Nieuwe ISO 9001 norm: de transitie naar ISO 9001:2015
De nieuwe ISO 9001: wat zijn de wijzigingen? Wat is de impact op jouw organisatie?
Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nlISO 9001:2015 is de huidige en daarmee meest actuele versie van de ISO 9001 norm. In 2015 is de norm vernieuwd en in de periode daarna hebben veel partijen de ISO 9001 transitie gemaakt van de ISO 9001:2008 (de vorige versie van de norm) naar ISO 9001:2015. In dit artikel vertellen we meer over de wijzigingen die ISO 9001:2015, de nieuwe ISO 9001 norm, met zich mee heeft gebracht en wat het omvat om een ISO 9001 certificering te behalen.
Alles lezen over de ISO 9001 norm?
Bekijk dan onze speciale ISO 9001 pagina met informatie, tips, blogs en video’s!
Nieuwe versie ISO 9001
De nieuwe versie ISO 9001 dateert dus uit 2015. Met de komst van deze versie werd gezegd dat het makkelijker was om te gaan ISO 9001 certificeren en dat blijkt ook zo te zijn. De nieuwe ISO 9001 norm 2015 eist namelijk geen verplichte procedures meer, maar vraagt enkel om ‘registraties’, ofwel gedocumenteerde informatie.
Brengen de wijzigingen van de nieuwe ISO 9001 dan daadwerkelijk met zich mee dat certificeren simpel wordt? Het antwoord op basis van onze ervaringen: voor de ene organisatie wel, voor de andere niet. Het is namelijk afhankelijk van de inrichting van de bedrijfsvoering en de complexiteit van processen. De nieuwe ISO 9001:2015 norm is een managementsysteem. Een systeem voor en over het management dus; dat vraagt om heel bewust na te denken over de prestaties en de sturing van de onderneming en hier actief mee bezig te zijn.
Nieuwe ISO 9001 norm 2015: Het draait om de context van de organisatie
De hoofdlijn van de nieuwe norm ISO 9001 is de opdracht om de context van de organisatie in kaart te brengen. Deze context moet vertaald worden naar risico’s en maatregelen om deze risico’s te managen. Alle onderliggende normelementen geven een onderbouwing en uitdieping van deze basis.
“Het belangrijkste in ISO 9001 is de contextanalyse”
Adviseur Nelis van de Pol: “Het belangrijkste in ISO 9001”2015 is de contextanalyse. De rest van de norm sluit daarop aan. Zo’n analyse geeft ook gewoon heel veel toegevoegde waarde. Vooral voor het management. ISO 9001 is namelijk een managementtool.”
De context van de organisatie, wat houdt dit nu in? Het antwoord daarop is vrij eenvoudig, de invulling wellicht niet. De context bestaat uit drie onderdelen:
- Extern: wet & regelgeving, markt, conjunctuur, internationaal, regio, omgeving, etc.
- Management: visie, missie, beeld, ambities, doelen, etc.
- Intern: processen, producten, personeel, cultuur, gedrag, techniek, etc.
Om de context van de organisatie vast te stellen is het Canvas Business Model een handig hulpmiddel, maar de context kan natuurlijk ook bepaald worden door er samen over na te denken, te discussiëren of via een interview.
Nieuwe ISO 9001: De risico’s bepalen de omvang
Vanuit de context van de organisatie is het heel goed mogelijk om de onderdelen in de onderneming te benoemen die “risicovol” zijn. En precies dáár ligt de omvang van het ISO 9001:2015 managementsysteem in besloten. Hoe meer diversiteit in risico’s, hoe meer risicobeheersing, en hoe omvangrijker het managementsysteem en vice versa. De omvang van het managementsysteem wordt dus bepaald aan de hand van de risico’s die je loopt.
Begin je vanaf nul, dan is het beter om klein te beginnen, enkele duidelijke doelen te stellen en deze goed te beheersen. Aansluitend kun je vervolgstappen nemen waar je de toegevoegde waarde van inziet. Heb je al een ISO 9001 systeem? Dan is het raadzaam om je te richten op de zaken die nog extra aandacht nodig hebben en een goede monitoring van de prestaties op te zetten. In kwaliteitsprojecten gaat zeker de 80-20 regel op: Je hebt voor het beheersen van 80% van je risico’s 20% van de tijd nodig en voor de andere 20% beheersing heeft je 80% van de tijd nodig. Belangrijk is dat je weet wat de 80% en 20% zijn. Kortom, dat je inzicht hebt in je risico’s en je bedrijfsvoering.
