De basisprincipes van Lean als uitgangspunt

Lean, wat houdt het in? Tijdens onze kennisavond gingen we hier uitgebreid op in. Lees onze bevindingen in dit artikel!

Kennisavond lean
CAN ster
CertificeringsAdvies Nederland
Manager Algemeen

CertificeringsAdvies Nederland is de partner in certificeren! Met diverse diensten en tools helpen we je altijd naar een oplossing op maat!

info@certificeringsadvies.nl

Bij CertificeringsAdvies Nederland organiseren we ieder kwartaal een interne kennisavond waarin we kennis delen met elkaar en elkaar inspireren over een bepaald onderwerp of thema. Op dinsdagavond 21 maart 2023 stond de kennisavond over het thema Kwaliteit op het programma. Spreker was onze eigen adviseur Martijn Jonkers en hij nam zijn collega’s deze avond mee in ‘de basisprincipes van Lean’. Er werd niet enkel theorie verteld, maar er werd ook praktisch gekeken naar hoe wij als CertificeringsAdvies Nederland (CAN) Lean kunnen toepassen binnen onze dienstverlening of in de trajecten die we samen met onze klanten uitvoeren. Zo ontstond er een interactieve sessie met leuke invalshoeken en discussiemomenten. Hieronder zoomen we in op enkele highlights van de avond.

Wat is Lean en wat is de herkomst?

Even terug naar de basis, zodat we even scherpstellen wat Lean is:

Lean is een (bedrijfs)strategie waarbij een organisatie zich richt op het creëren van waarde voor de klant in alle processen. Focus van de strategie ligt op het verminderen/elimineren van verspillingen.

De herkomst van Lean gaat al eeuwen terug, maar heeft een boost gekregen doordat het bedrijf Toyota ermee aan de slag is gegaan. Toyota heeft de principes van Lean als het ware omarmd en heeft daarmee eigenlijk een aantal belangrijke fundamenten gelegd voor de theorie van Lean zoals we die anno nu kennen. Later introduceerden de Amerikanen James P. Womack en Daniel Jones van het Massachusetts Institute of Technology daadwerkelijk het begrip ‘Lean’ en omschreven de productiewijze van Toyota waardoor de theorie het grote publiek bereikte.

De vijf fasen van Lean

Om tot een Lean proces of organisatie te komen zijn er vijf fasen die doorlopen moeten worden, te weten:

  • Value: het definiëren van de waarde
  • Value stream: de workflow van processtappen van een product/dienst
  • Flow: creëer een continue flow system bij de productie
  • Pull: produceer vraag gestuurd
  • Perfection: herhaal de vorige vier stappen tot perfectie is bereikt; een proces met waarde voor de klant dat geen verspilling oplevert

Het principe van Lean draait om ‘alleen iets doen als de klant erom vraagt’. Focus ligt op het creëren van maximale toegevoegde waarde voor een klant, tegen minimale inspanning. Dit houdt in dat er gekeken wordt naar de bedrijfsprocessen en elementen in een proces waar een klant voor wil betalen of op wil wachten. Alle overige elementen zijn ‘verspilling’ en daarmee dus niet nuttig. De kunst is om deze elementen te elimineren.

Verminderen van verspilling

De kern van Lean draait dus om het verminderen/elimineren van verspillingen. In de oorspronkelijke theorie van Lean draait het daarbij om 7 verspillingen, maar inmiddels zijn er dat 8 geworden. Tegenwoordig speelt ‘verspilling van talent’ namelijk ook een rol en daarmee is er een ‘menselijke factor’ toegevoegd aan de basisprincipes. Hieronder worden deze 8 principes benoemd en delen we enkele voorbeelden die we tijdens onze CAN kennisavond met elkaar hebben bedacht en besproken. Deze zijn gericht op een dienstverlenend proces, zoals CAN dit verzorgt voor haar klanten. En in sommige gevallen hebben de voorbeelden ook betrekking op de processen van onze klanten (waarvoor wij opdrachten uitvoeren en dus meedenken in hun procesmanagement).

