De ISO 9001 jaarlijkse audit in een notendop

Het ISO 9001 certificaat is in bezit en daarmee is het ISO 9001 traject ten einde, toch? Nee, nu begint het pas! Zodra je het ISO 9001 certificaat hebt behaald, ga je de ISO 9001 certificatiecyclus in waarin interne en externe audits een cruciale rol spelen. Die bestaat onder andere uit het opstellen van een (intern) auditplan, het onderhouden van het managementsysteem, actueel houden van documentatie, doorvoeren van verbeteringen, beheren van acties etc. Werk aan de winkel dus. Eén van de terugkerende zaken is de ISO 9001 jaarlijkse audit. In dit artikel zoomen we daarop in. Hoe gaat de interne audit ISO 9001 in zijn werk? Wat zijn de verschillende aspecten van de ISO 9001 auditcyclus? Hoe ziet de cyclus eruit? En hoe kun je een ISO 9001 audit checklist inzetten om gestructureerd te werk te gaan?

Wanneer je een managementsysteem hebt opgezet en voldoet aan alle verplichtingen vanuit de ISO 9001 norm, vinden er (interne en externe) audits plaats. Tijdens de (externe) certificeringsaudit, die uitgevoerd wordt door een Certificerende Instantie (CI), wordt beoordeeld of je voldoet aan de eisen van de norm en of je dus gecertificeerd kunt worden. Indien dat het geval is, ontvang je het certificaat.

Vervolgens, als je voornemens bent om het certificaat te behouden, krijg je voor drie opeenvolgende jaren na certificering te maken met de ISO 9001 jaarlijkse audit. Dit is een controle- of her-certificatie audit, welke wordt uitgevoerd door een CI, waarbij wordt beoordeeld of je nog voldoet aan de eisen van de norm en dus het certificaat mag blijven voeren.

ISO-normen kennen zowel interne als externe audits. Beide type audits hebben hun eigen doel en aanpak. De externe audits worden uitgevoerd door een onafhankelijke certificerende instantie. Deze audits zijn verplicht om het certificaat de behalen en te behouden. De ISO 9001 jaarlijkse auditcyclus ziet er als volgt uit:

Daarbij zijn controle-audits minder uitgebreid, dan een audit voor her-certificatie. Een dergelijke her-certificatie audit wordt altijd minimaal drie maanden voor de vervaldatum van het ISO 9001 certificaat plaats. Deze her-certificatie audit is even uitgebreid en vrijwel identiek aan de originele certificeringaudit.

Wanneer we spreken over de ISO 9001 jaarlijkse audit, wordt al snel gedacht aan de (externe) audit die uitgevoerd wordt door een CI. Daarbij moet echter niet uit het oog worden verloren dat je als organisatie ook jaarlijks verplicht bent om een interne audit ISO 9001 uit te voeren waarin je:

Met behulp van deze output en je directiebeoordeling ga je aan de slag met (eventuele) aanpassingen van je beleid, doelstellingen en beheersmaatregelen gericht op continue verbetering. Door te acteren op de uitkomsten van de audits borg je de voortgang van verbeteringen binnen de organisatie en daarmee houd je dus ook je processen en managementsysteem op orde.

Een interne audit vraagt om een gestructureerde aanpak. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding die je kunt gebruiken als een intern audit ISO 9001 voorbeeld:

Regelmatig krijgen we de vraag gesteld of er zoiets bestaat als een standaard ISO 9001 audit checklist. Wanneer je zoiets wilt gebruiken om als het ware te kunnen ‘vinken’, dan moeten we je helaas teleurstellen: een dergelijke checklist bestaat niet. Wel kunnen we je hieronder een soort van ISO 9001 audit checklist geven waarin de zeven belangrijkste categorieën, op basis van de High Level Structure indeling, die in een ISO 9001 audit naar voren komen worden benoemd:

Een ISO 9001 audit checklist helpt de auditor bij het verzamelen van documentatie en informatie over o.a. kwaliteitsdoelstellingen, maatregelen, interne problemen en klanttevredenheid.

De ISO 9001 norm draait om het opzetten en onderhouden van een managementsysteem dat gericht is op continue verbetering. Audits, zowel intern als extern, zijn essentieel om te toetsen of het managementsysteem functioneert zoals bedoeld en voldoet aan de eisen van de norm. Ze helpen om:

Wil je aan de slag met de implementatie van ISO 9001, wil je het ISO 9001 certificaat behouden en kun je daarbij ondersteuning gebruiken en/of wil je een interne audit uit laten voeren? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg.