VCA wilt certificeren, dan is het op een gegeven moment verplicht om een interne audit uit te (laten) voeren. Met behulp van de interne audit:
- Kun je kansen, risico’s en verbeterpunten in kaart brengen;
- Kan worden bepaald of je doelstellingen behaald worden en of beleid, procedures en werkinstructies op orde zijn;
- Kan worden getoetst of alles in de praktijk wordt nageleefd;
- Kan geconstateerd worden dat je voldoet aan alle normeisen uit de VCA norm.
Je kunt ervoor kiezen om de interne audit zelf te doen of uit te besteden. Interne audits kunnen worden uitgevoerd door medewerkers van je organisatie, met als voorwaarde dat een proceseigenaar niet zijn eigen processen mag beoordelen en dat de persoon die als auditor wordt ingezet voldoende competent is. De audit moet in elk geval uitgevoerd worden door iemand die geen belang heeft bij de resultaten om op die manier objectieve en representatieve informatie uit de audit te verkrijgen.
Uiteraard kun je er ook voor kiezen om de interne audit uit te laten voeren door een externe adviseur. Enkele voordelen:
- Eigen medewerkers kunnen zich op eigen taken blijven richten;
- De externe adviseur is gespecialiseerd in audits wat zorgt voor professioneel uitgevoerde audits met nuttige output;
- De adviseur heeft geen interne belangen en kan onafhankelijker te werk gaan;
- De audits worden altijd conform planning uitgevoerd;
- De adviseur kan ook nog tips en verbeteringen aandragen op basis van zijn ervaring en zodanig fungeren als sparringpartner.
Door het (laten) uitvoeren van de interne audit ga je vol vertrouwen de externe (certificerings)audit tegemoet. Zo kun je op basis van de output van de interne VCA audit de puntjes op de i zetten en gericht aan de slag met de laatste stappen op weg naar VCA certificering.
Nadat je de VCA certificering in bezit hebt, dien je periodiek – minimaal elk jaar – interne audits uit te (laten) voeren. Middels die audits verzamel je ‘bewijs’ waarmee je kunt aantonen dat je ‘in control’ bent. Daarnaast bekijk je of er verbeterpunten mogelijk zijn waarop je jouw beleid, jouw doelstellingen en beheersmaatregelen weer gaat aanpassen.
“We merkten direct dat CertificeringsAdvies een bureau is dat niet de standaardprocedures invult, maar echt kijkt naar de organisatie. Precies wat ons bedrijf nodig had!” – Wil je het hele verhaal van onze klant Kleijngeld lezen? Bekijk dan de Kleijngeld klantcase.
Wat is de externe VCA audit of VCA certificeringsaudit?
De externe audit wordt ook wel de certificeringsaudit genoemd. Zoals aangegeven wordt deze audit uitgevoerd door een Certificerende Instantie (CI):
- De instantie die de certificeringsaudit uitvoert dient onafhankelijk te zijn in verband met belangverstrengeling;
- De instantie dient erkend te zijn: alleen een geaccrediteerde instelling mag het certificaat uitreiken.
Hoe gaat de VCA externe audit in zijn werk? In feite komt de externe audit in de praktijk op hoofdlijnen op hetzelfde neer als de interne VCA audit. Alle geïmplementeerde zaken worden in twee delen nauwkeurig bekeken door de auditor. Tijdens het eerste deel van de audit wordt bekeken of alle benodigde processen zijn beschreven in het managementsysteem of handboek. Gedurende het tweede deel van de certificeringsaudit wordt gecontroleerd of alle normeisen in de praktijk zijn opgepakt en dat de benodigde kennis over de eisen uit de norm aanwezig zijn bij de medewerkers.
Bij de externe audit wordt tevens vastgesteld of je organisatie voldoet aan de VCA (norm) eisen. Indien er tekortkomingen of afwijkingen geconstateerd worden, krijgt de beoordeelde organisatie drie maanden de tijd om de afwijkingen op te pakken, alvorens het certificaat wordt uitgegeven.
Indien er wordt voldaan aan eisen uit het VCA certificatieschema, dan wordt er uiteindelijk een VCA certificaat uitgereikt. Met behulp van dat certificaat kun je organisatie aantonen dat er voldaan wordt aan de eisen vanuit de norm.
Meer informatie of een interne VCA audit uit laten voeren?
Wil je meer informatie over de VCA audit? Of wil je een interne audit laten uitvoeren door een externe adviseur? In beide gevallen ben je bij CertificeringsAdvies Nederland aan het juiste adres. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Wij helpen je graag op weg.
Stijn Sestig is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'De belangrijkste kernwaarde die ik tijdens mijn studie heb geleerd is integriteit. Deze kernwaarde neem ik mee naar mijn klanten. Vertrouwen is vanuit mijn optiek immers de basis die moet leiden tot mooie resultaten.'
stijn@certificeringsadvies.nl
VCA (interne) audit uit laten voeren?
Vraag vrijblijvend een offerte op maat aan!
- Deskundige adviseurs
- Praktische rapportage met tips
- Snel uitvoerbaar
