De ISO 9001 directiebeoordelingDe periodieke directiebeoordeling is één van de belangrijkste onderdelen binnen het ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem. Met regelmaat wordt gedacht dat de directiebeoordeling draait om het beoordelen van de prestaties van de directie. Dat is echter niet het geval. Bij de ISO 9001 directiebeoordeling gaat het juist om het beoordelen van de prestaties van de organisatie waarbij de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem onder de loep wordt genomen. Aan de directie de schone taak om deze beoordeling uit te voeren. Maar welke eisen stelt de norm aan de directiebeoordeling en hoe stel je een directiebeoordeling op?

Wat houdt de ISO 9001 directiebeoordeling in?

De ISO 9001 norm schrijft voor dat de directie van een organisatie betrokkenheid en leiderschap moet tonen met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem. Een logische eis, aangezien de directie doorgaans ook de missie en visie van de organisatie bepaalt en het kwaliteitsmanagementsysteem daarop aan dient te sluiten. Een kwaliteitssysteem moet namelijk ondersteunend zijn aan de strategische richting van de organisatie. Daarnaast is betrokkenheid van de directie bij ISO 9001 geen overbodige luxe, aangezien je zonder deze betrokkenheid de externe audit wel op je buik kunt schrijven.

Om de betrokkenheid van de directie binnen ISO 9001:2015 te vergroten is de directie verantwoordelijk voor de verplicht uit te voeren directiebeoordeling. Bij deze beoordeling stelt het hoogste management van de organisatie vast of datgene dat voor de organisatie is bedacht in de vorm van regels, afspraken, formats ed. in de praktijk ook daadwerkelijk werkt. Ofwel: Bereikt de organisatie met het kwaliteitsmanagement de beoogde resultaten? Op basis van de ISO 9001 directiebeoordeling worden er binnen de organisatie besluiten genomen die leiden tot verdere verbetering van het functioneren van de organisatie.

ISO 9001 directiebeoordeling voorbeeld?

Via onderstaande button is een ISO 9001 directiebeoordeling voorbeeld te bekijken. Dit document geeft een indruk van hoe je een directiebeoordeling voor jouw bedrijf op kunt stellen.

BEKIJK INFORMATIEGIDS
thumb-directiebeoordeling-voorbeeld

Hoe stel je een ISO 9001 directiebeoordeling op?

Een directiebeoordeling dient periodiek, bij voorkeur één keer per jaar, uit te worden gevoerd. De directiebeoordeling kan worden uitgevoerd door onderstaande stappen te volgen:

  1. Input verkrijgen ter voorbereiding van de directiebeoordeling
  2. Een oordeel vormen over het kwaliteitsmanagementsysteem
  3. Output in de vorm van een managementreview

Welke rol heeft het management?

Een directiebeoordeling wordt door het topmanagement van een organisatie uitgevoerd. Dat wil echter niet zeggen dat de directie alles zelf uit moet voeren. Zo kan de voorbereiding (punt 1) en vastlegging (punt 3) prima uit worden besteed aan anderen binnen de organisatie. Op die manier blijft enkel de daadwerkelijke management review over welke, vanzelfsprekend, de verantwoordelijkheid is van het topmanagement van de organisatie.

Lees ook het artikel: 5 tips voor betrokkenheid van de directie bij ISO 9001

De rol van de kwaliteitsmanager

De kwaliteitsmanager kan zowel bij het proces voor het aanleveren van de input alsmede bij het proces rondom totstandkoming van de output een coördinerende rol vervullen. Ook de kwaliteitsmanager hoeft daarbij niet alle taken zelf uit te voeren. De input voor de directiebeoordeling kan verkregen worden via (staf)afdelingen en het verslag van de management review kan weer opgesteld worden door bijvoorbeeld een managementassistent. De rol van de kwaliteitsmanager is erop toezien dat het proces beheerst wordt uitgevoerd en het bevorderen van de samenwerking tussen afdelingen.

Lees ook het artikel: Zo creëer je intern draagvlak voor ISO 9001

Van input naar output

Nadat de input is verkregen en de daadwerkelijke review plaats heeft gevonden dienen de conclusies, besluiten en verbetermaatregelen, inclusief benodigde middelen, te worden vastgelegd. Het is aan te raden om al deze verbetermaatregelen op te nemen in een verzameloverzicht (actielijst). Op die manier is het mogelijk om de voortgang het komende jaar systematisch te monitoren. Door op deze manier structuur aan te brengen, kun je de directiebeoordeling een volgende keer weer makkelijker uitvoeren.

Eisen ISO 9001 directiebeoordeling

In de ISO 9001:2015 norm staat beschreven dat de directiebeoordeling dient te worden gepland en uitgevoerd. Daarbij dient te worden voldaan aan een aantal eisen*:

Input:

Een organisatie moet gaan kijken naar de status van de acties die in de vorige beoordeling naar voren zijn gekomen en dient de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem te beoordelen. Daarnaast moet er gekeken worden naar de wijzigingen in de externe en interne belangrijke issues die relevant zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Tot slot is het van belang dat er informatie wordt verzameld over de prestaties en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem. Daarbij dienen de volgende trends te worden meegenomen:

  • klanttevredenheid en feedback van relevante belanghebbenden; de mate waarin kwaliteitsdoelstellingen zijn gerealiseerd; prestaties van processen en het voldoen aan eisen van producten en diensten;
  • afwijkingen en corrigerende maatregelen;
  • resultaten van monitoren en meten;
  • auditresultaten;
  • de prestaties van externe aanbieders.

Lees ook het artikel: Een kwaliteitsbeleid opstellen en kwaliteitsdoelstellingen formuleren conform de ISO 9001:2015 norm

Output:

De resultaten van de directiebeoordeling moeten beslissingen en acties omvatten met betrekking tot:

  • Kansen voor verbetering
  • De noodzaak voor wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsysteem
  • Behoefte aan middelen

*Bron: www.nen.nl

Download contextanalyse ISO 9001

CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl