Nieuwe ISO 9001 norm: de transitie naar ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 is de huidige en daarmee meest actuele versie van de ISO 9001 norm. In 2015 is de norm vernieuwd en in de periode daarna hebben veel partijen de ISO 9001 transitie gemaakt van de ISO 9001:2008 (de vorige versie van de norm) naar ISO 9001:2015. In dit artikel vertellen we meer over de wijzigingen die ISO 9001:2015, de nieuwe ISO 9001 norm, met zich mee heeft gebracht en wat het omvat om een ISO 9001 certificering te behalen.

De nieuwe versie ISO 9001 dateert dus uit 2015. Met de komst van deze versie werd gezegd dat het makkelijker was om te gaan ISO 9001 certificeren en dat blijkt ook zo te zijn. De nieuwe ISO 9001 norm 2015 eist namelijk geen verplichte procedures meer, maar vraagt enkel om ‘registraties’, ofwel gedocumenteerde informatie.

Brengen de wijzigingen van de nieuwe ISO 9001 dan daadwerkelijk met zich mee dat certificeren simpel wordt? Het antwoord op basis van onze ervaringen: voor de ene organisatie wel, voor de andere niet. Het is namelijk afhankelijk van de inrichting van de bedrijfsvoering en de complexiteit van processen. De nieuwe ISO 9001:2015 norm is een managementsysteem. Een systeem voor en over het management dus; dat vraagt om heel bewust na te denken over de prestaties en de sturing van de onderneming en hier actief mee bezig te zijn.

De hoofdlijn van de nieuwe norm ISO 9001 is de opdracht om de context van de organisatie in kaart te brengen. Deze context moet vertaald worden naar risico’s en maatregelen om deze risico’s te managen. Alle onderliggende normelementen geven een onderbouwing en uitdieping van deze basis.

De context van de organisatie, wat houdt dit nu in? Het antwoord daarop is vrij eenvoudig, de invulling wellicht niet. De context bestaat uit drie onderdelen:

Om de context van de organisatie vast te stellen is het Canvas Business Model een handig hulpmiddel, maar de context kan natuurlijk ook bepaald worden door er samen over na te denken, te discussiëren of via een interview.

Vanuit de context van de organisatie is het heel goed mogelijk om de onderdelen in de onderneming te benoemen die “risicovol” zijn. En precies dáár ligt de omvang van het ISO 9001:2015 managementsysteem in besloten. Hoe meer diversiteit in risico’s, hoe meer risicobeheersing, en hoe omvangrijker het managementsysteem en vice versa. De omvang van het managementsysteem wordt dus bepaald aan de hand van de risico’s die je loopt.

Begin je vanaf nul, dan is het beter om klein te beginnen, enkele duidelijke doelen te stellen en deze goed te beheersen. Aansluitend kun je vervolgstappen nemen waar je de toegevoegde waarde van inziet. Heb je al een ISO 9001 systeem? Dan is het raadzaam om je te richten op de zaken die nog extra aandacht nodig hebben en een goede monitoring van de prestaties op te zetten. In kwaliteitsprojecten gaat zeker de 80-20 regel op: Je hebt voor het beheersen van 80% van je risico’s 20% van de tijd nodig en voor de andere 20% beheersing heeft je 80% van de tijd nodig. Belangrijk is dat je weet wat de 80% en 20% zijn. Kortom, dat je inzicht hebt in je risico’s en je bedrijfsvoering.

Als we praten over de contextanalyse in de nieuwe versie van ISO 9001, dan spreken we eigenlijk concreet over hoofdstuk 4 uit de ISO 9001:2015 norm. Hoofdstuk 4 van de ISO 9001 norm vraagt namelijk om:

Clause 4.1 – Understanding the organization and its context:
“The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and its strategic direction and that affect its ability to achieve the intended result(s) of its quality management system.”

Hiermee wordt bedoeld dat je geacht wordt om de context van je organisatie in kaart te brengen.

Zoals je kunt zien dien je in kaart te brengen met welke stakeholders (belangenpartijen) je te maken hebt. Het is belangrijk te weten wat deze partijen van je verwachten. Welke eisen of wensen en welke behoeftes hebben zij ten aanzien van uw bedrijf. Op basis hiervan moet je actief toetsen of je aan deze eisen, wensen en behoeften voldoet en of je dit eventueel wilt (of moet) verbeteren, bijvoorbeeld door doelstellingen.

Naast het in kaart brengen van de stakeholders zul je ook een goed beeld moeten hebben van de actuele zaken die zich rondom jouw bedrijf afspelen: issues. Denk hierbij aan toenemende verwachtingen van klanten, druk van leveranciers en concurrenten, wettelijke eisen, productontwikkelingen etc. Op basis hiervan bepaal je de kansen en bedreigingen voor je bedrijf en de wijze waarop je hier mee omgaat. Wat zijn de risico’s en hoe beheers je die in je bedrijfsvoering. Met andere woorden: risicomanagement.

Daarnaast wordt er in de ISO 9001:2015 norm ook gesproken over leiderschap en prestatie-evaluatie. Deze vloeien logischerwijs weer voort uit de context. Leiderschap gaat enerzijds over de betrokkenheid van het management bij het managementsysteem.

Anderzijds gaat leiderschap ook over een voorbeeldfunctie en het duidelijk stellen van doelen en ambities. Het meetbaar maken en bijstellen van de informatie over doelen en risico’s noemen we het dashboard. In de ISO 9001:2008 norm was dit beperkt en werd bijvoorbeeld eens per jaar een directiebeoordeling of managementreview uitgevoerd (voor de auditor). Dat is in de ISO 9001:2015 norm niet voldoende. De sturing van de organisatie (en daarmee het meten en evalueren van de prestaties) moet passend zijn bij de context van de organisatie. Dus afhankelijk van de looptijd van jouw projecten is het belangrijk dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal op de hoogte zijn van de prestaties en de mogelijkheid hebben bij te sturen.

Een eenvoudig voorbeeld: een organisatie met projecten die enkele weken duren, kan niet (bij)sturen als er eens per kwartaal een voortgangsrapportage van de projecten is. Deze organisatie wil dus wekelijks een voortgangsrapportage ontvangen.

Wat blijft voortbestaan in de ISO 9001:2015 versie wat we ook al kennen uit de eerdere versie?

Wat is dan het (grote) verschil met de ISO 9001:2008 versie, ofwel de vorige versie van de norm?

We zien dus twee kernprocessen die je overtuigend en proactief zult moeten laten zien in een certificeringstraject: stakeholdermanagement en risicomanagement. Dit betekent dat de norm nu veel duidelijker over de kern van je bedrijfsvoering zal gaan. Het managen van klantverwachtingen en risico’s zijn zaken waar ieder bedrijf bewust of onbewust mee bezig is. De nieuwe ISO 9001 norm zal dus veel meer een hulpmiddel zijn bij jouw strategische beslissingen en doelstellingen dan de oude ISO 9001 norm.

Wil je aan de slag met ISO 9001:2015? En een slag maken op het gebied van kwaliteit? Wij kunnen je op allerlei manieren van dienst zijn. Zo bieden wij bijvoorbeeld een ISO 9001 normkennis training aan, voor begrip van de norm, maar ook advies en ondersteuning bij implementatie van de norm in je organisatie. Wat je wens ook is, neem gerust contact met ons op! Wij sparren graag met je over de mogelijkheden.