Een kijkje achter de schermen bij de Management Assistent en Financieel Medewerker

Home/Algemeen/Kijkje in de keuken/Een kijkje achter de schermen bij de Management Assistent en Financieel Medewerker

Een kijkje achter de schermen bij de Management Assistent en Financieel Medewerker

Door |2020-02-17T08:32:06+01:003 mei 2019|Algemeen, Kijkje in de keuken|
De marketingafdeling

Ze vormen geen afdeling samen, maar zijn wel te vinden in dezelfde kantoorruimte en ook werken ze dagelijks in hetzelfde automatiseringssysteem. Management Assistent Eline en Financieel medewerker Diana vertellen voor de rubriek ‘kijkje achter de schermen’ over hun werkzaamheden binnen CertificeringsAdvies Nederland. Wat zijn hun taken, welke verantwoordelijkheden hebben ze binnen hun functies en waar zitten toekomstige uitdagingen?

AFAS staat centraal

AFASEline: “In onze dagelijkse werkzaamheden zijn zowel Diana als ik veel bezig met de software van AFAS, ons CRM-systeem. Hierin regelen we bijvoorbeeld de financiële administratie, de projectadministratie voor klanten, maar ook de HR administratie. Het AFAS-systeem is leidend binnen onze organisatie. Daarmee bedoelen we dat we zoveel mogelijk processen en taken efficiënt proberen te automatiseren via AFAS, zodat er zo min mogelijk ‘mensenwerk’ aan te pas komt. Daardoor kunnen collega’s zich bezighouden met hun kerntaken, in plaats van met administratieve ‘rompslomp’.”

Diana: “Het uitrollen van AFAS binnen onze organisatie gaat stapje voor stapje. We zijn begonnen met sales-, CRM- en financiële processen en dat breiden we steeds verder uit. Komende tijd gaan we, Eline en ik, bijvoorbeeld aan de gang met het uitrollen van de HRM-functionaliteit in AFAS. Zo gaan we aan de slag met het uitbreiden van ons personeelshandboek, maar bijvoorbeeld ook met het beter inregelen van de verlofmodule binnen AFAS. Om alles in goede banen te leiden volgen we ook regelmatig cursussen bij AFAS. Zo leer je het systeem beter kennen en kun je sneller stappen maken.”

“De verbindende factor”

Eline: “Ik ben al vele jaren werkzaam bij CertificeringsAdvies Nederland. Wat me erg aanspreekt binnen de organisatie is dat het een jonge, energieke club is met veel doorgroeimogelijkheden. Voorheen was ik voornamelijk bezig met administratieve taken voor de opleidingen van de CAN Academy. Van daaruit ben ik eigenlijk doorgegroeid naar mijn huidige functie als Management Assistent. In die functie heb ik twee petten op; enerzijds heb ik een ondersteunende rol richting het MT en natuurlijk richting collega’s en anderzijds ben ik veel bezig met het verbeteren van de bedrijfsprocessen met behulp van het automatiseringssysteem AFAS.

Vanuit mijn rol als Management Assistent ontlast ik als het ware het MT. Zo beheer ik de MT agenda’s, sluit ik aan bij de tweewekelijkse MT vergaderingen om bijvoorbeeld te notuleren en volg ik de taken op die uit de meeting voortkomen. Het leuke aan mijn rol is dat ik vanalles hoor en zie vanuit alle hoeken van de organisatie. Eigenlijk ben ik daardoor de verbindende factor tussen MT en andere afdelingen, maar ook tussen afdelingen onderling. Wanneer er ergens een vraag komt, dan kan ik daar vaak op inspelen.”

Collega’s efficiënter laten werken

Wil je het kwaliteitsmanagement in je organisatie naar een hoger niveau tillen? Lees dan deze 5 tips voor het creëren van intern draagvlak.Eline: “Binnen mijn functie heb ik regelmatig overleg met collega’s, want zij zijn immers de mensen die dagelijks met de bedrijfsprocessen en workflows die ik in AFAS opzet moeten werken. Ik wil het hen zo makkelijk mogelijk maken, maar daarvoor heb ik wel hun feedback en ideeën nodig. Zo maken we het systeem steeds beter en efficiënter. Dat maakt het leuk en geeft mij veel voldoening. Zeker wanneer ik zie dat ik hiermee collega’s tijd bespaar.

Wat verder ook binnen mijn werkzaamheden valt is het opstellen van managementrapportages. De data daarvoor haal ik uit AFAS en zo kan ik een realistisch beeld geven van de stand van zaken op verschillende gebieden. Deze informatie lever ik dan weer aan het MT aan. Tot slot ben ik ook maandelijks bezig met de urenregistratie van collega’s zodat ik vervolgens kan factureren. Al met al zijn mijn werkzaamheden behoorlijk divers en uitdagend, waardoor ik dagelijks vol nieuwe energie aan de slag ga!”

En vanuit factureren kan er een mooi bruggetje gemaakt worden naar de andere AFAS-goeroe binnen CertificeringsAdvies Nederland: Financieel medewerker Diana.

Focus op het financiële proces

Contact CertificeringsAdvies NederlandDiana: “Net als Eline werk ik dagelijks in AFAS. Vanuit mijn functie als Financieel medewerker ligt bij mij de focus voornamelijk op het financiële proces. Dat houdt onder andere in het boeken van de bank, het boeken van inkoopfacturen, het factureren van de inschrijvingen voor onze opleidingen en natuurlijk de debiteuren- en crediteurenadministratie.

Naast deze wat vaker voorkomende activiteiten ben ik binnen mijn functie o.a. ook verantwoordelijk voor het aangeven van de omzetbelasting, het doorgeven van de gewerkte uren aan het loonbedrijf en het bijhouden van de verzekeringen. Vanuit mijn rol heb ik regelmatig contact met allerlei partijen; van het nabellen van debiteuren tot aan het contact met de belastingdienst en van het regelen van zaken via diverse leveranciers tot aan gesprekken met de partij die onze pensioen administratie verzorgt.”

Veel uitdagingen en ontwikkelingen

Veiligheidsbewustzijn: kostenpost of investering?Diana: “Het is een hele klus om het financiële proces stap voor stap goed in te richten binnen de organisatie en in AFAS. Persoonlijk vind ik het een leuke uitdaging om steeds weer op zoek te gaan naar verbeterpunten om zo de financiële processen binnen de organisatie soepeler te laten verlopen en waar mogelijk te automatiseren. Bijkomend voordeel is dat we regelmatig de mogelijkheid hebben om naar een cursus bij AFAS te gaan. Zo ontwikkel je jezelf en doe je nieuwe kennis op die je vervolgens direct kunt toepassen binnen de organisatie.

Eigenlijk vind ik alle taken die onder financieel vallen leuk om te doen. Eén van de leukste dingen vind ik de maandelijkse financiële rapportage maken. Dat is simpel gezegd eigenlijk een beetje puzzelen en uiteindelijk inzichtelijk krijgen hoe het gaat met het bedrijf. Dat werk ik dan, samen met het MT, uit tot een maandelijks financieel overzicht en zo kunnen we samen bekijken of we als organisatie op koers liggen richting onze gestelde doelen.”

Ontmoet onze collega’s

Eline Kerkhof
Eline KerkhofManagement Assistent
Diana Meijs
Diana MeijsFinancieel medewerker

Meer info of stage lopen?

Wil je meer weten over de functie van onze collega’s of over hun werkzaamheden? Of ben je op zoek naar een leuke stage? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag!

NEEM CONTACT OP


CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl

Lees meer ervaringen van onze medewerkers