Verspilling 1: Wachten

Klanten (of medewerkers) die moeten wachten, doordat een bepaald proces niet doorloopt. De wachttijd wordt dan opgevuld door activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant. Door de processtappen zodanig in te richten dat ze vloeiend op elkaar aansluiten, wordt wachten voorkomen en wordt er efficiënter gewerkt.

Voorbeeld:

  • Een slechte voorbereiding voor bijvoorbeeld een afspraak, waardoor je zaken moet bespreken die allang gedaan hadden kunnen zijn of een klant juist moet wachten tot e.e.a. op orde is en er gestart kan worden.
  • Acties aanmaken die voortkomen uit bijvoorbeeld een gesprek. Doe je dit gelijktijdig tijdens de afspraak, dan is dat veel efficiënter dan wanneer je na een afspraak dat alles nog eens moet doen. Op die manier heeft de klant na de afspraak ook gelijk de acties in een overzicht en hoeft hij niet te wachten tot jij tijd hebt om het uit te gaan werken.

Verspilling 2: Overbewerking

Deze verspilling houdt in dat er meer gedaan wordt dan dat een klant gevraagd heeft en dus verwacht. Doe niet minder, maar ook niet meer. Overbodige extra’s die geen waarde toevoegen zijn nutteloos.

Voorbeeld:

  • Doe wat de opdracht is en kijk goed naar wat is afgesproken. Als er gevraagd wordt om een directiebeoordeling te schrijven, ga dan geen processen met elkaar in kaart brengen, dat is een andere opdracht.

Verspilling 3: Voorraad

Een grote voorraad klinkt als ‘lekker op orde’, want er is altijd voldoende beschikbaar. Toch kosten zowel opslag en het zoeken naar de juiste middelen tijd en geld. Uiteindelijk levert dat niets op. Zorg daarom dat de voorraad zodanig is ingericht, dat er exact genoeg is (op het juiste moment).

Voorbeeld:

  • Voor een dienstverlenende organisatie als CAN waarbij beschikbaarheid van uren een belangrijke factor is om de dienst bij de klant te kunnen uitvoeren, is het van belang dat er voldoende capaciteit voorradig is. Dat betekent dus dat CAN op het juiste moment moet opschalen qua aantal adviseurs om aan de klantbehoefte te kunnen blijven voldoen en dat er voldoende voorraad moet zijn qua uren om opdrachten tijdig in te kunnen vullen.

Verspilling 4: Transport

Deze vorm van verspilling draait om het juiste leveren op het juiste moment, zodat er geen opslag of wachttijden ontstaan. Dat geldt niet alleen voor transport in de vorm van vervoer waarbij je zaken levert, maar ook bijvoorbeeld voor het transport van informatie.

Voorbeeld:

  • Reistijden van en naar een klant. Wanneer je tijdens files gaat rijden, dan moet de klant wachten omdat jij later komt. Dit is verspilling van tijd. Om het proces te verbeteren kan er afgesproken worden om eerder te starten (waardoor je eerder van huis vertrekt), maar bijvoorbeeld ook om bepaalde afspraken digitaal te doen waardoor er geen reistijd is en dus meer efficiëntie.

Verspilling 5: Fouten

(Menselijke) fouten kunnen tot verspilling leiden. Ook al worden ze vaak niet expres gemaakt, voorkomen is beter dan genezen. Een fout moet namelijk hersteld worden en dat kost tijd. Binnen die tijd moet een klant bijvoorbeeld wachten en in die tijd voeg je geen waarde toe.

Voorbeeld:

  • Foutieve facturen die gecorrigeerd moeten worden. Dit is vervelend voor de klant, want dit kost een extra handeling (en brengt irritatie met zich mee). Dat geldt ook voor het proces intern, daar kost het extra tijd en handeling om het weer te herstellen.
  • Het verkeerde bezoekadres: Wanneer je een klant op locatie bezoekt en je staat op de verkeerde bezoeklocatie, dan kost het tijd om naar de juiste locatie te gaan (of dient er een nieuwe afspraak te komen). Dat is natuurlijk niet efficiënt en de klant moet wachten tot hij de dienst geleverd krijgt.

