managementsystemen op een rijWil je met je organisatie aan de slag met het inrichten van een managementsysteem? Bijvoorbeeld omdat dit gevraagd wordt vanuit een bedrijfscertificering? Dan komt er ongetwijfeld een punt waarop je jezelf af gaat vragen hoe je dat het beste kunt doen? Welke methoden zijn er mogelijk? Welke soorten managementsystemen zijn er? En wat past het beste bij jouw organisatie? In dit artikel vertellen we meer over een managementsysteem en zetten we een aantal managementsystemen op een rij in de vorm van drie veelgebruikte methoden.

Managementsystemen op een rij: een introductie

Alvorens we diverse soorten managementsystemen op een rij zetten is het allereerst goed om nog even kort uit te leggen wat een ‘managementsysteem’ precies is. De term managementsysteem komt vaak naar voren in relatie tot ISO-normen (waarvan de bekendste voorbeelden ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en ISO 45001 zijn). In ISO-normen wordt een managementsysteem doorgaans uitgelegd als ‘een set van samenhangende afspraken om beleid en doelstellingen op te stellen en vervolgens ook te zorgen dat de doelstellingen worden behaald’. Uitgangspunt daarbij is het voldoen aan wet- en regelgeving en het bewerkstelligen van continue verbetering middels het Plan-Do-Check-Act principe (PDCA). Dat kan gericht zijn op een specifiek thema, zoals:

  • Kwaliteit
  • Arbeidsveiligheid
  • Milieu
  • Voedselveiligheid
  • Informatiebeveiliging

Lees ook het artikel: Wat is een KAM-systeem?

Wil je een impressie van ons managementsysteem? [Download]

In dit artikel hebben we diverse soorten managementsystemen op een rij gezet. Wil je een impressie van de door ons gehanteerde methode? Download dan geheel vrijblijvend de whitepaper impressie managementsysteem.

DOWNLOAD IMPRESSIE

Impressie managementsysteem

Simpel gezegd, in eigen woorden, is een managementsysteem niet veel meer dan ‘een systeem – of afgesproken werkwijze – om ‘iets’ zodanig te managen dat hiermee doelstellingen kunnen worden behaald’. In feite betekent dat eigenlijk dat vrijwel iedere organisatie in min of meerdere mate al een managementsysteem hanteert. Iedere organisatie is immers bezig met ‘iets’ zodanig te managen dat er bepaalde doelstellingen mee behaald kunnen worden.

De inrichting is aan jouw organisatie

Wanneer bovenstaande begrijpelijk overkomt, dan kun je dus stellen dat je, al dan niet bewust, al op de goede weg bent met het implementeren van een eigen managementsysteem. Wat veel mensen niet weten is dat de meest bekende ISO-normen (zoals hierboven benoemd) in principe geen verplichtingen stellen aan de manier waarop het managementsysteem wordt ingericht en onderhouden.

Het is namelijk een grote misvatting dat het bij implementatie van een managementsysteem draait om verplichte vastlegging van allerlei methodes, procedures, werkinstructies en formats. Dat is uiteraard een mogelijkheid, maar is alleen nuttig als de organisatie het ook daadwerkelijk als nuttig en bruikbaar ervaart.

Lees ook: ISO 9001:2015, geen handboek maar gedocumenteerde informatie

Managementsystemen op een rij

wat is een kam-systeemZoals hierboven duidelijk gemaakt draait het bij een managementsysteem dus niet om de manier van inrichten. Dat betekent automatisch dus ook dat een managementsysteem op allerlei manieren ingericht kan worden. De grote vraag daarbij is welke manier het meest geschikt is voor jouw organisatie? Om je een beetje op weg te helpen hebben we hieronder de drie meest bekende manieren voor het inrichten van managementsystemen op een rij gezet. Dit zijn:

  • Een managementsysteem in de vorm van een handboek;
  • Een managementsysteem in de vorm van een mappenstructuur;
  • Digitale managementsystemen.

Een handboek als managementsysteem

In de ‘oude’ ISO-normen – bijvoorbeeld de ISO 9001:2008 versie – werd voor het opzetten van een managementsysteem gevraagd om een handboek. Dat is daardoor dan ook gelijk de meest bekende, en dus traditionele, manier van inrichting van een managementsysteem. In zo’n handboek worden gemaakte afspraken en werkwijzen vastgelegd en wordt beschreven hoe de organisatie moet werken om uiteindelijk de doelstellingen te kunnen realiseren.

Het handboek wordt, vanwege de eisen uit het verleden, nog altijd geassocieerd met ISO-normen. Het is daardoor niet gek dat door organisaties die aan de slag gaan met implementeren van een ISO-norm wordt gevreesd voor dit soort dikke papieren tijgers, waarin alle werkwijzen en afspraken worden vastgelegd. Deze dikke en onpraktische handboeken waar uiteindelijk vrijwel niemand iets aan heeft belanden namelijk met grote regelmaat ergens onderin een la.

