Back to basics: maak certificeren niet moeilijker dan het is!
Bewustzijn binnen je organisatie gaat gepaard met gedrag van je medewerkers. Maar hoe ga je van 'moeten' naar 'willen'? Wij helpen je op weg!
Lisanne Vermeer is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Haar missie is om een bewustzijnsambassadeur te worden waarbij ze het belang van veiligheids- en kwaliteitsbewustzijn uitdraagt naar organisaties!
lisanne@certificeringsadvies.nlGedurende een certificeringstraject van bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001 of VCA, kan het al snel voelen alsof je overspoeld wordt met documenten: handboeken, processen, procedures, checklists. Dit maakt certificering onnodig ingewikkeld, en dat is zonde! Certificering hoeft niet te leiden tot stapels papier en extra werk, maar kan gerealiseerd worden door een paar regels in acht te nemen die ervoor zorgen dat (her)certificering eenvoudig, efficiënt, en toepasbaar wordt en blijft. In dit artikel leg ik deze stappen uit.
De voordelen van een efficiënte certificeringsaanpak
Een vereenvoudigd certificeringsproces heeft meer voordelen dan enkel het reduceren van papierwerk. Het maakt je organisatie flexibeler en zorgt ervoor dat je medewerkers de certificeringsrichtlijnen daadwerkelijk begrijpen en naleven. Certificering is niet alleen een checklist, maar juist een manier om je bedrijfsvoering te verbeteren! Door processen toegankelijk en begrijpelijk te maken, creëer je een cultuur van voortdurende verbetering, waar compliance de gewenste uitkomst is, in plaats van een verplichting.
Hoe maak je certificeringen simpel, efficiënt en praktisch toepasbaar?
- Minimaliseer en structureer de documentatie. Minder is écht meer als het gaat om documentatie. Vraag je bij elk document af: Is dit noodzakelijk? Kan het in een beknoptere vorm? Gebruik visuele hulpmiddelen zoals werkstromen, diagrammen, en infographics, zodat medewerkers in één oogopslag begrijpen wat er van hen verwacht wordt.
- Templates en digitale tools: bespaar tijd en moeite. Digitale hulpmiddelen kunnen je helpen om het certificeringsproces te vereenvoudigen. Templates zijn niet alleen tijdbesparend, maar ze zorgen ook voor uniformiteit. Digitale tools zoals de CAN templates, Microsoft Teams Planner, of een documentmanagementsysteem kunnen de voortgang van taken monitoren en samenwerking bevorderen:
- Efficiënt versiebeheer met SharePoint. Met SharePoint kun je niet alleen eenvoudig documenten delen, maar ook automatisch versiebeheer instellen. Dit voorkomt fouten door verouderde documenten en houdt de meest recente versies centraal beschikbaar voor iedereen. Geen verwarring meer over welke versie geldig is – iedereen werkt met de laatste, goedgekeurde versie:
- Automatisch versiebeheer: verwijdert de noodzaak om handmatig versies bij te houden.
- Toegankelijke documentatie: medewerkers kunnen altijd en overal bij de nieuwste informatie. Dit bevordert de onderlinge samenwerking.
- Integreer certificeringsonderdelen in het dagelijkse werk. Zorg dat certificeringsprocessen aansluiten op de dagelijkse taken van je team, zodat certificering niet als iets ‘extra’s’ wordt ervaren, maar als een natuurlijk onderdeel van je manier van werken. Dit verlaagt de weerstand en zorgt ervoor dat richtlijnen ook daadwerkelijk gevolgd worden:
- Certificering als onderdeel van je manier van werken: integreer bijvoorbeeld kwaliteitscontroles in dagelijkse operationele taken.
- Training van medewerkers: door regelmatige opleiding/training van je medewerkers blijft certificering top-of-mind zonder dat het een zware belasting vormt.
Conclusie: less is more
Door certificeringsprocessen te vereenvoudigen en ze af te stemmen op de specifieke behoeften van jouw organisatie, kun je het hele proces niet alleen efficiënter maken, maar ook effectiever. Back to basics betekent dat je teruggaat naar wat écht belangrijk is: duidelijke, begrijpelijke procedures die medewerkers helpen hun werk makkelijker, beter en veiliger te doen, zonder dat ze worden bedolven onder stapels papierwerk.Gebruik technologie, vereenvoudig documentatie, en maak certificering een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse praktijk. Zo wordt certificeren niet een obstakel, maar een waardevol en praktisch onderdeel van je bedrijfsvoering.
Met deze aanpak hou je het certificeringsproces simpel, praktisch en efficiënt, zonder in te leveren op kwaliteit. Het resultaat? Medewerkers die meer betrokken zijn, een bedrijf dat soepeler werkt en certificeringen die echt bijdragen aan de groei van je organisatie.
Lisanne Vermeer is Adviseur bij CertificeringsAdvies Nederland. Haar missie is om een bewustzijnsambassadeur te worden waarbij ze het belang van veiligheids- en kwaliteitsbewustzijn uitdraagt naar organisaties!
lisanne@certificeringsadvies.nl
Kom in contact met de partner in certificeren!
Meer informatie over de mogelijkheden?
- Altijd een oplossing op maat
- Jouw organisatie als uitgangspunt
- Snel, pragmatisch en persoonlijk