Verspilling 6: Overproductie

Niet meer maken dan een klant vraagt, dat is de essentie van deze verspilling. Wanneer je overproductie hebt, dan heb je te veel voorraad of verspilling van grondstoffen.

Voorbeeld:

  • Zie verspilling 2 en 3 die hier directe raakvlakken mee hebben.

Verspilling 7: Beweging

Teveel beweging in een proces leidt tot verspilling, met name in tijd. Wanneer alles op de juiste plek ligt en alles op het juiste moment in het proces beschikbaar is, wordt er tijd bespaard (iets is direct voorhanden en kost geen extra beweging) en loopt een proces soepeler.

Voorbeeld:

  • Wisselende contactpersonen bij CAN of bij de klant. Wanneer de aanspreekpunten in een proces (regelmatig) wisselen, dan kost het iedere keer weer tijd om de neuzen dezelfde kant op te hebben en op het gewenste punt in het proces te komen (daar waar je gebleven was). Dit kan ervoor zorgen dat (andere personen bij) de klant moet(en) wachten.
  • Afdwalen van het onderwerp. Wanneer de klant dienst X koopt en je gaat tijdens het proces uitwijken naar dienst Y, dan moet er geschakeld worden (beweging). Op die manier loopt dienst X niet lekker door, want uiteindelijk is er bijvoorbeeld te weinig tijd om dienst X goed af te ronden (omdat spreken over dienst Y die tijd heeft opgeslokt).

Verspilling 8: Talent

Tegenwoordig komt het vaker voor dat mensen met een hoge(re) opleiding hun kennis niet kunnen inzetten of hoeven inzetten in het proces dat zij uitvoeren of de functie die ze doen. Zonde van de kennis, maar het heeft ook negatieve impact op de prestaties van een medewerker vanwege demotivatie en ontevredenheid.

Voorbeeld:

  • Zorgen voor voldoende ontwikkelmogelijkheden in een organisatie. Dat medewerkers zowel horizontaal als verticaal groeiperspectief hebben, waardoor ze zich kunnen ontwikkelen en mee kunnen groeien met de organisatie.
  • Een klantportfolio uitbreiden. Door een divers portfolio (zowel breedte als diepte) van klanten aan te trekken, biedt dit voor medewerkers meer perspectief bij het vervullen van opdrachten. Wanneer je altijd in dezelfde klantgroep blijft hangen qua grootte van de klant en type projecten, gaan medewerkers zich op een gegeven moment vervelen omdat zij de uitdaging missen.

Meer informatie?

Tijdens de kennisavond binnen CAN is er uitgebreid ingegaan op de theorie van Lean en zijn er concrete voorbeelden genoemd die we als CAN voor onze klant(trajecten) kunnen inzetten. Mocht je denken, dat is interessant! Neem dan gerust eens contact met ons op. Onze adviseurs vertellen je graag meer over de principes van Lean en leggen je graag uit welke mogelijkheden er zijn om door middel van Lean je bedrijfsprocessen te verbeteren.

Offerte aanvragen algemeen

CAN ster
CertificeringsAdvies Nederland
Manager Algemeen

CertificeringsAdvies Nederland is de partner in certificeren! Met diverse diensten en tools helpen we je altijd naar een oplossing op maat!

info@certificeringsadvies.nl

Kom in contact met de partner in certificeren!

Meer informatie over de mogelijkheden?

  • Altijd een oplossing op maat
  • Jouw organisatie als uitgangspunt
  • Snel, pragmatisch en persoonlijk

Maandelijks op de hoogte blijven?

Wil jij op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw branche en de nieuwste ontwikkelingen rondom (bedrijfs)normen en groeimogelijkheden voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en ontvang maandelijks een flinke dosis inspiratie met o.a.:

  • Handige kennisartikelen en praktische tips voor jouw organisatie
  • Actuele updates rondom normen en certificeringen
  • Ontwikkelingen in wet- en regelgeving
  • Interessante acties & events
  • Relevante trainingen en opleidingen

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf jezelf in voor onze maandelijkse nieuwsbrief door het formulier in te vullen!

"*" indicates required fields