Certificering behaald voor kwaliteits-, arbo- of milieumanagement? Nu begint het werk van de KAM coördinator pas echt!
Wat doet een KAM coördinator nu precies en waar moet je op letten als je een KAM coördinator aanstelt of inhuurt? Op deze vragen gaan wij in dit artikel nader in.
Steven Zwarts is Manager Opleidingen bij CertificeringsAdvies Nederland. Doelmatig, ondernemend en betrouwbaar zijn waarden waarmee Steven tot de juiste oplossing komt, zowel intern als voor klanten.
steven@certificeringsadvies.nlNa een implementatietraject van enkele weken of maanden en het succesvol doorlopen van de initiële audit heb je als organisatie (dan eindelijk) de certificering behaald voor kwaliteitsmanagement (bijv. ISO 9001 / HKZ), arbomanagement (ISO 45001) of milieumanagement (ISO 14001). Een moment voor champagne, dat zeker! Maar denk nu niet dat je, zodra het certificaat aan de muur hangt, achterover kunt gaan zitten en weer gewoon‘ verder kan gaan waar je gebleven was’. Want een certificering behalen is één, maar een certificering behouden is vers twee. De rol van de KAM coördinator (ook wel: KAM manager of QHSE manager) is daarbij cruciaal. Maar wat doet een KAM coördinator nu precies; welke taken en verantwoordelijkheden beleg je bij hem of haar? Is het aanstellen van een KAM coördinator verplicht? En waar moet je op letten als je een KAM coördinator aanstelt of inhuurt? Op deze vragen gaan wij in dit artikel nader in.
Met de implementatie van een (managementsysteem)norm en het behalen van een certificering, ontstaat er een nieuwe rol binnen je organisatie. Iemand zal immers de verantwoordelijkheid op zich moeten nemen voor de coördinatie van de operationele planning en de uitvoering van alle taken in relatie tot het onderhouden van het kwaliteits-/arbo-/milieu (KAM) managementsysteem en de certificering. De meeste organisaties kiezen ervoor deze verantwoordelijkheid neer te leggen bij één centrale persoon binnen de organisatie, die de rol van KAM coördinator (of KAM manager) heeft.
Taken van de KAM coördinator
De verantwoordelijkheid zoals hierboven beschreven (coördinatie van de operationele planning en uitvoering van taken in relatie tot het KAM managementsysteem) is behoorlijk algemeen geformuleerd. Als we een eerste ‘vertaalslag’ maken naar taken, wordt het al een stuk praktischer. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het opstellen en monitoren van de interne audit (jaar)planning;
- Het (laten) uitvoeren van interne audits en (laten) opvolgen van de bevindingen;
- Het voorbereiden, begeleiden en rapporteren van de periodieke directiebeoordeling (management review);
- Het monitoren en registeren van afwijkingen, klachten en incidenten en het coördineren van de opvolging (oorzaak-/omvanganalyse en corrigerende/preventieve maatregelen);
- Het initiëren en (laten) uitvoeren van leveranciersbeoordelingen;
- Het (laten) uitvoeren van klanttevredenheidsmetingen en analyseren/opvolgen van resultaten;
- Het updaten van beleid, doelstellingen, risicoanalyse, procedures, werkinstructies en documenten (incl. versiebeheer);
- Het stimuleren van kwaliteits-/milieu-/veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie en gevraagd en ongevraagd uitbrengen van (intern) advies;
- Het monitoren van wijzigingen in eisen vanuit de normen, wet- en regelgeving en overige stakeholders;
- Het coördineren van externe audits en fungeren als contactpersoon voor de certificerende instelling.
De bovengenoemde taken zijn van toepassing voor alle thema’s (Kwaliteit, Arbo, Milieu) waar een KAM coördinator mee te maken kan hebben. Daarnaast zijn er uiteraard ook nog specifieke taken denkbaar binnen één thema. Denk bij Milieubijvoorbeeld aan het bijwerken van het milieuaspectenregister, of bij Arbo aan het uitvoeren van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE).
In aanvulling op de hiervoor genoemde taken en verantwoordelijkheden, is er de laatste jaren een ontwikkeling gaande waarbij de KAM-coördinator een interne adviseursrol vervult die breder en strategischer is dan alleen de operationele KAM coördinatie.
Is het aanstellen van een KAM coördinator verplicht?
