De PDCA Cyclus in de HKZ-norm

Het verbeteren van je organisatie gaat niet vanzelf. Een goed hulpmiddel om je als organisatie continue te verbeteren is het implementeren van een planning & control cyclus. De input voor de planning & control cyclus zijn je resultaten, je audits, de opleidingen, de opvolging van klachten, het personeelsbeleid, je meetsystemen enz. Zonder deze onderdelen is het onmogelijk om je organisatie te besturen en dus ook te verbeteren. Al de bovenstaande onderwerpen zijn logischerwijs ook belangrijke aandachtspunten in de HKZ-norm.

Het draait er uiteindelijk allemaal om dat je de juiste informatie tijdig verkrijgt als (lijn)management om te bepalen of je organisatie presteert zoals die zou moeten. De verantwoording voor deze informatie ligt bij alle werknemers. Wie de verantwoordelijkheid krijgt om de informatie aan te leveren aan directie, wordt onderling afgesproken. Het belangrijkste is dat je dit proces op een juiste manier uitvoert en niet dat dit proces mooi beschreven staat in een flowchart. Je klachtensysteem, je audits enz.. deze processen moeten een middel zijn om je doel te bereiken.

Het opschrijven van dit proces in eindeloze flowcharts kan nooit het doel zijn van de HKZ-norm. Hierdoor ontstaan er dikke handboeken en moeizame trajecten. Er is nog nooit een organisatie beter geworden van het beschrijven van processen en procedures of door dat er een update in het handboek wordt gemaakt. Het gaat uiteindelijk allemaal om wat je er mee doet en hoe dit het resultaat beïnvloedt.

Belangrijkste maatstaven voor een zorgonderneming kunnen de wachttijd, de administratie, de nauwkeurigheid van analyseresultaten of gewoon het aantal wasbeurten zijn. Het is belangrijk voor organisaties onderstaande stappen te volgen:

1. (PLAN) om te bepalen welke resultaten cruciaal zijn voor jullie als organisatie.

2. (DO) De volgende stap is om deze processen zodanig in te richten, dat de beoogde resultaten ook worden gehaald.

3. (CHECK) Na een bepaalde periode zal de organisatie evalueren of de beoogde prestaties zijn behaald.

4. (ACT) De organisatie zal bepalen of er bijsturen nodig is in het behalen van de resultaten of eventueel de beoogde resultaten aanpassen.

Zo zou de planning & control cyclus van een organisatie eruit moeten zien. Op deze manier wordt kwaliteitszorg een relevant thema binnen de organisatie en werkt de norm ondersteunend ten opzichte van jullie organisatie. Zo kan de organisatie op een pragmatische manier werken en gecertificeerd zijn zonder dat daar eindeloze procedurebeschrijvingen en handboeken aan te pas komen.

Een andere belangrijke reden voor veel bouwbedrijven om het KOMO-keurmerk te halen is het versterken van hun positie in aanbestedingen. Steeds vaker wordt het gebruik van KOMO-gecertificeerde materialen of processen als harde eis gesteld in een aanbesteding. Hierdoor weet de aanbestedende partij dat hij met kwalitatief goede producten en/of processen te maken heeft.

Wil je meer weten over het KOMO-keurmerk of wil je er concreet mee aan de slag? Neem dan gerust contact met ons op! Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden.