ISO 14001 audit: Dit kun je verwachten!

Een ISO 14001 audit is een verplicht onderdeel van het certificeringstraject voor ISO 14001 milieumanagementsystemen. Organisaties die willen voldoen aan de ISO 14001:2015 norm, moeten aantonen dat zij hun milieuprestaties continu verbeteren. Tijdens een ISO 14001 audit wordt getoetst of het milieumanagementsysteem in de praktijk goed functioneert. Maar wat houdt zo’n audit precies in? En wat kun je als organisatie verwachten tijdens de audit? In dit artikel leggen we het uit. Bij CertificeringsAdvies Nederland hebben we ruime ervaring met ISO 14001 audits. We delen onze kennis én geven je 5 praktische tips zodat je goed voorbereid de audit ingaat. Zo verloopt het auditproces soepel en vergroot je de kans op een succesvolle certificering.

Een ISO 14001 audit bestaat uit een interne en een externe beoordeling van je milieumanagementsysteem. Tijdens de interne audit beoordeelt een adviseur of het systeem voldoet aan de ISO 14001 eisen. Daarna volgt de externe audit, uitgevoerd door een certificerende instantie, waarbij getoetst wordt of het systeem goed is opgezet én geïmplementeerd in de organisatie. Bij een positief resultaat ontvang je het ISO 14001 certificaat.

Wanneer je als organisatie klaar bent om te certificeren voor ISO 14001 ga je de auditfase in. Deze bestaat uit een interne audit en een externe audit. Hieronder een korte toelichting:

Tijdens de interne audit kruipt een betrokken medewerker (of adviseur van een externe partij) in de huid van auditor en bekijkt of je milieumanagementsysteem voldoet aan de eisen van de ISO 14001 norm. Dit is een belangrijk meetmoment want als je de interne audit met goed gevolg aflegt ben je klaar voor de externe audit. Na de interne audit heb je gemiddeld drie weken de tijd om eventuele aanpassingen toe te passen voordat de externe audit plaatsvindt. 

Voor de externe audit zal een auditor van een certificerende instantie langskomen in je bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn: TÜV, Dekra of bijvoorbeeld Loyds. De certificerende instantie dien je zelf te regelen. Wanneer er een externe adviseur betrokken is bij de certificering, helpt deze je graag om een weloverwogen en passende keuze te maken. De externe audit bestaat uit twee gedeeltes: fase 1 en fase 2 welke in twee aparte dagen zullen worden getoetst. 

In deze fase is de auditor voor de eerste keer in je organisatie en zal hij of zij bekijken hoe je het milieumanagementsysteem hebt opgezet. Vervolgens zal de auditor het opgezette systeem toetsen aan de eisen van de ISO 14001 norm. Ook wordt bekeken of je de interne audit en de directiebeoordeling hebt uitgevoerd. Daarna zal de auditor de resultaten bespreken met de betrokken personen in de organisatie.

Indien de resultaten uit fase 1 voldoende zijn, kan je bedrijf door naar fase 2 van de audit. De resultaten van fase 1 worden vastgelegd in een rapport welke je enige tijd na de audit ontvangt.

Tijdens de fase 2 audit, die over het algemeen 4 tot 6 weken later wordt gepland, wordt er gekeken of de huidige documentatie ook goed geïmplementeerd is in de organisatie. Door het houden van interviews zal er gekeken worden of er duidelijk draagvlak is binnen de organisatie en of de documentatie niet los staat van de huidige bedrijfsvoering. Is het een werkend managementsysteem?

De uiteindelijke conclusie van de audit wordt gecommuniceerd naar de certificatiebeslisser die verantwoordelijk is voor de beoordeling van het auditproces. Wanneer het opgezette systeem voldoet aan de eisen uit de ISO 14001 norm en het voldoende effectief is dan mogen we je feliciteren; je hebt het ISO 14001 certificaat behaald! Niet kort erna krijg je het daadwerkelijke certificaat wat betekent dat je voor de komende drie jaar gecertificeerd bent.

De externe auditor zal in de driejaarlijkse cyclus jaarlijks langskomen om een controle audit uit te voeren of je nog voldoet aan de ISO 14001 norm. Alle verplichte onderdelen vanuit de ISO 14001 norm zullen worden besproken.

Maak een interne audit planning voor het komende jaar waarin alle processen ter sprake komen. Let erop dat risicovolle processen vaker ter sprake moeten komen dan minder relevante processen. De verantwoordelijkheid om de risicovolle processen inzichtelijk te krijgen ligt bij de organisatie. In grotere organisaties kan er ook gekozen worden voor een drie jaren auditplan om zo de verscheidende onderwerpen vaker of minder vaak aan bod te laten komen.

Interne audits moeten een positieve toon hebben. Het gaat niet om het afrekenen van degene die je tegenover je hebt, maar over het bespreken van de behaalde prestaties. Het moet een dialoog zijn en geen controle.

Creëer meer draagvlak door verschillende mensen in je organisatie verantwoordelijk te maken voor het auditproces. Verschillende ‘mini’ audits verspreidt over het hele jaar bieden meer waarde dan een vast persoon die een keer per jaar gaat kijken of iedereen doet wat er staat in het managementsysteem (scheidsrechtersysteem). Communiceer het auditplan ook goed in je organisatie.

Denk goed na over de opvolging van het audit rapport. Wie is er verantwoordelijk voor de follow-up van het interne audit verslag en naar wie moet dit gerapporteerd worden. Let op: Het interne audit verslag dient ook onderdeel te zijn van de directiebeoordeling.

Pas eventueel de auditplanning na een jaar aan als je merkt dat bepaalde onderwerpen te veel of te weinig aan bod komen. Zo behoud je de relevantie en creëer je meer waarde voor de onderwerpen die aan bod komen.

Wil je meer informatie over ISO 14001? Of wil je een ISO 14001 interne audit uit laten voeren? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag op weg en vertellen je graag meer over de mogelijkheden.