De ISO 9001 directiebeoordeling: hoe stel je deze op en wat zijn de eisen?
In dit artikel leggen we je uit hoe je een directiebeoordeling (ISO 9001) opstelt.
Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nlDe periodieke directiebeoordeling is één van de belangrijkste onderdelen binnen het ISO 9001kwaliteitsmanagementsysteem. Met regelmaat wordt gedacht dat de directiebeoordeling draait om het beoordelen van de prestaties van de directie. Dat is echter niet het geval. Bij de ISO 9001 directiebeoordeling gaat het juist om het beoordelen van de prestaties van de organisatie waarbij de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem onder de loep wordt genomen. Aan de directie de schone taak om deze beoordeling uit te voeren. Maar welke eisen stelt de norm aan de directiebeoordeling en hoe stel je een directiebeoordeling op?
Wat houdt de ISO 9001 directiebeoordeling in?
De ISO 9001 norm schrijft voor dat de directie van een organisatie betrokkenheid en leiderschap moet tonen met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem. Een logische eis, aangezien de directie doorgaans ook de missie en visie van de organisatie bepaalt en het kwaliteitsmanagementsysteem daarop aan dient te sluiten. Een kwaliteitssysteem moet namelijk ondersteunend zijn aan de strategische richting van de organisatie. Daarnaast is betrokkenheid van de directie bij ISO 9001 geen overbodige luxe, aangezien je zonder deze betrokkenheid de externe audit wel op je buik kunt schrijven.
Om de betrokkenheid van de directie binnen ISO 9001:2015 te vergroten is de directie verantwoordelijk voor de verplicht uit te voeren directiebeoordeling. Bij deze beoordeling stelt het hoogste management van de organisatie vast of datgene dat voor de organisatie is bedacht in de vorm van regels, afspraken, formats ed. in de praktijk ook daadwerkelijk werkt. Ofwel: Bereikt de organisatie met het kwaliteitsmanagement de beoogde resultaten? Op basis van de ISO 9001 directiebeoordeling worden er binnen de organisatie besluiten genomen die leiden tot verdere verbetering van het functioneren van de organisatie.
Hoe stel je een ISO 9001 directiebeoordeling op?
Een directiebeoordeling dient periodiek, bij voorkeur één keer per jaar, uit te worden gevoerd. De directiebeoordeling kan worden uitgevoerd door onderstaande stappen te volgen:
- Input verkrijgen ter voorbereiding van de directiebeoordeling
- Een oordeel vormen over het kwaliteitsmanagementsysteem
- Output in de vorm van een managementreview
Welke rol heeft het management?
Een directiebeoordeling wordt door het topmanagement van een organisatie uitgevoerd. Dat wil echter niet zeggen dat de directie alles zelf uit moet voeren. Zo kan de voorbereiding (punt 1) en vastlegging (punt 3) prima uit worden besteed aan anderen binnen de organisatie. Op die manier blijft enkel de daadwerkelijke management review over welke, vanzelfsprekend, de verantwoordelijkheid is van het topmanagement van de organisatie.
De rol van de kwaliteitsmanager
De kwaliteitsmanager kan zowel bij het proces voor het aanleveren van de input alsmede bij het proces rondom totstandkoming van de output een coördinerende rol vervullen. Ook de kwaliteitsmanager hoeft daarbij niet alle taken zelf uit te voeren. De input voor de directiebeoordeling kan verkregen worden via (staf)afdelingen en het verslag van de management review kan weer opgesteld worden door bijvoorbeeld een managementassistent. De rol van de kwaliteitsmanager is erop toezien dat het proces beheerst wordt uitgevoerd en het bevorderen van de samenwerking tussen afdelingen.
Van input naar output
Nadat de input is verkregen en de daadwerkelijke review plaats heeft gevonden dienen de conclusies, besluiten en verbetermaatregelen, inclusief benodigde middelen, te worden vastgelegd. Het is aan te raden om al deze verbetermaatregelen op te nemen in een verzameloverzicht (actielijst). Op die manier is het mogelijk om de voortgang het komende jaar systematisch te monitoren. Door op deze manier structuur aan te brengen, kun je de directiebeoordeling een volgende keer weer makkelijker uitvoeren.
Eisen ISO 9001 directiebeoordeling
In de ISO 9001:2015 norm staat beschreven dat de directiebeoordeling dient te worden gepland en uitgevoerd. Daarbij dient te worden voldaan aan een aantal eisen*:
Input:
Een organisatie moet gaan kijken naar de status van de acties die in de vorige beoordeling naar voren zijn gekomen en dient de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem te beoordelen. Daarnaast moet er gekeken worden naar de wijzigingen in de externe en interne belangrijke issues die relevant zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Tot slot is het van belang dat er informatie wordt verzameld over de prestaties en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem. Daarbij dienen de volgende trends te worden meegenomen:
- klanttevredenheid en feedback van relevante belanghebbenden; de mate waarin kwaliteitsdoelstellingen zijn gerealiseerd; prestaties van processen en het voldoen aan eisen van producten en diensten;
- afwijkingen en corrigerende maatregelen;
- resultaten van monitoren en meten;
- auditresultaten;
- de prestaties van externe aanbieders.
Output:
De resultaten van de directiebeoordeling moeten beslissingen en acties omvatten met betrekking tot:
- Kansen voor verbetering
- De noodzaak voor wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsysteem
- Behoefte aan middelen
*Bron: www.nen.nl
Transcriptie video: ISO 9001 directiebeoordeling
De directiebeoordeling is een belangrijk onderdeel binnen de ISO 9001 norm. In deze video ga ik je uitleggen welke onderdelen hierin moeten komen en hoe je deze opstelt. Vaak wordt er gedacht dat je in de directiebeoordeling de directie gaat beoordelen. Echter is dit niet het geval. Je gaat juist de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem onder de loep nemen. En vervolgens is het de taak aan de directie om deze uit te voeren. De directiebeoordeling moet worden uitgevoerd door de directie omdat de ISO 9001 norm voorschrijft dat de directie betrokkenheid en leiderschap moet tonen aan het managementsysteem. Logisch! Het systeem moet namelijk ondersteunend zijn aan de strategische richting van de organisatie en die wordt doorgaans bepaald door de directie. De vraag die centraal staat bij de directiebeoordeling is: Bereikt de organisatie met het kwaliteitsmanagementsysteem de beoogde resultaten? Daarbij wordt tevens gekeken naar de status van acties van vorige directiebeoordelingen wijzigingen in issues en prestaties van de organisatie. Een directiebeoordeling dient bij voorkeur jaarlijks uitgevoerd te worden. Dit kun je als volgt doen. 1. Je verzamelt input ter voorbereiding op de directiebeoordeling. 2. Er wordt een oordeel gevormd over het kwaliteitsmanagementsysteem. 3. Het resultaat is de output in de vorm van een managementreview. Uiteraard hoeft de directie dit niet allemaal alleen te doen. Deze kan in voorbereiding en vastlegging ondersteund worden door eventueel een kwaliteitsmanager, een afdelingsverantwoordelijke of een managementassistent(e). Met de conclusies en besluiten worden verbetermaatregelen vastgelegd. Hier ga je als organisatie mee aan de slag en zo krijg je een proces van continu verbeteren. Hopelijk heb ik in deze video het een en ander kunnen verduidelijken over de ISO 9001 directiebeoordeling. Mocht je hier nog vragen over hebben of kun je eventueel hulp gebruiken lees dan het artikel of neem contact met ons op!
Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nl
De contextanalyse stap voor stap!
Meer weten over de contextanalyse?
- Leer alles over de contextanalyse
- Al ruim 3.000 keer gedownload
