5 tips voor de betrokkenheid van de directie bij ISO 9001:2015
Hoe betrek je als Kwaliteitsmanager de directie bij ISO 9001:2015? Bart geeft vijf tips om de directie en het MT enthousiast te maken!
Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nlHoofdstuk 5 van ISO 9001:2015: de directie moet leiderschap en betrokkenheid tonen met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem. Veel kwaliteitsmanagers vinden dat een verbetering. Kwaliteit is niet meer het feestje van de kwaliteitsmanager. De directie moet daar ook nauw betrokken bij zijn. En hoe de directie betrokkenheid moet tonen? Daar stelt de norm nogal wat voorwaarden aan. Geen ‘wassen neus’ dus! Het management moet zich actief met het kwaliteitssysteem bezig houden. Grote vraag van veel kwaliteitsmanagers: hoe betrek ik de directie dan bij ISO 9001? Hoe creëer ik die betrokkenheid waar de nieuwe norm om vraagt? Hoe krijg ik het management mee?
Leiderschap in ISO 9001:2015
Eerst even iets rechtzetten. De norm spreekt over leiderschap en betrokkenheid van de directie bij het kwaliteitssysteem. In de spreektaal wordt leiderschap regelmatig vertaald naar management. Management omschrijven we als een verzameling duidelijke werkzaamheden: planning, budgettering, stafwerkzaamheden en problemen oplossen. Leiderschap is iets totaal anders. Leiders nemen een organisatie mee in de toekomst. Zij vinden nieuwe mogelijkheden. Leiderschap gaat over visie, empoweren, verandering en gedrag.
Managers of leiders?
ISO 9001:2015 maakt geen groot verschil in managers of leiders. Logisch, omdat beiden waarschijnlijk in de directie zitten. Het belangrijkste is dat de directie betrokken wordt bij ISO. De kwaliteitsmanager of afdeling bestaat niet meer in de nieuwe norm. De oude ISO 9001 norm (ISO 9001:2008) ging met name over “doen we de dingen goed”. ISO 9001:2015 gaat meer over “doen we de goede dingen”. En daar zit het stuk leiderschap in.
Richting en strategie bepalen
Het bepalen van die “goede dingen”, is het richting geven aan de onderneming. Een taak van de directie dus. Zij bepaald de missie- en visievorming. Het kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001:2015 moet ondersteunend zijn aan de strategische richting. Het kan dus niet zo zijn dat het kwaliteitssysteem los staat van het bedrijf en de activiteiten. Het moet er juist op aansluiten en ondersteuning bieden.
Hoe betrek je de directie bij ISO 9001: 5 tips
Nu naar de kern van dit artikel: betrokkenheid van de directie creëren; hoe doe je dat? Hier zijn 5 tips:
- Aangeven dat het gevraagd wordt door de norm. Een voor de hand liggende tip. Geef aan dat betrokkenheid van de directie in ISO 9001 een essentieel onderdeel is. Zonder die betrokkenheid kom je niet door de audit. En dat is uiteraard wel van belang. Voor jou als kwaliteitsmanager, maar ook voor de directie!
- Betrekken bij de stakeholderanalyse en risicoanalyse. Dit is de beste tip. Ik schreef net al dat de directie vooral bezig is met de strategische richting van de organisatie. Het uitvoeren van de contextanalyse is hier een belangrijk onderdeel van. Betrek de directie hier dus bij! En het is ook gewoon leuk. Kan het MT zich ook weer ergens anders mee bezig houden dan vergaderen.
- Neem kwaliteit en ISO op in het MT overleg. Uit een goede contextanalyse komen relevante KPI’s. Door deze te monitoren, te meten en te bespreken tijdens het periodieke MT overleg, blijven de KPI’s actueel en betrouwbaar. Relevante stuurinformatie dus!
- Laat de directiebeoordeling uitvoeren. Sowieso al verplicht, dus niet meer dan logisch. Maar het beoordelen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem creëert ook actieve betrokkenheid van de directie bij ISO 9001. En dat mag best vaker dan één keer per jaar!
- Laat de directie interne audits uitvoeren. Betrek de directie bij ISO 9001 door de interne audit door leden van het managementteam uit te laten voeren. Uiteraard wel bij een andere afdeling van de organisatie. En pas op voor een ‘big brother is watching you’ gevoel bij de medewerkers. Uiteindelijk moet het doel zijn om samen te streven naar verbetering. Niet naar het zoeken van fouten.
De transitie maken naar de nieuwe ISO 9001 norm
Voor ISO 9001 gecertificeerde organisaties is het onvermijdelijk: iedereen zal een keer de transitie moeten maken naar de nieuwe ISO 9001. Aantoonbare betrokkenheid van het management of de directie bij ISO 9001, is dan een must. Evenals het uitvoeren van de contextanalyse. Het daadwerkelijk zetten van deze stap, is voor kwaliteitsmanagers niet altijd makkelijk. Wat moet er precies gebeuren? Wat kan er weg? Wat moet er bij? Hoe wordt er getoetst?
Kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij de implementatie van ISO 9001? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs helpen je graag!
Martijn Jonkers is Adviseur en Teamleider (KAMV) bij CertificeringsAdvies Nederland. Hij gaat graag de samenwerking aan met klanten om uit elke uitdaging het optimale resultaat te halen.
martijn@certificeringsadvies.nl
De contextanalyse stap voor stap!
Meer weten over de contextanalyse?
- Leer alles over de contextanalyse
- Al ruim 3.000 keer gedownload