Vanuit de ISO-normen/certificeringen bekeken is er geen verplichting om een KAM coördinator aan te stellen. Wel stellen de normen dat de rollen en verantwoordelijkheden in relatie tot het managementsysteem duidelijk moeten zijn belegd binnen de organisatie, maar hierbij wordt niet gesproken over één functionaris. Vanuit het oogpunt van overzicht en efficiency kiezen de meeste organisaties echter wel voor een centrale aansturing vanuit één persoon (of bij grote organisaties: één afdeling). Met de belangrijke nuance dat succesvol kwaliteits-/arbo-/milieumanagement natuurlijk bepaald wordt door het gedrag van iedereen binnen de organisatie en niet enkel de verantwoordelijkheid is van degene die een rol op dit gebied toebedeeld krijgt.
Hoewel het aanstellen van een centrale KAM coördinator dus geen verplichting is, bestaan er wel verplichtingen voor bepaalde rollen binnen een organisatie, die vaak bij de KAM worden neergelegd. Denk aan de verplichting tot het aanstellen van een preventiemedewerker, die actief werkt aan het bevorderen van de veiligheid en de gezondheid binnen het bedrijf (een rol die in organisaties met 25 of minder werknemers ook door de werkgever zelf mag worden vervuld). En in België (Vlaanderen) is voor sommige organisaties het aanstellen van een milieucoördinator verplicht, afhankelijk van de klasse waarin bedrijf valt (zie omgeving.vlaanderen.be/milieucoördinator-in-het-bedrijf).
Waarop letten bij aanstellen of inhuren van een KAM coördinator?
Er zijn drie zaken van belang om in ogenschouw te nemen bij het aanstellen van een KAM coördinator:
- Ten eerste dient de persoon die deze rol gaat vervullen natuurlijk te beschikken over de juiste competenties. Een gedegen kennis van de van toepassing zijnde (ISO-)normen en wet- en regelgeving is een basisvereiste, maar in aanvulling daarop is het ook essentieel dat de persoon beschikt over specifieke vaardigheden, zoals projectmanagement, change management en het uitvoeren van audits.
- Ten tweede is het van belang dat de persoon die de rol van KAM coördinator vervult, voldoende tijd/aandachtheeft/krijgt voor de toebedeelde taken. In een grote organisatie, waar het een fulltime functie betreft, is dit meestal geen probleem. Bij kleine of middelgrote organisaties ligt dat anders. Daar is de rol van KAM meestal geen fulltime functie en moet het door iemand ‘erbij’ worden gedaan. Het toebedelen van de KAM-rol aan een medewerker die primair een andere functie heeft, maakt het erg lastig de juiste aandacht te houden en voldoende tijd vrij te maken. De medewerker die de KAM-rol vervult, zal immers geneigd zijn prioriteit te geven aan zijn primaire (het woord zegt het al…) taken en de KAM-taken daardoor uitstellen. Een bijkomend risico is dat er vaak geen back-up is, waardoor bij uitval of vertrek van de betreffende medewerker de werkzaamheden stilvallen. Situaties waardoor het managementsysteem na een enthousiaste start langzaam maar zeker als een nachtkaars uitdooft en het behouden van de certificering onder druk komt te staan.
- Een derde aspect om mee te nemen bij aanstelling van de KAM coördinator, is dat de KAM-rol ook een zekere mate van onafhankelijkheid vraagt ten opzichte van de directie of het management van de organisatie. De praktijk leert dat het kan voorkomen dat het management (te) kort door de bocht gaat met betrekking tot KAM aangelegenheden, bijvoorbeeld vanuit commerciële of efficiency belangen. Op die momenten moet de KAM coördinator in staat zijn om het ‘geweten’ van de organisatie te vertegenwoordigen en in de positie zijn (en zich comfortabel voelen) om voldoende tegengas te geven.
Op basis van afweging van bovenstaande aspecten, kan de conclusie zijn dat het raadzaam is de rol van KAM coördinator niet intern te beleggen bij een van de medewerkers, maar uit te besteden aan een externe, onafhankelijke specialist: een ‘Officer as a Service’ (OaaS).
Meer informatie?
Meer weten over de rol van KAM coördinator of over de mogelijkheden voor het uitbesteden van deze rol (OaaS)? Of over kwaliteitsmanagement (ISO 9001 / HKZ), arbomanagement (ISO 45001) of milieumanagement (ISO 14001) in het algemeen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag op weg.
Steven Zwarts is Manager Opleidingen bij CertificeringsAdvies Nederland. Doelmatig, ondernemend en betrouwbaar zijn waarden waarmee Steven tot de juiste oplossing komt, zowel intern als voor klanten.
steven@certificeringsadvies.nl
Alles weten over outsourcing?
Download de Officer as a Service informatiegids!
- De 'Officers' per rol nader verklaard
- De voordelen van een Officer as a Service
- De bijbehorende kosten
- Ons OaaS programma
