Ruim een half jaar geleden schreef ik een blog over de ISO 9001 certificering eisen. Maar niet zelden wordt er gevraagd wat de eisen voor ISO 14001 certificering zijn. Deze norm voor milieumanagementsystemen is wat minder concreet. Zie hiervoor ook het artikel van mijn collega Sjanine: ISO 14001; dat is toch ISO 9001 maar dan anders? Veel mensen weten wel dat ISO 14001 over milieu gaat, maar juist dan wordt het lastig. “Wat moet je daar dan precies voor doen?” In dit artikel zal ik de belangrijkste ISO 14001 certificering eisen uitlichten, zodat je globaal weet wat er van de organisatie verwacht wordt.

Dit artikel is gebaseerd op de ISO 14001: 2015 norm!

ISO 9001 en ISO 14001: de HLS structuur

Net als ISO 9001, heeft de ISO 14001:2015 norm tien hoofdstukken. In de laatste zeven hoofdstukken worden de eisen benoemd voor ISO 14001 certificering. Deze hoofdstukken gaan over dezelfde thema’s als de hoofdstukken in de ISO 9001 norm. Dit is het positieve gevolg van de nieuwe structuur van de ISO normen: de HLS. Met deze structuur zijn de thema’s per hoofdstuk hetzelfde. Per norm wordt er ingezoomd op een specifiek onderwerp. Bij ISO 9001 is dat kwaliteit, bij ISO 14001 gaat het over milieu.

Hoofdstuk 4: context van de organisatie

Contextanalyse in de ISO 14001 norm

De context van de organisatie is hoofdstuk 4 van zowel de ISO 9001, als de ISO 14001 norm. Belangrijk is dat de organisatie inzicht verkrijgt in de omgeving waar zij in functioneert. Door middel van een tweetal analyses (gezamenlijk de contextanalyse) wordt de omgeving in kaart gebracht. We hebben het hier over de stakeholderanalyse en de risicoanalyse.

  1. De stakeholderanalyse: met betrekking tot milieu, moet de organisatie vaststellen wie haar stakeholders zijn en wat de eisen, wensen en verwachtingen zijn.
  2. De risicoanalyse: wanneer je de eisen en wensen van je stakeholders met betrekking tot milieu hebt vastgesteld, voer je ook de risicoanalyse uit.

Tip: mijn collega Nelis schreef een stappenplan voor de ISO 9001 contextanalyse. De methodiek en te volgen stappen kunnen uiteraard ook gebruikt worden voor ISO 14001!

Hoofdstuk 5: leiderschap

De directie moet ook betrokken zijn bij het milieumanagementsysteem. Dit toon je aan door o.a.:

  • Een milieubeleid en doelstellingen vast te stellen;
  • Het belang van milieumanagement te communiceren in de organisatie;
  • Mensen aan te sturen en te ondersteunen om een bijdrage te leveren van het milieusysteem;
  • Het milieubeleid en doelstellingen kenbaar te maken aan je medewerkers.

Veel kwaliteitsmanagers en KAM-coördinators vragen zich af hoe zij de directie actief kunnen betrekken bij de ISO certificering. Mijn collega Sjanine schreef eerder een artikel met vijf tips over het betrekken van de directie bij ISO 9001. Deze tips kunnen natuurlijk ook gebruikt worden bij ISO 14001 certificering!

ISO 14001 is een norm welke steeds vaker gevraagd wordt in tenders en aanbestedingen. Bel 085-4879972 voor een pragmatisch advies!

Hoofdstuk 6: planning

Dit hoofdstuk van de ISO 14001 norm heeft veel impact. Dit hoofdstuk gaat over het plannen van acties om een aantal zaken op te pakken. Het gaat hier om:

  • De risico’s en kansen uit hoofdstuk 4;
  • Belangrijke milieuaspecten;
  • Compliance doelstellingen.

Hier horen doelstellingen bij en acties om deze doelstellingen te bereiken. Het geheel zal uiteindelijk uitmonden in een milieuaspectenregister. Hier vind je een stappenplan voor het opstellen van een milieuaspectenregister.

