Als klein bedrijf hulp bij aanbesteding nodig waarin gevraagd wordt om een norm als ISO 9001, VCA, VCU of anders? Zo pak je het aan!
Je wilt als kleine organisatie meedoen aan een aanbesteding waarin je kwaliteit, veiligheid of ander thema aantoonbaar maakt door te werken conform een norm als ISO 9001, VCA, VCU? In dit artikel leggen we je uit wat er van je verwacht wordt en hoe je dit aanvliegt!


Jeffrey Hekelaar is Manager Sales bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij levert graag zijn bijdrage aan het ontwikkelen van (klant)organisaties en komt daar graag voor bij je op bezoek!
jeffrey@certificeringsadvies.nlTegenwoordig is een VCA, VCU, ISO 9001 of andere norm steeds vaker een voorwaarde voor een opdracht of aanbesteding (ook wel tender genoemd). Er wordt dan als het ware in d tender geëist dat je zaken als kwaliteit, veiligheid, milieu of andere thema’s aantoonbaar kunt maken en werkt conform bijvoorbeeld ISO 9001, VCA of VCU of een vergelijkbaar managementsysteem. Veel ondernemers van kleine organisaties hebben het gevoel dat dit ingewikkeld is. Dat beeld is niet juist! Voldoen aan deze eisen van een opdrachtgever bij aanbestedingen, hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met onze dienst CAN Klein Bedrijf bieden we vaste pakketten tegen vaste prijzen met als resultaat: jouw organisatie voldoet aan de eisen en behaalt indien gewenst het certificaat.
Direct aan de slag met ISO 9001, VCA, VCU?
Als klein bedrijf vandaag nog starten met voldoen aan de normeis voor ISO 9001, VCA, VCU en/of RIE? Bekijk onze pakketten bij CAN Klein Bedrijf of vraag direct een offerte aan. Snel en praktisch certificeren tegen scherpe tarieven!
Als klein bedrijf hulp bij aanbesteding nodig?!
Regelmatig worden we benaderd door organisaties over dat ze mee willen doen aan een aanbesteding, maar dat er diverse eisen worden gesteld waaraan de organisatie dient te voldoen. Ze vragen zich af hoe ze het moeten aanvliegen? Wat het betekent voor de organisatie? En hoe ze, liefst zo snel mogelijk, voldoen aan de eisen uit de aanbesteding?
Wat is een aanbesteding?
Een tender of aanbesteding is een procedure waarbij een opdrachtgever bedrijven vraagt om bepaalde producten of diensten op te leveren. Wanneer je daar aan mee wilt doen dan krijg je een gestandaardiseerde uitvraag van een opdrachtgever (ook wel de aanbestedende dienst genoemd). Naast inhoudelijke vragen staan daar eisen in.
Een managementsysteem conform een norm
Onder criteria waar je als bedrijf aan moet voldoen vallen vaak criteria met betrekking tot kwaliteit, veiligheid, milieu, informatiebeveiliging etc. Eén daarvan is bijna altijd de eis dat je moet beschikken over een managementsysteem conform ISO 9001, VCA, VCU of anders. De eis staat dan in de uitvraag genoemd. Overigens wordt er nooit letterlijk gevraagd dat je moet voldoen aan een norm, dat mag namelijk niet. Doorgaans wordt er gevraagd om een managementsysteem dat voldoet aan eisen voor een relevante bedrijfsnorm.
Vaak staat er dan ook nog het volgende vermeld:
- Na een x- aantal kalenderdagen na voorlopige gunning dien je als inschrijver op de aanbesteding het bij de eis behorende bewijs in te leveren;
- Men aanvaardt een certificering voor de relevante norm of een gelijkwaardige certificering als bewijs. Men aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op gebied van kwaliteit, veiligheid, milieu of andere thema’s. Denk aan een managementsysteem of handboek.
