De nieuwe ISO 9001:2015 norm: Simpel certificeren?

Wordt het met de komst van de nieuwe ISO 9001:2015 norm makkelijk certificeren? Daar lijkt het wel op. De nieuwe norm gaat immers geen verplichte procedures meer eisen, maar alleen een aantal registraties. Wordt het dan inderdaad ‘simpel certificeren’, of is dat maar schijn?

Het antwoord is: voor de ene organisatie wel, voor de andere niet. Het is namelijk afhankelijk van de inrichting van de bedrijfsvoering en de complexiteit van de processen. De nieuwe ISO 9001:2015 norm is een managementsysteem. Een systeem voor en over het management dus. Dat vraagt om heel bewust na te denken over de prestaties en de sturing van de onderneming en hier actief mee bezig te zijn.

De hoofdlijn van de ISO 9001:2015 norm is de opdracht om de context van de organisatie in kaart te brengen. Deze context moet vertaald worden naar risico’s en hoe deze te “managen”. Alle onderliggende normelementen geven een onderbouwing en uitdieping van deze basis.

De context van de organisatie, wat houdt dit nu in? Het antwoord daarop is vrij eenvoudig, de invulling wellicht niet. De context bestaat uit 3 onderdelen:

Om de context van de organisatie vast te stellen is het Canvas Business Model een handig hulpmiddel, maar de context kan natuurlijk ook bepaald worden door er samen over na te denken, te discussiëren of via een interview.

Vanuit de context van de organisatie is het heel goed mogelijk om de onderdelen in de onderneming te benoemen die “risicovol” zijn. En precies dáár ligt de omvang van het ISO 9001:2015 managementsysteem in besloten. Hoe meer diversiteit in risico’s, hoe meer risicobeheersing, en hoe omvangrijker het managementsysteem en vice versa. De omvang van het managementsysteem wordt dus bepaald aan de hand van de risico’s die je loopt.

Begin je vanaf nul, dan is het beter om klein te beginnen, enkele duidelijke doelen te stellen en deze goed te beheersen. Aansluitend kun je vervolgstappen nemen waar je de toegevoegde waarde van inziet. Heb je al een ISO 9001 systeem? Dan is het raadzaam om je te richten op de zaken die nog extra aandacht nodig hebben en een goede monitoring van de prestaties op te zetten. In kwaliteitsprojecten gaat zeker de 80-20 regel op: Je hebt voor het beheersen van 80% van je risico’s 20% van de tijd nodig en voor de andere 20% beheersing heeft je 80% van de tijd nodig. Belangrijk is dat je weet wat de 80% en 20% zijn. Kortom, dat je inzicht hebt in je risico’s en je bedrijfsvoering.

Daarnaast wordt er in de ISO 9001:2015 norm ook gesproken over leiderschap en prestatie-evaluatie. Deze vloeien logischerwijs weer voort uit de context. Leiderschap gaat enerzijds over de betrokkenheid van het management bij het managementsysteem. Anderzijds gaat leiderschap ook over een voorbeeldfunctie en het duidelijk stellen van doelen en ambities. Het meetbaar maken en bijstellen van de informatie over doelen en risico’s noemen we het dashboard. In de ISO 9001:2008 norm was dit beperkt en werd bijvoorbeeld eens per jaar een directiebeoordeling of managementreview uitgevoerd (voor de auditor). Dat is in de ISO 9001:2015 norm niet voldoende. De sturing van de organisatie (en daarmee het meten en evalueren van de prestaties) moet passend zijn bij de context van de organisatie. Dus afhankelijk van de looptijd van jouw projecten is het belangrijk dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal op de hoogte zijn van de prestaties en de mogelijkheid hebben bij te sturen.

Een eenvoudig voorbeeld: een organisatie met projecten die enkele weken duren, kan niet (bij)sturen als er eens per kwartaal een voortgangsrapportage van de projecten is. Deze organisatie wil dus wekelijks een voortgangsrapportage ontvangen.

Het antwoord op de vraag of certificeren voor ISO 9001 simpeler wordt is daarom per organisatie verschillend. CertificeringsAdvies Nederland kan je begeleiden bij een ISO 9001: 2015 traject. Wil je meer informatie over ISO 9001:2015 voor je organisatie? Neem gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg.