De HKZ norm Zorg en Welzijn geeft je organisatie een hoge mate van vrijheid
De HKZ norm Zorg en Welzijn geeft een hoge mate van vrijheid aan zorgprofessionals. Maar wat houdt dat precies in?
Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!
thijs@certificeringsadvies.nlSinds 2018 heeft NEN-HKZ een norm die geschikt is voor alle branches in de zorg en welzijn sector. Deze norm geeft veel vrijheid aan professionals in de zorg en brengt minder administratieve lasten, richtlijnen en protocollen met zich mee. In de praktijk zien we echter dat veel organisaties blijven hangen in het oude stramien van kwaliteitsdenken waarbij een kwaliteitszorghandboek, verplichte kwaliteitsregistraties en compleet opgetuigde kwaliteitsplannen de boventoon voeren, terwijl HKZ Zorg en Welzijn hier niet om vraagt. Tijd voor een omslag dus!
De nieuwe HZK norm Zorg en Welzijn draait om toegevoegde waarde bieden
De sectorspecifieke HKZ normen zijn, evenals de oude generatie ISO normen, behoorlijk voorschrijvend. Zo was een kwaliteitszorghandboek verplicht en lag de nadruk op procesbeschrijvingen. Met de komst van de nieuwe HKZ Zorg en Welzijn in 2018 is dit alles verleden tijd. HKZ Zorg en Welzijn neem niet de norm, maar de organisatie als uitgangspunt en vraagt niet om allerlei verplichte procedures, enkel om een aantal registraties.
In deze norm staat de cliënt centraal en wordt gekeken naar hoe jouw organisatie toegevoegde waarde kan bieden aan zijn omgeving (context). Het draait daarbij veel sterker om de kern van de bedrijfsvoering: het managen van (klant)verwachtingen en risico’s. Je hoeft als organisatie, wanneer je aan de slag gaat met HKZ Zorg en Welzijn, geen compleet nieuwe werkwijze en systemen op te zetten om te kunnen voldoen aan de normeisen. Het is veel belangrijker om helder in kaart te brengen welke informatie je bedrijf nodig heeft om de bedrijfsvoering te ondersteunen en om kwaliteit in de organisatie te borgen. De norm, is veel meer dan vroeger, een hulpmiddel bij strategische beslissingen en doelstellingen geworden.
HKZ norm Zorg en Welzijn biedt organisaties veel vrijheid
De nieuwe generatie normen die in 2015 zijn gelanceerd bieden organisaties veel (meer) vrijheid. Als het specifiek gaat om de HKZ norm Zorg en Welzijn dan wordt daar zelfs nog een schepje bovenop gedaan. De norm is namelijk zodanig ingestoken dat organisaties die verschillende soorten zorg bieden (dagbesteding, thuiszorg, verpleging, kraamzorg ed.) niet overal een los certificaat voor nodig hebben. Dankzij HKZ Zorg en Welzijn kunnen ze alle zorgproducten die ze bieden afdekken met behulp van één kwaliteitszorgsysteem. Daardoor worden bijvoorbeeld medewerkers binnen de verschillende zorgproducten ‘uitwisselbaar’ en is worstelen met protocollen, procedures, beschrijvingen etc. verleden tijd. De norm zorgt voor eenheid.
Daarnaast is het ook nog eens zo dat de HKZ norm Zorg en Welzijn veel meer vrijheid biedt dan bijvoorbeeld ISO 9001voor de zorg. Daarin zitten namelijk, in tegenstelling tot bij HKZ Zorg en Welzijn, toch nog een heleboel verplichte registraties.
Bij HKZ Zorg en Welzijn hoef je alleen te registreren/vast te leggen als in de norm ook bij dat thema daadwerkelijk staat dat het vastgelegd moet worden. Wanneer dat er niet staat, is het voldoende wanneer je aantoonbaar kunt maken dat je voldoet aan het thema van de norm (bijvoorbeeld: wanneer een beleid niet is vastgelegd, maar uit de interviews met verschillende medewerkers van de organisatie een consistent verhaal wordt verteld).
Het kwaliteitszorgsysteem als ruggengraat van je organisatie
Binnen de HKZ norm Zorg en Welzijn heb je als organisatie zelf de regie. Je focust op de thema’s die in deze maatschappij belangrijk zijn. Daarbij word je gedwongen om de cliënt centraal te stellen, na te denken over hetgeen dat die cliënt nodig heeft en dien je te bepalen hoe je daar als organisatie aan kunt voldoen. Je toont als organisatie aan dat je de bouwstenen hebt om goede zorg te leveren en laat zien dat je bedrijfsvoering gestructureerd en op orde is. Dat geheel komt samen in je kwaliteitszorgsysteem dat ondersteunend is aan je beleid, doelen en mensen.
Je kwaliteitszorgsysteem is als het ware de ruggengraat van je organisatie. Het is een (hulp)middel waarmee je in staat bent de beoogde kwaliteit te leveren. Het systeem bestaat uit het heel palet aan zaken dat je intern hebt opgezet en ingeregeld, zoals:
- Je beleid en doelen;
- De software waarin je processen borgt;
- Je overlegstructuur o.b.v. een agenda;
- Rapportagestructuren;
- Ondersteunende zaken zoals protocollen ed.
Het kwaliteitszorgsysteem geeft je organisatiestructuur en houvast en fungeert als een borgpen onder je verbeteractie. Zo leidt een dergelijk systeem tot continue verbetering en beheersbare processen die daaraan ondersteunend zijn. Wanneer je jouw kwaliteitszorgsysteem op deze manier inricht, dan biedt het echt toegevoegde waarde voor je organisatie.
Is het kwaliteitszorghandboek dan verleden tijd?
In de nieuwe generatie normen wordt niet meer, zoals vroeger, gesproken over een kwaliteitshandboek met procesbeschrijvingen, maar juist over het managementsysteem en gedocumenteerde informatie. Het is vooral belangrijk om aan te tonen dat je jouw organisatie kunt beheersen en de vereiste informatie gedocumenteerd hebt. De manier waarop je dat doet, bepaal je volledig zelf. Een kwaliteitszorghandboek is dus niet meer noodzakelijk, maar mag uiteraard wel. Een dergelijk handboek en eventuele procesbeschrijvingen kunnen immers wel helpen bij het beheersen van je organisatie, zo lang het maar ondersteunend is aan je beleid, mensen en doelen en niet als ballast voelt.
Veel organisaties zijn zich er niet van bewust dat veel informatie vaak al aanwezig is binnen de organisatie. Het moet alleen nog even ‘bruikbaar’ gemaakt worden om daarmee te kunnen voldoen aan HKZ Zorg en Welzijn. Ga maar eens na: welke software gebruik jij momenteel al en welke informatie kun je daaruit halen? Welke informatie leg je al vast? Wanneer je daarmee aan de slag gaat, zul je zien dat je al voor een groot deel aan de HKZ Zorg en Welzijn norm voldoet.
Ondersteuning of meer informatie?
Wil je concreet aan de slag met het implementeren van de HKZ norm Zorg en Welzijn? Of wil je juist de transitie maken van het ‘oude’ kwaliteitsdenken naar het nieuwe? Neem dan gerust contact met ons op. Wij kunnen je hierin ondersteunen en vertellen je graag meer over de mogelijkheden.
Thijs Blom is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Thijs is altijd op zoek naar nieuwe uitdagingen en kijken naar hoe het goede uitstekend kan worden!
thijs@certificeringsadvies.nlHKZ snel op weg gids
Aan de slag met dé kwaliteitsnorm in de zorg?
- Leer alles over de HKZ norm
- Praktisch toepasbare tips