De toegevoegde waarde van ISO 9001 (2015)

Met regelmaat krijgen ik en mijn collega’s vragen over ISO 9001. Bijvoorbeeld: “Waarom zou ik ISO 9001 certificeren? Behalve dan vanwege de vraag van een opdrachtgever? Ik heb voldoende werk, mijn klanten zijn tevreden en mijn processen lopen prima. Wat kan ISO 9001 certificering dan nog toevoegen?” Dat vind ik een goede vraag. Daarom wil ik in dit artikel wat vertellen over de toegevoegde waarde van ISO 9001:2015.

Wat is ISO 9001 eigenlijk? ISO 9001 geeft richtlijnen waaraan een goed kwaliteitsmanagementsysteem moet voldoen. Het gaat hier over de kwaliteit van je processen. Neem bijvoorbeeld het verkoopproces. Hoe zorg je ervoor dat de vraag van een potentiële klant resulteert in een goede offerte? De manier waarop je dat geregeld hebt, borg je in het kwaliteitssysteem. Daarmee zorg je dat het risico op een fout in het proces minimaal is. Maar hoe zetten we een kwaliteitssysteem op?

De basis van het kwaliteitssysteem is de contextanalyse. Die bestaat uit een stakeholder- en risicoanalyse. Met het uitvoeren van de stakeholderanalyse breng je in kaart welke belanghebbenden je organisatie heeft. Bijvoorbeeld medewerkers, leveranciers en klanten. Met de risicoanalyse breng je de risico’s per proces in kaart. Zie deze contextanalyse als een kader waarbinnen je zelf de invulling kan bepalen. Het mooie is dat je dit kader dus zelf vaststelt. Afhankelijk van de uitkomsten van de contextanalyse kun je er voor kiezen om je processen te beschrijven. Zijn er hoge risico’s binnen een proces? Dan kunt je er zelfs voor kiezen om werkinstructies op te stellen.

Ten opzichte van de oude ISO 9001 norm zien we hier al de toegevoegde waarde van ISO 9001:2015. In de oude ISO 9001 norm werden organisaties verplicht processen te beschrijven. Met de nieuwe ISO 9001:2015 is dit veranderd. De contextanalyse doe je namelijk zelf! Je identificeert zelf je stakeholders en risico’s. Op basis daarvan bepaal je dus zelf of je zaken wilt vastleggen én hoe je dat doet. De veelgehoorde klacht dat ‘ISO 9001 veel papierwerk is wat niets toevoegt aan de organisatie’, is dus niet meer van toepassing!

Een tijdje geleden sprak ik een auditor. Zijn opmerking bleef hangen. Hij zei het volgende:

“Met een goed verslag van de directiebeoordeling kom je al een heel eind. Hierin bespreken we sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen en de strategie die hieruit volgt. Daar volgen dan weer acties uit die je vervolgens periodiek bespreekt tijdens een managementoverleg. Procedures en documenten stel je alleen op voor processen waarbinnen het risico onaanvaardbaar is.”

Opmerkelijk, nietwaar? Waar in ISO 9001:2008 allerlei procedures én procesbeschrijvingen verplicht waren, gaat ISO 9001:2015 uit van de organisatie met haar unieke risico’s en eigen stakeholders. En op basis daarvan leggen we alléén de relevante zaken vast. Dát is de toegevoegde waarde van ISO 9001:2015. Alleen relevante zaken vastleggen, gebaseerd op een stakeholder- en risicoanalyse: dát is de toegevoegde waarde van ISO 9001!

De toegevoegde waarde van ISO 9001:2015 ten opzichte van de oude ISO 9001 norm is nu wel helder. Nu willen we een antwoord op de toegevoegde waarde van ISO 9001 voor jouw organisatie. Laten we daarom kijken naar de uitgangspunten van ISO 9001. Waarom ISO 9001 certificering? Omdat, ISO 9001:

Bovenstaande punten zijn de uitgangspunten van ISO 9001:2015. Mooie opvattingen die inderdaad waarde toevoegen aan je organisatie. Mits ze in de praktijk waargemaakt worden. Veel is dan afhankelijk van hoe de organisatie en adviseur ISO 9001 benaderen. Bij CertificeringsAdvies Nederland nemen we de organisatie van de klant als uitgangspunt en niet de norm.

Wanneer we bovenstaande lezen, lijkt ISO 9001 vooral iets voor bedrijven die graag willen groeien. Maar waarom ISO 9001 certificeren als je niet wilt groeien? Niet iedere ondernemer heeft die intentie. Groei staat echter niet gelijk aan vooruitgang en ontwikkeling van de organisatie. Het efficiënter inrichten van de processen is ook vooruitgang. Voor het overtreffen van de verwachtingen van je klanten geldt hetzelfde. Stilstand is achteruitgang. Ieder bedrijf moet zich continu ontwikkelen. Beter gezegd: ieder bedrijf moet zich regelmatig de vraag stellen: “Wie zijn mijn klanten? Wat willen ze? Voldoe ik nog aan hun verwachtingen?” Met andere woorden: ieder bedrijf zou regelmatig een contextanalyse uit moeten voeren. Dat hoeft lang niet altijd uitgebreid of ingewikkeld. Jaarlijks een dag om tafel zitten met het verkoopteam levert al veel winst op!

Ik krijg vaak van klanten te horen dat het “eigenlijk allemaal wel mee is gevallen.” Dat het “uiteindelijk best leuk was om zo’n traject te doen.” Maar het mooiste vind ik dat ze er ook nog wat aan hebben. Dat de vraag “waarom ISO 9001?” niet meer gesteld wordt. Wil jij binnen jouw organisatie ook aan de slag met ISO 9001? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag op weg!