Leestijd: 8 minuten

De VCA audit: zo gaat het in zijn werk

De VCA audit: wat is dat precies en hoe gaat zo'n audit in z'n werk? We zetten het voor je uiteen.

VCA Audit
Stijn Sestig
Stijn Sestig
Adviseur

Stijn Sestig is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'De belangrijkste kernwaarde die ik tijdens mijn studie heb geleerd is integriteit. Deze kernwaarde neem ik mee naar mijn klanten. Vertrouwen is vanuit mijn optiek immers de basis die moet leiden tot mooie resultaten.'

stijn@certificeringsadvies.nl

Wanneer je als organisatie aan de slag gaat met de implementatie van VCA norm en uiteindelijk voor deze norm wilt certificeren, dan ontkom je niet aan de VCA audit. Aan het einde van het VCA traject, is het namelijk verplicht om een interne audit uit te (laten) voeren. Om vervolgens te kunnen certificeren, dien je een Certificerende Instantie (CI) in de arm te nemen die een zogenaamde certificeringsaudit uit komt voeren. Ook deze is verplicht. Wanneer je deze goed doorstaat, krijg je uiteindelijk het VCA certificaat uitgereikt. In dit artikel vertellen we wat meer over de VCA audit: wat is het? Hoe gaat het in zijn werk? En hoe vlieg je het aan?

De VCA audit: ben je er klaar voor?

Wat is VCA?

Nog even kort een blik op de VCA norm: VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers. Organisaties die in bezit zijn van een VCA certificering, kunnen aantoonbaar maken dat zij werken in een veilige en gezonde werkomgeving.

Lees ook: Wat is VCA

Of je nu VCA*, VCA** of VCA-P (ofwel Petrochemie) implementeert: het is zaak dat je de gehele norm doorloopt en voldoet aan alle eisen. Het doel van de VCA norm is het in kaart brengen en beheersen van de VCA risico’s met het oog op veiligheid en gezondheid. De risico’s en bijbehorende maatregelen dienen te worden vastgelegd in een VCA handboek of managementsysteem. Met behulp van het bijbehorende Plan van Aanpak ga je aan de slag om de risico’s beheersbaar te maken. Op een gegeven moment heb je alles rondom VCA op de rit staan. Dat is het punt waarop je een interne audit uit gaat of laat voeren.

Nadat de interne audit is gedaan en je alle eventuele opmerkingen hebt opgevolgd, is het tijd voor de certificeringsaudit (ofwel de externe audit). Deze wordt altijd uitgevoerd door een CI; dat is een partij die daartoe bevoegd is.

Wat is het verschil tussen de interne VCA audit en externe VCA audit?

Zoals hierboven al een aantal keer genoemd is er een verschil tussen een interne VCA audit en een externe audit VCA. Maar wat is precies dat verschil tussen de interne VCA audit en de externe VCA audit? Dat zit hem in het doel. Beide audits hebben een ander doel:

  • De interne VCA audit is gericht op het verbeteren van de interne organisatie. Daarbij wordt het hele VCA systeem doorlopen en getoetst. Op die manier kan een en ander nog scherper worden neergezet, alvorens je de certificeringsaudit tegemoet gaat.
  • De externe VCA audit, of certificeringsaudit, wordt altijd uitgevoerd door een geaccrediteerde Certificerende Instantie (CI). Via een dergelijke audit kun je als organisatie aantonen dat je voldoet aan de VCA eisen uit de VCA norm en dat je voldoet aan wet- en regelgeving. Het resultaat van deze audit is, als alles op orde is, het ontvangen van een VCA certificaat!

Wat is de interne VCA audit?

De interne audit is een verplicht onderdeel in iedere bedrijfsnorm. Wanneer je dus VCA wilt certificeren, dan is het op een gegeven moment verplicht om een interne VCA audit uit te (laten) voeren. Met behulp van de interne audit:

  • Kun je kansen, risico’s en verbeterpunten in kaart brengen;
  • Kan worden bepaald of je doelstellingen behaald worden en of beleid, procedures en werkinstructies op orde zijn;
  • Kan worden getoetst of de VCA norm in de praktijk wordt nageleefd;
  • Kan geconstateerd worden dat je voldoet aan alle normeisen uit de VCA norm.

Naast dat de interne audit wordt uitgevoerd gedurende het certificeringstraject zal de interne audit na de VCA-certificering jaarlijks worden ingezet als onderhoud en controlemiddel.

Interne audit VCA: uitbesteden of zelf doen?

