Certificeringstraject starten? Zorg voor normkennis!

Veel organisaties die een certificering willen behalen, maken bij het opzetten en implementeren van het daarvoor benodigde managementsysteem gebruik van de diensten van een externe adviseur. Een verstandige keuze: de adviseur helpt je om niet te ‘verdwalen’ in de abstractie van een norm, om de juiste stappen in de juiste volgorde te nemen en reikt daarbij handige hulpmiddelen, tips en trucs aan. Als certificeringsadviesbureau kunnen wij natuurlijk ook niet anders beweren! Toch is hierbij een waarschuwing op zijn plaats: zorg dat je als organisatie tijdens en na het implementatietraject niet afhankelijk wordt/blijft van de adviseur. Voor een op langere termijn succesvol managementsysteem is het essentieel dat de interne organisatie zich het systeem eigen maakt, dat het gaat leven binnen de organisatie en dat het door vaste medewerkers onderhouden wordt. Een van de ‘toverwoorden’ daarbij is normkennis!

Er zijn verschillende manieren om een managementsysteem op te zetten en een certificering te behalen. Sommige organisaties lukt dat geheel zelfstandig, anderen doen het zelf onder professionele coaching/begeleiding en er zijn organisaties die ervoor kiezen om het volledig uit handen te geven aan een externe adviseur. Wij zullen niet beweren dat er één ‘juiste’ weg is. Keuzes hierin zijn afhankelijk van diverse factoren, zoals beschikbare tijd, gewenste doorlooptijd/deadlines, aanwezige kennis/competenties en budgetten. Wel zien wij in de praktijk verschillen in de kwaliteit van het eindresultaat en die zijn over het algemeen terug te voeren op één belangrijk aspect: de mate waarin de organisatie zich de normeisen ‘eigen’ heeft gemaakt en succesvol heeft kunnen vertalen naar hun eigen context.

Ongeacht de gekozen weg (zelfstandig, begeleid of uitbesteed), is het voor succes op langere termijn voor iedere organisatie belangrijk goed te snappen wat er tijdens het implementatietraject wordt gedaan én waarom. Werk daarom niet blindelings een actielijst af (of die nou van de adviseur komt, vanuit een softwaretool of uit andere bron), maar zorg dat je als organisatie zelf bij alle stappen/onderdelen van het managementsysteem de relatie kunt leggen naar de onderliggende normeisen. Zo leer je de samenhang van de verschillende onderdelen te herkennen en wordt het je eigen managementsysteem en niet dat van de adviseur (en niet onbelangrijk: ook een stuk leuker!). Normkennis is daarvoor essentieel, in ieder geval bij de medewerker(s) die intern het managementsysteem gaat/gaan onderhouden. Denk aan de Kwaliteitsmanager bij normen als ISO 9001 / HKZ / ISO 13485, de Security Officer bij ISO 27001 / NEN 7510, de Milieucoördinator bij ISO 14001 en de Arbocoördinator/veiligheidskundige bij ISO 45001, VCA en aanverwante normen. Daarnaast is enige normkennis binnen het managementteam sterk aan te bevelen.

Met andere woorden: zorg ervoor dat je als organisatie niet afhankelijk bent/wordt van je adviseur. Realiseer je dat je bij de audits uiteindelijk zelf de auditor te woord moeten kunnen staan; deze zal geen genoegen (blijven) nemen met antwoorden van de adviseur. Het is daarbij nodig en nuttig de vragen/opmerkingen van een auditor te kunnen relateren aan de betreffende normeisen. Enerzijds omdat de auditor simpelweg verwacht dat je de norm kent, anderzijds (en niet minder belangrijk) om de auditor ‘terug te kunnen fluiten’ op het moment dat die zijn eigen interpretaties en stokpaardjes de overhand laat hebben. Non-conformiteiten die een auditor constateert moeten immers gebaseerd zijn op objectieve afwijkingen ten opzichte van de norm, niet op afwijkingen ten opzichte van de mening van de auditor. Met goede normkennis bespaar je jezelf op korte of lange termijn onterechte afwijkingen en daarmee onnodige werkzaamheden en kosten.

Ons advies is dan ook om bij een certificeringstraject voldoende aandacht te geven aan het verkrijgen van normkennis bij de intern betrokkene(n). Idealiter doe je dit al voordat je echt start, zeker als je er zelfstandig of onder coachende begeleiding mee aan de slag gaat. In geval van volledige uitbesteding van het traject kan het ook in de loop van het traject.

De allereerste stap in het vergaren van normkennis is het aanschaffen van de betreffende norm (op de webshop van de NEN) en deze gewoon eens door te nemen. Dit lijkt misschien voor de hand te liggen, maar onze praktijk leert dat dit lang niet altijd gebeurt.

Na dit eerste globale beeld, komt het aan op verdieping en interpretatie. Ook daar zijn verschillende wegen die naar Rome leiden. Ieder mens leert nu eenmaal anders.

Vanuit de CAN Academy bieden wij diverse trainingen aan voor de verschillende normen, bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001. Alle trainingen kunnen fysiek op locatie plaatsvinden, maar indien gewenst ook online! De trainingen kennen twee mogelijke vormen, die beide leiden tot een certificaat waarmee de verworven kennis kan worden aangetoond (aan bijvoorbeeld de externe auditor):

Mocht er onverhoopt écht niemand binnen de organisatie te vinden zijn met voldoende affiniteit, tijd en competenties om de kartrekker met voldoende normkennis te zijn/worden? Zorg dan dat je niet alleen bij het implementatietraject externe hulp inroept, maar dat je de coördinerende/sturende rol rondom het managementsysteem structureel en blijvend uitbesteed aan een externe specialist en op die manier de normkennis in huis haalt.  Onze ‘Officer as a Service’ dienst biedt hiervoor diverse mogelijkheden.

Meer weten over trainingsmogelijkheden of structurele outsourcing? Neem dan contact met ons op!