Met de komst van de nieuwe generatie ISO-normen is de eis voor het opzetten van een handboek komen te vervallen. Een verademing voor veel organisaties, omdat het niet meer vanzelfsprekend is dat je als organisatie voor een handboek kiest. Dat neemt uiteraard niet weg dat een handboek nog altijd een methode is die ingezet kan worden. Voor sommige organisaties werkt een handboek immers wel praktisch. Het gaat erom dat je als organisatie een methode kiest die bij je past en waarmee je prettig werkt.

Met de komst van de nieuwe generatie ISO-normen bepaal je bovendien als organisatie in grote mate zelf wat opgenomen dient te worden in een handboek – lees: ‘wat ergens beschreven dient te worden’. Dit kunnen bijvoorbeeld ook procedures of werkinstructies zijn waarmee voor medewerkers duidelijk wordt hoe zij dienen te handelen in een specifieke werksituatie. Daarmee zijn dit soort documenten echt een hulpmiddel en geen doel op zich. Het draait er immers om dat in de praktijk ‘het juiste’ wordt uitgevoerd en daarvoor hoef je, zolang dit geen risico vormt, niet altijd letterlijk de procedure na te leven.

Kortom, een handboek-methodiek kan wel degelijk werken. Zeker bij wat kleinere en/of groeiende organisaties. Het voordeel is dat je niet alles hoeft te onthouden, maar dat het praktisch is vastgelegd. Dit is bijvoorbeeld handig bij de komst van nieuwe personeelsleden. Houd er wel rekening mee dat het ook nadelig en tijdrovend kan zijn om iedere keer het handboek actueel te houden bij wijzigingen in de werkwijze(n).

De mappenstructuur als managementsysteem

Een andere methodiek die veelvuldig gebruikt wordt bij het opzetten van een managementsysteem is ‘de mappenstructuur’. Dit lijkt tot op bepaalde hoogte op een handboek, maar het grote verschil is dat bij een handboek vaak alles op één centrale plek is vastgelegd, terwijl dit bij een mappenstructuur vaak verspreid is gedaan. Deze methodiek werkt doorgaans het beste als een organisatie al diverse eigen documentaties heeft, eventueel al een mappenstructuur hanteert en als de organisatie – in grote lijnen – al goed wordt gemanaged.

Alvorens gestart wordt met de implementatie van deze methode is het zaak om te bepalen in welke mate het huidige managementsysteem – in de vorm van een mappenstructuur – al effectief functioneert. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een map met beschreven werkwijzen, procedures, veel gestelde vragen, werkinstructies etc. Daarnaast heb je diverse mappen met formulieren waarop zaken geregistreerd kunnen worden en verder is in bijvoorbeeld Outlook agenda’s te zien wanneer medewerkers bij elkaar zitten om specifieke onderwerpen te evalueren en bij te sturen. Uit ervaring blijkt dat deze methodiek doorgaans beter werkt wanneer er al een bepaalde mate van maturiteit in de vorm van bewustzijn is binnen de organisatie.

Digitaal managementsysteem

AFASEen methode die, met name de laatste jaren, sterk in opkomst is, is het opzetten van een managementsysteem met behulp van software. Bekende software-systemen die uitstekend ingezet kunnen worden als onderdeel van je digitale managementsysteem zijn:

  • AFAS
  • Exact online
  • Salesforce
  • SAP
  • Atlassian
  • Microsoft TEAMS

Lees ook het artikel: Digitaal kwaliteitsmanagementsysteem opzetten voor ISO? Borg zaken in software zoals AFAS

In een dergelijk systeem kun je jouw kernprocessen prima borgen. Bovendien dwingt een dergelijk systeem je vaak automatisch tot het doorlopen van een bepaalde set aan stappen of acties. Daardoor kun je er haast niet aan ontkomen om de juiste werkwijze te hanteren, die vanzelfsprekend in lijn ligt met het behalen van je organisatiedoelstellingen. In veel software-systemen is het gebruikelijk om bijvoorbeeld eerst iets te uploaden, goed te keuren, af te vinken, te lezen ed. alvorens je naar de volgende stap kunt gaan in het systeem.

Lees het artikel: Een (kwaliteits)managementsysteem opzetten met behulp van Microsoft TEAMS. Yes, we CAN!

Het nadeel van een software-systeem kan zijn dat het bepaalde investeringen met zich meebrengt. Het systeem moet immers aangeschaft en ingericht worden. Daarnaast moeten mensen binnen je organisatie met het systeem kunnen werken. Dat alles kost tijd en geld. Wanneer je de implementatie echter op een juiste manier doet, dan zal het je op langere termijn juist tijd – en dus geld – gaan opleveren. Processen zijn immers geborgd in het systeem en het systeem is daarin leidend, waardoor je veel zaken kunt automatiseren en in bulk kunt optimaliseren.

Managementsystemen op een rij, welke kies je?

In dit artikel hebben we diverse soorten managementsystemen op een rij gezet. Wil je na het lezen van dit artikel aan de slag met het opzetten van een managementsysteem voor je organisatie? En kun je wel wat hulp gebruiken bij de keuze voor een implementatiewijze? Of ben je op zoek naar ondersteuning bij implementatie van een managementsysteem en/of ISO-norm? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseurs staan je graag te woord!


New call-to-action

CertificeringsAdvies Nederland | T. 085 – 487 99 72 | E. info@certificeringsadvies.nl