Je kunt ervoor kiezen om de interne audit zelf te doen of uit te besteden. Interne audits kunnen worden uitgevoerd door medewerkers van je organisatie, met als voorwaarden dat:

  • Een proceseigenaar niet zijn eigen processen mag beoordelen;
  • Dat de persoon die als VCA auditor wordt ingezet voldoende competent (en dus voldoende kennis heeft van de norm en het te auditeren proces) is;
  • De VCA audit uitgevoerd wordt door iemand die geen belang heeft bij de resultaten om op die manier objectieve en representatieve informatie uit de audit te verkrijgen.

Je kunt er dus ook voor kiezen om de interne VCA audit uit te laten voeren door een externe adviseur. Enkele voordelen:

  • Eigen medewerkers kunnen zich op eigen taken blijven richten;
  • De externe adviseur is gespecialiseerd in audits wat zorgt voor professioneel uitgevoerde audits met nuttige output;
  • De adviseur heeft geen interne belangen en kan onafhankelijker te werk gaan;
  • De audits worden altijd conform planning uitgevoerd;
  • De adviseur kan ook nog tips en verbeteringen aandragen op basis van zijn ervaring en zodanig fungeren als sparringpartner.

Door het (laten) uitvoeren van de interne VCA audit ga je vol vertrouwen de externe (certificerings)audit tegemoet. Zo kun je op basis van de output van de interne VCA audit de puntjes op de i zetten en gericht aan de slag met de laatste stappen op weg naar VCA certificering.

Audit: voldoende kennis?

Voor het uitvoeren van de interne audit heb je voldoende kennis van de norm en het te auditen proces nodig. De medewerkers kunnen deze kennis opdoen door het volgen van een normkennistraining of interne audit training. Echter kiezen er ook veel organisaties voor om de interne audit uit te besteden. Hiermee haal je de expertise in huis en weet je zeker dat de audit op een professionele manier gebeurt. Een ervaren auditor heeft namelijk al vele audits doorlopen en kent de valkuilen. Daarnaast is een groot voordeel dat je de interne VCA-audit kan laten uitvoeren door een (externe) veiligheidskundige. Hiermee voldoe je tevens aan de normeis om (jaarlijks) aantoonbare betrokkenheid van een veiligheidskundige te hebben. De veiligheidskundige kan dit combineren met het doornemen van het VCA-handboek en het uitvoeren van de directiebeoordeling. Vanuit de interne audit krijg je een concrete actielijst mee met punten die je nog kunt oppakken voor de externe audit. Hierdoor ben je optimaal voorbereid op de externe audit.

Vaak wordt gezegd dat wanneer de interne audit wordt uitbesteed, dit kosten met zich meebrengt (voor de externe adviseur). Daar tegenover staat wel dat het je organisatie ook een kostenbesparing oplevert doordat het eigen personeel tijd bespaart, doordat zij zelf de audit niet voorbereiden en uitvoeren.

Wil jij net als Kleijngeld ook toegevoegde waarde?

“We merkten direct dat CertificeringsAdvies een bureau is dat niet de standaardprocedures invult, maar echt kijkt naar de organisatie. Precies wat ons bedrijf nodig had!” – Wil je het hele verhaal van onze klant Kleijngeld lezen? Bekijk dan de Kleijngeld klantcase.

Hoe gaat de VCA interne audit in zijn werk?

Voorafgaand aan iedere VCA audit worden er punten bepaald die beoordeeld gaan worden. De opvolging van eerdere afwijkingen en effectiviteit van genomen maatregelen maakt hier onderdeel van uit. Vervolgens wordt, door interviews en onderzoek, een beeld gevormd. Afwijkingen en verbeterpunten worden vastgelegd en worden vervolgens opgevolgd (corrigerende maatregelen).

Hoe doe je de VCA interne audit?

  • Voorbereiding: Zorg ervoor dat duidelijk is welke processen er geaudit moeten worden, wie daarvoor nodig is, hoelang het duurt en welke middelen je nodig hebt voor de VCA audit.
  • Uitvoering: Tijdens de audit probeer je het doel te bereiken en wordt gecontroleerd of processen voldoen aan de VCA eisen. Je bent hier niet op zoek naar fouten, maar naar verbeteringen!
  • Rapportage: De bevindingen van de VCA audit worden onder elkaar gezet. Na de uitvoering worden deze verwerkt in een rapportage die wordt gedeeld met relevante stakeholders.
  • Opvolging: De bevindingen van de audit worden besproken om er opvolging aan te geven die verankerd wordt in overleggen/processen.