Als klein bedrijf meedoen aan een tender: twee opties
De eis is duidelijk. Wanneer je mee wilt doen aan de tender/aanbesteding, dan heb je als kleine organisatie twee opties:
- Optie A: Je gaat de gevraagd norm behalen (en certificeren)
- Optie B: Je gaat een vergelijkbaar managementsysteem (of handboek) opzetten conform de normeisen (maar niet certificeren)
Optie A: Wanneer je de norm gaat behalen en dus certificeert voor bijv. ISO 9001, VCA, VCU, dan heeft dat een aantal voordelen:
- Het managementsysteem wordt onafhankelijk getoetst door een Certificerende Instantie (CI) en vervolgens hoef je bij iedere aanbesteding (in de toekomst) enkel nog het certificaat op te sturen naar de opdrachtgever. Dat is voldoende bewijs.
- Wanneer je de norm gaat behalen, dan is er een eenmalige investering nodig in tijd en geld om deze te behalen. Naast het feit dat je mee kan doen aan (toekomstige) aanbestedingen, levert het nog meer voordelen op (zie de alinea ‘voordelen’).
Optie B: Wanneer je kiest om niet te certificeren, maar een vergelijkbaar managementsysteem op te tuigen, dan dien je bij het indienen van de aanbesteding het systeem, of de belangrijke onderdelen ervan, zoals de inhoudsopgave, op te sturen.
- Nadeel van deze optie is dat je bij elke aanbesteding, je gehele managementsysteem op moet sturen. Het kan dan zijn dat de aanbestedende dienst een controle uit komt voeren naar de werking en inhoud van je managementsysteem om te toetsen of het wel voldoet aan de eisen. Dit kost elke keer opnieuw tijd.
- Een ander nadeel is dat je in een voortraject voor een aanbesteding al aardig wat gevoelige (bedrijfs)informatie weg moet geven aan de aanbestedende dienst. Ga maar eens na wat men allemaal inzichtelijk heeft als je hen het gehele systeem toe dient te sturen. Bovendien is het vaak zo, doordat je het hele managementsysteem dient toe te sturen, dat je dit dan dus ook volledig moet uitschrijven in bijvoorbeeld een handboek. In de praktijk is dit echter (vaak) niet de beste methode om tot een goed management-borgingssysteem te komen.
Heeft deze optie ook voordelen? Jazeker. Een voordeel is dat je enkel kunt focussen op de onderdelen van het managementsysteem die echt toegevoegde waarde opleveren voor je organisatie en minder aandacht geeft aan onderdelen van de norm die niet zo passen bij je organisatie (en de opdracht). Uiteindelijk dien je linksom of rechtsom wel een werkend systeem op te leveren; dus die vrijheid is ook weer niet groter dan wanneer je wel laat certificeren.
Voordelen bedrijfscertificaat kleine bedrijven
Het behalen van een bedrijfscertificaat zoals ISO 9001, VCA, VCU heeft diverse voordelen voor je organisatie:
- Een grote kans op opdrachten en meedoen aan aanbestedingen;
- Aantoonbare professionaliteit op gebied van kwaliteit, veiligheid ed.;
- Beheerst omgaan met risico’s op gebied van kwaliteit, veiligheid ed.;
- Je toont opdrachtgevers/klanten dat je voldoet aan geldende wet- en regelgeving;
- Je kunt inspelen op kansen en bedreigingen;
- Je bent continu beter met verbeteren van processen;
- Je bespaart kosten en werkt efficiënt(er).
Kortom: een certificering is zeker geen overbodige luxe en biedt naast de kans op aanbestedingen winnen groter wordt biedt het tal van andere voordelen voor je organisatie!
Stappenplan aanbesteding klein bedrijf
Wanneer je een kleine organisatie bent (10-15 fte), dan hoeft voldoen aan een (bedrijfs)norm en daarvoor al dan niet certificeren, niet ingewikkeld te zijn. Zeker niet wanneer je daarvoor een partij in de arm neemt, zoals CertificeringsAdvies Nederland. Voor kleine organisaties bieden wij vaste pakketten tegen vaste prijzen aan voor bedrijfsnormen zoals VCA*, VCA**, VCU, ISO 9001 en eventueel bijbehorende RI&E. Dat betekent dat wij je adviseren en ondersteunen op hoofdlijnen en jij dit verder vormgeeft in jouw organisatie.