ISO 9001 voor kleine bedrijven? Snel en voordelig certificeren!
Is je organisatie wat kleiner, maximaal 15 fte? Dan is ISO 9001 voor kleine bedrijven wat voor jou! Met onze dienst CAN klein bedrijf bieden we standaard pakketten aan voor ISO 9001 certificeren tegen een vaste prijs. Kies je pakket en ga direct en voordelig aan de slag!
Nieuwe versie ISO 9001: Hoofdstuk 4 uitgelicht
Als we praten over de contextanalyse in de nieuwe versie van ISO 9001, dan spreken we eigenlijk concreet over hoofdstuk 4 uit de ISO 9001:2015 norm. Hoofdstuk 4 van de ISO 9001 norm vraagt namelijk om:
Clause 4.1 – Understanding the organization and its context:
“The organization shall determine external and internal issues that are relevant to its purpose and its strategic direction and that affect its ability to achieve the intended result(s) of its quality management system.”
Hiermee wordt bedoeld dat je geacht wordt om de context van je organisatie in kaart te brengen.
Context van de organisatie: de stakeholders
Zoals je kunt zien dien je in kaart te brengen met welke stakeholders (belangenpartijen) je te maken hebt. Het is belangrijk te weten wat deze partijen van je verwachten. Welke eisen of wensen en welke behoeftes hebben zij ten aanzien van uw bedrijf. Op basis hiervan moet je actief toetsen of je aan deze eisen, wensen en behoeften voldoet en of je dit eventueel wilt (of moet) verbeteren, bijvoorbeeld door doelstellingen.
Context van de organisatie: actuele issues
Naast het in kaart brengen van de stakeholders zul je ook een goed beeld moeten hebben van de actuele zaken die zich rondom jouw bedrijf afspelen: issues. Denk hierbij aan toenemende verwachtingen van klanten, druk van leveranciers en concurrenten, wettelijke eisen, productontwikkelingen etc. Op basis hiervan bepaal je de kansen en bedreigingen voor je bedrijf en de wijze waarop je hier mee omgaat. Wat zijn de risico’s en hoe beheers je die in je bedrijfsvoering. Met andere woorden: risicomanagement.
Nieuwe norm ISO 9001: Leiderschap en prestatie-evaluatie
Daarnaast wordt er in de ISO 9001:2015 norm ook gesproken over leiderschap en prestatie-evaluatie. Deze vloeien logischerwijs weer voort uit de context. Leiderschap gaat enerzijds over de betrokkenheid van het management bij het managementsysteem.
Anderzijds gaat leiderschap ook over een voorbeeldfunctie en het duidelijk stellen van doelen en ambities. Het meetbaar maken en bijstellen van de informatie over doelen en risico’s noemen we het dashboard. In de ISO 9001:2008 norm was dit beperkt en werd bijvoorbeeld eens per jaar een directiebeoordeling of managementreview uitgevoerd (voor de auditor). Dat is in de ISO 9001:2015 norm niet voldoende. De sturing van de organisatie (en daarmee het meten en evalueren van de prestaties) moet passend zijn bij de context van de organisatie. Dus afhankelijk van de looptijd van jouw projecten is het belangrijk dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal op de hoogte zijn van de prestaties en de mogelijkheid hebben bij te sturen.
Een eenvoudig voorbeeld: een organisatie met projecten die enkele weken duren, kan niet (bij)sturen als er eens per kwartaal een voortgangsrapportage van de projecten is. Deze organisatie wil dus wekelijks een voortgangsrapportage ontvangen.
Wijzigingen nieuwe ISO 9001
Wat blijft voortbestaan in de ISO 9001:2015 versie wat we ook al kennen uit de eerdere versie?
- Het streven naar verbetering en klanttevredenheid;
- Middels interne audits periodiek beoordelen of er nog steeds wordt voldaan aan het kwaliteitsmanagementsysteem.
Wat is dan het (grote) verschil met de ISO 9001:2008 versie, ofwel de vorige versie van de norm?
- Het verschil zit in de context van de organisatie;
- Het verschil zit in de risicobeheersing van de organisatie.
