Content in je intranet of managementsysteem gestructureerd beheren? 3 praktische tips!

Het zal ongetwijfeld zo zijn dat er binnen jouw organisatie gebruik wordt gemaakt van een online contentbeheersysteem, zoals een intranet, een Google Suite, Dropbox of Sharepoint in bijvoorbeeld Microsoft TEAMS. Dan worstel je vast ook wel eens met het overzichtelijk houden van die interne digitale werkomgeving. Bij veel organisaties wordt het contentplatform door de jaren heen een puinhoop waarin structuur en overzicht ver te zoeken zijn. Doorgaans wordt er alsmaar nieuwe content toegevoegd, terwijl er aan de andere kant nauwelijks content wordt verwijderd. Veel content is niet meer up-to-date, versiebeheer wordt niet toegepast en de prachtige mappenstructuur die ooit bedacht was is niet meer te herkennen. Niet erg efficiënt! Je content is moeilijk te vinden en het systeem is niet echt praktisch bruikbaar. Hoog tijd dus voor een gestructureerde aanpak met betrekking tot contentbeheer!

Dagelijks wordt er veel nieuwe content door medewerkers geproduceerd en geüpload in de digitale werkomgeving. Denk daarbij aan werkprocessen, formats, projectdocumentatie, presentaties, blogartikelen, protocollen, Excellijstjes etc. Maar wordt die content ook wel eens geüpdatet? Of wordt de content verwijderd als deze niet meer van toepassing of niet meer actueel is? En wanneer vindt er juist herstructurering van de content plaats? Je kunt jezelf afvragen waarom dat van belang is. Hieronder een aantal redenen. Je wilt:

Wanneer je als organisatie, bijvoorbeeld omdat je ISO gecertificeerd bent, werkt met een managementsysteem voor kwaliteit, informatiebeveiliging, milieu of arbo & veiligheid, dan wil je dat er in dit managementsysteem zaken worden vastgelegd die echt van belang zijn voor je organisatie. Een managementsysteem bestaat uit alle afspraken, (kern)processen, methodes, documenten en instructies die je als organisatie hebt. Het is als het ware een weergave van je hele organisatie.

Het doel van het managementsysteem is dat het ondersteunend is aan je bedrijfsbeleid en -doelen en dat het helpt bij continu verbeteren. Het is dan wel zo prettig dat je managementsysteem gestructureerd is opgebouwd, actueel is en daarmee ook echt bijdraagt aan het structureren en verbeteren van je organisatie.

Zoals hierboven is aangegeven is het zaak dat je regelmatig door de content op je intranet, Google Suite, Dropbox, Sharepoint of andere digitale werkomgeving heen gaat om te beoordelen of content:

Door dit soort scan- en opruimacties houd je enkel nog relevante bestanden over die makkelijk en op een logisch geordende manier terug te vinden zijn. Het geeft meer overzicht en structuur en dat zorgt ervoor dat je efficiënter en sneller kunt werken met de meest actuele content(versies). Zo borg je dat je contentbeheersysteem praktisch bruikbaar is en blijft. Hieronder drie handige tips met betrekking tot hoe je dat kunt organiseren binnen je organisatie.

Het probleem bij veel content is dat niemand de content beheert, omdat er geen duidelijke eigenaar is aangewezen. Stel daarom voor alle content een eigenaar aan. Deze persoon fungeert als het ware als aanspreekpunt met betrekking tot bepaalde content. Dat wil dus niet zeggen dat deze persoon zelf verantwoordelijk is voor het opruimen en actualiseren van bepaalde content, maar wel voor het organiseren/coördineren daarvan. Het doel van de eigenaar is om ervoor te zorgen dat er wordt gewerkt met actuele content die op een overzichtelijke en gestructureerde manier wordt weergegeven. Hoe organiseer je dat? Hieronder een aantal manieren:

Een eigenaar aanwijzen per contentsectie is een goede eerste stap, maar als de eigenaar de content vervolgens niet beheert dan schiet je er nog niets mee op. Het is daarom zaak om vanuit een bepaald orgaan binnen je organisatie (projectgroep, MT, stuurgroep, ISO-team, Office-manager o.i.d.) aan te jagen dat er periodieke contentcontroles plaatsvinden. Afhankelijk van het soort content kun je daarbij denken aan kwartaal-, halfjaarlijkse- of jaarlijkse controles.

Om dit proces te borgen kun je in je projectmanagementtool of actieplanner een periodiek terugkerende taak aanmaken die wordt toegewezen aan de content-eigenaar per sectie. Zo weet die eigenaar dat het weer tijd is voor de contentcontrole en kan hij zelf aan de slag en/of zijn teamgenoten aan het werk zetten. Zo weet je zeker dat content periodiek wordt bekeken en wordt geactualiseerd/opgeruimd.

Wanneer je met een intranetoplossing of digitaal contentplatform werkt, zorg er dan voor dat je versiebeheer goed inregelt. In veel (cloud)oplossingen zit versiebeheer al ingebakken in het systeem. Daardoor wordt het erg eenvoudig om content te actualiseren zonder dat je daarbij meerdere versies van een bepaald bestand op hoeft te slaan. Het systeem overschrijft namelijk een vorige versie van het bestand en slaat daarbij die vorige versie op als back-up. Je kunt dus eenvoudig switchen naar een vorige (oudere) versie, mocht dat nodig zijn. Zo is het niet nodig om vijf versies van één bestand op te slaan en daarnaast kijk je altijd allemaal naar de meest actuele versie van een bestand. Bovendien heeft het bestand slechts één bestandslocatie (en URL), waardoor verwijzingen altijd kloppen.

Tot slot nog een aantal praktische richtlijnen met betrekking tot het overzichtelijk houden van je content:

Overzicht bewaren op je intranet/contentbeheersysteem is belangrijk. Doordat veel medewerkers op hetzelfde platform werken, kan het overzicht door de jaren heen wel eens zoek raken. Zorg er daarom voor dat je hier periodiek aandacht aan geeft en dat je content opruimt, actualiseert en ordent. Een gestructureerde aanpak zorgt er namelijk voor dat je contentsysteem praktisch bruikbaar is en je medewerkers efficiënt en snel kunnen werken. Wil je hier meer informatie over of kun je wel wat hulp gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op!