Certificeren voor ieder budget? Je leest er alles over op onze pagina budget certificeren voor kleine bedrijven.
Hoe ziet een stappenplan aanbesteding eruit op weg naar een norm voor een klein bedrijf?
- Je kiest het gewenste pakket bij de norm en kunt direct starten
- Samen maken we een plan; je gaat aan de slag met de (norm)eisen en krijgt praktische tips
- Er wordt een handboek of managementsysteem opgezet in je organisatie
- Er vindt een interne audit plaats
- Certificeren voor de norm? De Certificerende Instantie (CI) komt langs om je managementsysteem te beoordelen en reikt het certificaat uit.
Wanneer je dus niet wilt certificeren, kun je stap 4 en 5 overslaan. Daarvoor in de plaats komt dat je documentatie aan moet leveren aan de aanbestedende dienst. Wanneer je wel certificeert, volstaat enkel het opsturen van je certificaat.
Hulp bij aanbesteding voor kleine bedrijven?
Zoals aangegeven: wanneer je een bedrijfsnorm wilt behalen kun je daarvoor een partij in de arm nemen die je adviseert en/of ondersteunt bij het inrichten en behalen van de norm. CertificeringsAdvies Nederland speelt met haar dienst CAN Klein Bedrijf in op het behalen van certificaten voor kleine bedrijven. Wij zijn namelijk van mening dat certificeren voor kleine organisaties niet ingewikkeld hoeft te zijn en om die reden sluiten we in onze aanpak zoveel mogelijk aan bij jouw dagelijkse bedrijfsvoering. Geen onnodige ballast, geen ingewikkelde procedures en geen dikke pakken papier.
Je behaalt één van de gewenste certificaten (ISO 9001, VCA*, VCA**, VCU en eventueel de bijbehorende RI&E) snel, voordelig en op praktische manier door te kiezen voor één van de standaard pakketten van CAN Klein Bedrijf.
- Pakket Brons: Je kiest ervoor om het zelf te doen. Aan de hand van een voorbeeld en een instructiegesprek met onze adviseur. Vast pakket, vaste prijs.
- Pakket Zilver: We begeleiden je richting een efficiënte aanpak van het traject. Vast pakket, vaste prijs.
- Pakket Goud: Het gehele traject uitbesteden? Of juist behoefte aan specifieke begeleiding. Vrijblijvende offerte op maat. Prijs op aanvraag.
Snel en voordelig een bedrijfscertificaat behalen met een pakket van CAN Klein Bedrijf: je kunt direct aan de slag!
- Je kiest je pakket en binnen een werkdag kun je aan de slag;
- Je komt niet voor onverwachte kosten te staan;
- Heldere stappen; je weet waar je aan toe bent;
- Jouw bedrijf als uitgangspunt (niet de norm).
Wat kost certificeren voor kleine bedrijven?
Wanneer je aan de slag gaat met het optuigen van een managementysteem conform een bedrijfsnorm, al dan niet met certificeren als gevolg, dan moet je rekening houden met een investering in tijd en geld voor:
- Het inrichten van het managementsysteem om zo te voldoen aan de normeisen. Je kunt hiervoor dus een partij in de arm nemen. Bij CAN Klein Bedrijf bieden we voor kleinere organisaties vaste pakketten tegen vaste prijzen aan, zodat je snel en voordelig kunt certificeren.
- Wanneer je de norm gaat behalen en dus wilt certificeren, heb je te maken met (jaarlijkse) certificeringskosten. Ook wanneer je niet certificeert, kun je met die kosten te maken hebben; een aanbestedende dienst kan namelijk eisen dat je systeem getoetst wordt door een onafhankelijke derde.
ISO 9001, VCA, VCU? Vast pakket, vaste prijs voor kleine bedrijven!
Bij CAN Klein Bedrijf bieden we complete pakketten voor elk budget!
- Pakket Brons: Je doet het grotendeels zelf;
- Pakket Zilver: We begeleiden je richting een efficiënte aanpak;
- Pakket Goud: Specifieke behoefte of alles uitbesteden? Offerte op maat.