We zien dus twee kernprocessen die je overtuigend en proactief zult moeten laten zien in een certificeringstraject: stakeholdermanagement en risicomanagement. Dit betekent dat de norm nu veel duidelijker over de kern van je bedrijfsvoering zal gaan. Het managen van klantverwachtingen en risico’s zijn zaken waar ieder bedrijf bewust of onbewust mee bezig is. De nieuwe ISO 9001 norm zal dus veel meer een hulpmiddel zijn bij jouw strategische beslissingen en doelstellingen dan de oude ISO 9001 norm.
ISO 9001 norm onder de knie krijgen?
Volg een ISO 9001 normkennis training! Daarin leer je alles over de norm, de normeisen en de toepassing van de norm in jouw organisatie.
De (nieuwe) ISO 9001 norm implementeren?
Wil je aan de slag met ISO 9001:2015? En een slag maken op het gebied van kwaliteit? Wij kunnen je op allerlei manieren van dienst zijn. Zo bieden wij bijvoorbeeld een ISO 9001 normkennis training aan, voor begrip van de norm, maar ook advies en ondersteuning bij implementatie van de norm in je organisatie. Wat je wens ook is, neem gerust contact met ons op! Wij sparren graag met je over de mogelijkheden.
Transcriptie video: De belangrijkste ISO 9001 eisen overzichtelijk op een rij
In deze video ga ik je wat meer vertellen over ISO 9001. In deze video ga ik namelijk alle belangrijkste eisen vanuit de norm uitleggen in de hoofdstukkenstructuur van de norm. De hoofdstukkenstructuur van de norm heeft namelijk een hele logische volgorde. Hij is gebaseerd op de Deming cirkel. Het Plan, Do, Check, Act principe. Het gaat om het continu verbeteren van je managementsysteem. Dat begint altijd bij hoofdstuk 4: de contextanalyse. In de contextanalyse ga je een interne en externe analyse van je organisatie doen. Je gaat intern kijken welke sterktes en zwaktes je hebt als organisatie. En je gaat extern kijken naar welke kansen en bedreigingen er vastzitten aan je organisatie. Daarnaast kijk je naar je belangrijkste stakeholder verwachtingen. Van hieruit ga je plannen maken. Vanuit die contextanalyse bepaal je waar je als organisatie naar toe gaat. Welke acties en risico’s zijn geïnventariseerd, welke stakeholder eisen heb je en hoe moet je hierop processen inrichten? En hoe moet je hierop je doelstellingen inrichten? Hoofdstuk 5 gaat over een stukje leiderschap. Het is altijd belangrijk dat je kwaliteitsmanagementsysteem vanuit de directie wordt gestuurd. In hoofdstuk 6, ik heb het net al kort verteld, ga je plannen maken. Dit is dus de Plan van de Plan, Do, Check, Act. In de Plan ga je kijken naar de risico’s en de kansen die je hebt geïnventariseerd in de contextanalyse. En ga je kijken naar acties & doelstellingen. En uiteraard ook verdere acties om je doelstellingen te bereiken. Hoofdstuk 7 gaat over ondersteuning. Daarin ga je kijken welke middelen je als organisatie nodig hebt om je processen en kwaliteitsmanagementsysteem in te richten. Dat gaat niet alleen over welke software of hardware je nodig hebt, maar ook over een stukje competentiemanagement. Welke competenties heeft je personeel nodig om processen op de juiste manier uit te voeren en de kwaliteit van je dienst of product te borgen? Hoofdstuk 8 is eigenlijk de kern van de norm. Dit gaat over een stukje procesmanagement. Welke processen heb je als organisatie, wat zijn de risico’s binnen die processen, hoe zorg je voor uniformiteit in de processen hoe borg je de kwaliteit van je leveranciers en hoe ga je om met klachten en afwijkingen? Hoofdstuk 9 gaat over de evaluatie. De evaluatie is het monitoren van je prestaties. Dat doe je onder andere door de interne audit en de directiebeoordeling 1 keer per jaar uit te voeren. Vanuit daar kom je bij hoofdstuk 10. Dat is de Act. Vanuit je evaluatie ga je kijken naar wat eventuele verbeteringen zijn voor je kwaliteitssysteem en begint de cirkel weer van voor af aan. Dit zijn in het kort de belangrijkste eisen van de ISO 9001 norm. Ik snap dat er zeker nog wat vragen zijn. Neem vooral even contact met ons op of kijk verder in het artikel.
Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nlAan de slag met ISO 9001 in je organisatie?
Wij helpen je met advies en ondersteuning op maat!
- Jouw organisatie als uitgangspunt
- Praktische implementatie
- Vrijblijvende offerte