Hoofdstuk 7: ondersteuning

Om een doelmatig en efficiënt milieumanagementsysteem te hanteren, gaan de eisen voor ISO 14001 in dit hoofdstuk over ondersteuning. We kijken hierbij naar het volgende:

  1. Vaststellen en beschikbaar stellen van middelen die nodig zijn voor het milieusysteem;
  2. Vaststellen van competenties die je mensen nodig hebben;
  3. Zorgen voor bewustzijn onder het personeel met betrekking tot het milieu;
  4. De processen implementeren die nodig zijn voor de communicatie met betrekking tot het milieusysteem;
  5. Gedocumenteerde informatie opstellen die de ISO 14001 norm vereist of de organisatie nodig vindt voor de doeltreffendheid van het milieumanagementsysteem.

CertificeringsAdvies Nederland neemt bij ISO 14001 certificering jouw organisatie als uitgangspunt en niet de norm op zich.

Hoofdstuk 8: uitvoering

Nu de acties gepland zijn en middelen beschikbaar, moeten de goede bedoelingen worden uitgevoerd. Hoofdstuk 8 van de ISO 14001 norm geeft hier een aantal eisen voor binnen de volgende onderwerpen:

  1. Operationele planning en beheersing: de organisatie moet de processen implementeren en beheersen die nodig zijn om de acties uit te voeren die onder hoofdstuk zes gepland zijn. Denk hierbij concreet aan bijvoorbeeld het communiceren van relevante milieueisen naar externe leveranciers.
  2. Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties: wanneer zich een mogelijke noodsituatie voordoet, moet de organisatie de benodigde processen hebben geïmplementeerd om hierop te reageren. Je dient jezelf hier ook op voor te bereiden. Bijvoorbeeld door maatregelen te plannen om nadelige milieueffecten als gevolg van een noodsituatie te voorkomen of tegen te gaan.

Hoofdstuk 9: evaluatie van de prestaties

Na het plannen en uitvoeren van de acties met betrekking tot het ISO 14001 milieumanagementsysteem, volgt de evaluatie van de prestaties. Een drietal items springen eruit:

  1. Compliance: voldoen aan relevante wet- en regelgeving is voor iedere organisatie van belang. In de ISO 14001 norm komt dit terug met betrekking tot het milieu. Wil je weten welke wet- en regelgeving op je organisatie van toepassing is? Dit is een handige tool hiervoor.
  2. Interne audit: periodiek moet worden geëvalueerd of het milieumanagementsysteem nog voldoet. Dit doe je door een interne audit uit te voeren. Bijvoorbeeld eens per jaar.
  3. Directiebeoordeling: zoals we zagen in hoofdstuk vijf, moet ook de directie betrokken zijn bij het ‘ISO 14001 feest’. Naast het onderwerp ‘leiderschap’, moet de directie ook regelmatig het milieusysteem beoordelen. Ook dit zou eens per jaar kunnen, gelijktijdig met de interne audit.

Hoofdstuk 10: verbetering

Hoofdstuk 10 is het laatste hoofdstuk van de ISO 14001 norm. Hier komen de eisen in terug voor acties die nodig zijn de resultaten van het ISO 14001 systeem te verbeteren.

  1. Afwijkingen en maatregelen: op afwijkingen moet gereageerd worden en de consequenties moeten worden aangepakt. Eventueel moeten er maatregelen worden getroffen om de afwijking in het vervolg te voorkomen.
  2. Continue verbetering: continu moeten de geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid van het milieusysteem verbeterd worden.

Belangrijk is dat het milieusysteem ondersteunend is aan jouw organisatie. Vraag vrijblijvend een impressie aan van ons managementsysteem.

ISO 14001: onze visie

Steeds vaker wordt in tenders en aanbestedingen gevraagd om ISO 14001 certificering. Een norm die wat minder concreet is dan ISO 9001. Want kwaliteit is nog wel ‘beet te pakken’, maar milieu? Wat kan een organisatie daar aan managen?

Wij geloven dat niet het milieu gemanaged moet worden, maar je organisatie. Door het voldoen aan wet- en regelgeving, beheersing van risico’s en continue verbetering verklein je de impact van je organisatie op het milieu. De ISO 14001 norm is hier een kader voor met een aantal eisen. De commerciële waarde van het certificaat kan van belang zijn, maar uiteindelijk gaat het niet om het papiertje dat ingelijst aan de muur hangt, maar om beheersing van de milieuprestaties. Anders gezegd: wij nemen je organisatie als uitgangspunt, de norm dient waarde toe te voegen.