Bekijk onze ISO 9001 pakketten, VCA* pakketten, VCA** pakketten en VCU pakketten.
Hoelang duurt certificeren voor kleine bedrijven?
Welke optie je ook kiest: uiteindelijk moet je aan de slag wanneer je mee wilt doen aan een tender. Afhankelijk van het type bedrijfsnorm, de grootte en complexiteit van je bedrijf, dien je rekening te houden met een periode van een tot drie maanden die nodig is om het systeem op te zetten en te implementeren. Voor de meeste certificeringen heb je vervolgens drie maanden bewijslast nodig; waarin je laat zien dat het systeem goed functioneert en je organisatie werkt conform de norm. De totale projecttijd is dus vier tot zes maanden (minimaal).
Intentieverklaring
Het duurt vier tot zes maanden, maar de inlevertermijn van de aanbesteding of tender is slechts één of twee maanden. Wat nu? Wanneer je aan de slag gaat met het opzetten van een managementsysteem conform een bedrijfsnorm, kun je daarvoor een partij in de arm nemen zoals CertificeringsAdvies Nederland. We zetten op pragmatische wijze een goede basis neer waarmee je de norm kan behalen. Na het neerzetten van die basis, wat al vrij snel kan, en waarnaar je ook daadwerkelijk aan de slag gaat met de intentie om het certificaat te behalen, kunnen wij een zogenoemde intentieverklaring opstellen.
In die verklaring geven wij aan dat wij je begeleiden bij het opzetten van het managementsysteem met betrekking tot de gewenste norm. Ook communiceren wij over onze verwachtingen rondom de implementatie (tijdsduur) naar de aanbestedende dienst. Een dergelijke verklaring kunnen wij ook opzetten als je niet wilt certificeren. Het verstrekken van de verklaring gebeurt doorgaans zodat de eerste stappen van het managementsysteem opzetten zijn gezet, we een goed beeld hebben van de zaken die nog ingericht gaan worden en zodra de projectplanning bekend is.
Interne audit: Een belangrijk onderdeel van een managementsysteem is dat je periodiek beoordeelt of er nog gewerkt wordt op de manier die je beoogd hebt. Daarvoor dien je een interne audit uit te voeren. Deze mag je zelf uitvoeren, maar kun je ook uitbesteden aan een andere partij. Hoe dan ook; er moet onafhankelijke toetsing plaatsvinden. Wanneer je beschikt over een managementsysteem kunnen wij de interne audit verzorgen. Als we constateren dat het systeem voldoet aan de uitgangspunten van de norm, dan kunnen wij een onafhankelijke derde verklaring voor je opstellen. En kun je als je wilt certificeren, de CI met een gerust hart laten komen voor de certificeringsaudit!
VCU in slechts 3! maanden en één dag
Michel Uijlenbroek: “Doordat we nu in het bezit zijn van het VCU certificaat, gaan er nieuwe deuren voor ons open. Bovendien was de samenwerking met CertificeringsAdvies Nederland (CAN) erg prettig. Dankzij hun duidelijke en praktische aanpak, maar zeer zeker ook het persoonlijke tintje leverde de samenwerking ons echt toegevoegde waarde op. Het is dan ook niet voor niets dat we het VCU-traject in slechts drie maanden en één dag hebben afgerond.”
Bekijk de hele Techniche klantcase
Hulp bij aanbesteding als klein bedrijf nodig? Kies je pakket!
Met CAN Klein Bedrijf helpen wij je op een snelle en voordelige manier naar een bedrijfscertificaat. Met een praktische en persoonlijke aanpak zorgen we voor een succesvolle certificering zonder onnodig gedoe en ballast. Complete pakketten, scherpe tarieven! Bekijk onze pakketten per norm of neem gerust contact op voor meer informatie!

Jeffrey Hekelaar is Manager Sales bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij levert graag zijn bijdrage aan het ontwikkelen van (klant)organisaties en komt daar graag voor bij je op bezoek!
jeffrey@certificeringsadvies.nlSnel en voordelig certificeren?
ISO 9001, VCA, VCU: kies je pakket!
- Vaste pakketten
- Direct aan de slag
- Vaste prijzen