Een certificering vraagt om een intern auditplan. Nadat je de VCA certificering in bezit hebt, dien je periodiek – minimaal elk jaar – interne audits uit te (laten) voeren. Middels die audits verzamel je ‘bewijs’ waarmee je kunt aantonen dat je ‘in control’ bent. Daarnaast bekijk je of er verbeterpunten mogelijk zijn waarop je jouw beleid, jouw doelstellingen en beheersmaatregelen weer gaat aanpassen.

Wat is de externe VCA audit of VCA certificeringsaudit?

De externe VCA audit wordt ook wel de certificeringsaudit genoemd. Zoals aangegeven wordt deze audit uitgevoerd door een Certificerende Instantie (CI). Waarom?

  • De instantie die de certificeringsaudit uitvoert dient onafhankelijk te zijn in verband met belangverstrengeling;
  • De instantie dient erkend te zijn: alleen een geaccrediteerde instelling mag het VCA certificaat uitreiken.

Hoe gaat de VCA externe audit in zijn werk? In feite komt de externe audit in de praktijk op hoofdlijnen op hetzelfde neer als de interne VCA audit. Alle geïmplementeerde zaken worden in twee delen nauwkeurig bekeken door de VCA auditor. Tijdens het eerste deel van de audit wordt bekeken of alle benodigde processen zijn beschreven in het managementsysteem of handboek. Gedurende het tweede deel van de certificeringsaudit wordt gecontroleerd of alle normeisen in de praktijk zijn opgepakt en dat de benodigde kennis over de eisen uit de norm aanwezig zijn bij de medewerkers.

Bij de externe audit wordt tevens vastgesteld of je organisatie voldoet aan de VCA (norm) eisen. Indien er tekortkomingen of afwijkingen geconstateerd worden, krijgt de beoordeelde organisatie drie maanden de tijd om de afwijkingen op te pakken, alvorens het certificaat wordt uitgegeven.

Indien er wordt voldaan aan eisen uit het VCA certificatieschema, dan wordt er uiteindelijk een VCA certificaat uitgereikt. Met behulp van dat certificaat kun je organisatie aantonen dat er voldaan wordt aan de eisen vanuit de norm.

VCA training en interne audit? Combineer het!

Een VCA examentraining bij jou op locatie volgen? Dat kan via de CAN Academy! Via de Incompany training wordt de training bij jou op locatie gegeven en volledig aangepast aan jouw branche en situatie. Dat betekent dat je de training kunt plannen waar en wanneer het jou uitkomt én dat je ook nog op reis- en verletkosten bespaart! Daarnaast is het mogelijk om deze training te combineren met een interne VCA audit op dezelfde dag. Zo vang je twee vliegen in één klap!

Incompany training op maat?

Training bij jou op locatie en volledig aangepast aan jouw situatie? Boek een incompany training!

De VCA Incompany examentraining in het kort

Je kunt bij de CAN Academy terecht voor diverse VCA trainingen (zoals VCA Basis, VCA-VOL of VIL-VCU). Deze trainingen zijn op een praktische manier ingestoken, dus geen wollige theorie! Een aantal voordelen:

  • Je behaalt in korte tijd je VCA-diploma;
  • De Incompany examentraining is in te plannen voor Basis VCA, VCA-VOL, VIL-VCU of zelfs gecombineerd;
  • Je bespaart op reis- en verletkosten;
  • Je pant de training en het examen aar én wanneer het jou uitkomt;
  • De training is al mogelijk voor kleine aantallen;
  • De CAN Academy heeft een hoog slagingspercentage.

Interne VCA audit uit laten voeren?

Wil je meer informatie over de VCA audit? Of wil je een interne audit laten uitvoeren door een externe adviseur? In beide gevallen ben je bij CertificeringsAdvies Nederland aan het juiste adres. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Wij helpen je graag op weg.

Aanvraag offerte interne audit

Stijn Sestig
Stijn Sestig
Adviseur

Stijn Sestig is adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. 'De belangrijkste kernwaarde die ik tijdens mijn studie heb geleerd is integriteit. Deze kernwaarde neem ik mee naar mijn klanten. Vertrouwen is vanuit mijn optiek immers de basis die moet leiden tot mooie resultaten.'

stijn@certificeringsadvies.nl

VCA (interne) audit uit laten voeren?

Vraag vrijblijvend een offerte op maat aan!

  • Deskundige adviseurs
  • Praktische rapportage met tips
  • Snel uitvoerbaar

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields