Hoe werkt een RI&E in de praktijk?

De risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) is binnen veel branches verplicht voor organisaties. Je kunt er veel informatie over vinden, maar wat kun je er precies van verwachten in de praktijk? Daarover gaan we in gesprek met onze adviseurs, die dagelijks bij onze klanten bezig zijn met het implementeren van diverse normen en het uitvoeren van o.a. de RI&E. Dit keer is het de beurt aan Fenne Reijnen, adviseur arbo & veiligheid binnen CertificeringsAdvies Nederland (CAN), over het uitvoeren van een RI&E in de praktijk.

‘Allereerst maak ik een afspraak met de klant. Zij krijgen van mij dan een voorbereidingsmail met acties die zij ter voorbereiding van de afspraak zelf kunnen uitvoeren. Zo staat er bijvoorbeeld een enquête in die onder de medewerkers kan worden afgenomen. Voor een RI&E moet je namelijk minimaal 25% van de organisatie hebben gesproken. Dat is niet altijd haalbaar, bijvoorbeeld door afspraken buiten de deur of de (grote) omvang van een organisatie. De output van die enquête neem ik uiteindelijk mee in de rapportage. Op de dag zelf spreek ik uiteraard ook nog verschillende mensen, maar door de enquête vooraf mee te sturen weet ik in ieder geval zeker dat we aan de eis van 25% voldoen. Dat halen we eigenlijk altijd wel, in combinatie met de mensen die ik live nog spreek tijdens de afspraak.

Daarnaast staat in de mail ook een bedrijfsprofiel. Deze vult de klant in, zodat we een goed beeld van de organisatie schetsen. Daar wordt bijvoorbeeld gevraagd:

Deze informatie levert de klant dan voorafgaand óf tijdens de afspraak bij mij aan.’

‘Op de dag zelf ben ik altijd op locatie van de klant. Dan maken we kennis en leg ik uit wat we die dag gaan doen. Ook vind ik het belangrijk om te laten zien wat ik aan het einde van de rit zal opleveren. Ofwel: hoe de rapportage eruitziet en hoe deze is opgebouwd. Na het stellen van een aantal vragen ga ik een ronde maken door de organisatie. Dan let ik bijvoorbeeld op de brandbeveiliging, de werkplekinrichting, de vluchtroutes etc. Bij organisaties met meerdere locaties ga ik, vaak samen met de preventiemedewerker, ook op deze locaties langs om ze fysiek te toetsen. Dat moet je dus wel even goed plannen van tevoren. Ga ik langs bij een aannemersbedrijf, dan zit er ook altijd een projectbezoek bij. Vaak zijn mijn klanten trots op het werk dat ze leveren bij een project, dat is leuk om te zien!’

‘Gedurende de dag maak ik foto’s van dingen en schrijf ik alvast mee. De foto’s maak ik ter bewijslast om aan te tonen dat iets wel/niet aanwezig is. Aan het einde van de dag deel ik ook vaak een korte samenvatting van mijn bevindingen. De rapportage maak ik dan thuis of op ons CAN-kantoor compleet. Als er iets niet op orde is, dan wijs ik altijd een risicoklasse en een bedrijfsrisico-factor aan én schrijf ik hier een advies bij. Het is dan aan de klant de taak op er een aanpak bij te zetten. Echter, sommige klanten vinden het ook fijn om deze samen met mij te schrijven. Dus dat gebeurt ook regelmatig. Of ze willen hun eigen opgestelde plan van aanpak nog even doorspreken met mij. Dat kan en mag altijd natuurlijk! Er is in ieder geval hoe dan ook altijd nog wel een contactmoment na de evaluatie om te bespreken of het allemaal klopt en of we het met elkaar eens zijn.’

‘Aandachtspunten zijn heel afhankelijk van het bedrijf. Ben je een aannemersbedrijf die de bouw aanstuurt, dan let ik op hele andere punten dan bijvoorbeeld bij een haven waar allerlei mensen werken die continu met hijsmiddelen naast het water werken. Het ligt dus ook echt aan het type bedrijf waar ik de focus op leg. Maar een risico dat ik wel vaker tegenkom is bijvoorbeeld dat mensen hun materialen niet keuren.’

‘De duur van een RI&E ligt aan het type bedrijf. Ga ik bijvoorbeeld naar een administratiekantoor, dan heb ik meestal aan 12 uur wel voldoende. Dan ben ik 8 uur op locatie en werk ik in 4 uur de rapportage uit. Maar ik kom ook bij grotere klanten met meerdere locaties. Dan heb ik wel meer tijd nodig omdat alle locaties fysiek, apart van elkaar, getoetst moeten worden.’

‘Tijdens het uitvoeren van de RI&E heb ik een begeleidende, adviserende of controlerende rol. Echter, controlerend is niet per se de juiste term. Ik kom niet om je organisatie te ‘straffen’ voor de aspecten die (nog) niet goed gaan. Ik kom juist om je organisatie te verbeteren en nóg veiliger te maken! Vaak doen bedrijven ook al veel dingen wel goed en zet ik juist de puntjes op de i. Het is echt aan de klant te taak om uiteindelijk de risico’s te verkleinen/weg te nemen. Uiteraard kunnen wij hier ook bij helpen, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de klant.’

Wil je meer weten over het uitvoeren van de RI&E of heb je ondersteuning nodig? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag op weg!